経費精算とは？業務の流れや課題、効率化のポイントについて解説

経費精算とは

経費精算とは、交通費や消耗品費といった従業員が事業活動のために立て替えた費用を精算し、会社から従業員に金銭を払い戻すことを指します。経費として認められるのは、仕事上で必要に応じて支払った金銭のみです。それを証明するために、従業員は領収書やレシートなどの資料を提出する必要があります。私物の購入費用や、プライベートの旅行の交通費などは、もちろん経費の対象にはなりません。

そもそも経費とは

経費精算の対象になる「経費」とは、経営費用の略称です。企業の事業活動で発生する支出のうち、生産活動や販売活動に直接関連するものを指します。具体的には、営業活動等で使った交通費やオフィス備品などの消耗品費、会議費等が含まれます。
これに対し、「費用」は会社全体の運営にかかる総合的な支出を指すという違いがあります。

経費精算の種類

経費精算は「小口精算」「交通費精算」「旅費精算」の3つに分けられます。それぞれについて、以下で詳しく解説します。

小口精算

小口精算とは、消耗品費や会議費などといった少額かつ頻繁に発生する経費を、小口現金を用いて精算することを指します。現金出納帳を用いて、現金の出入りを記録します。

交通費精算

交通費精算とは、取引先への訪問などで発生した交通費を精算することです。電車代やタクシー代、バス代など、比較的少額の交通費の精算が当てはまります。

関連記事：交通費精算のやり方や申請時の注意点｜経理業務でよくある課題とは？

旅費精算

旅費精算とは、遠方へ出張した際にかかった費用を精算することです。飛行機代、新幹線代などの交通費、宿泊費のほか、会社で定められている日当（出張手当）もこれに該当します。

経費精算の流れ

続いて、一般的な経費精算の流れと、それぞれのフェーズで必要な業務について解説します。

社員が費用を立て替え、領収書をもらう

はじめに、業務で発生する費用を社員が自分の所持金から立て替えて支払います。具体的には、営業活動や出張の際の旅費交通費、取引先との会食に伴う交際費、オフィスで使う備品などの消耗品費などが対象になります。

このとき、社員は必ず領収書を発行してもらう必要がある点に注意しましょう。経費精算の対象になる、業務に必要な費用を立て替えたことを証明するためです。

なかには、慶弔金や自動販売機での支払いなど、領収書が発行されないケースも存在します。その際は、日付や支払先、金額、用途を出金伝票に記載するなど、ルールを定めておくことが重要です。

社員が経費精算申請を行い、上長の承認を得る

社員は、社内のルールに基づき経費精算書を作成し、領収書を添付したうえで、決裁権限のある上長に提出します。経費の対象になる条件や申請期限、金額の上限などは会社によって異なるため、自社のルールを確認しておきましょう。

承認フローに基づき、申請書の内容に不備がないか、立替金の金額に間違いがないか、実際にその訪問が行われたか、社内規定に照らして適切な申請であるかなどが確認されます。申請承認を得た申請書は、次の手順で経理業務に回ります。

経理担当者が内容を確認し、精算を行う

承認業務が完了したら、いよいよ経理による承認作業と支払い作業に入ります。
まず、経理担当者は提出された申請書の内容に問題がないかをよく確認する必要があります。たとえ上長承認を通っていても申請書に誤りが見つかることは少なくありません。特に多くの部下を抱える上長の場合、すべての申請書によく目を通せずに承認してしまっている可能性があります。

また、管理職は経費精算を専任業務としていないことがほとんどなので、社内規定のすべてを正しく把握していないケースも存在します。こうした背景から、受領した書類は基本的に経理部門において再度確認する必要があるのです。

経理部門で経費精算申請書を確認し、問題なければ会計処理と振込作業を行います。会計処理では、申請ごとに勘定科目や税区分を確認し、会計ソフトに情報を入力するのが一般的です。これらの作業を全従業員の全申請分、もれなく行います。

続いて、従業員が立て替え払いした金額を現金で手渡すか振り込みます。一人ひとり金額が異なるので、正確に払い戻しすることが重要です。

経費精算の対象になる費用・ならない費用

経費として認められる費用と、認められない費用にはどのようなものがあるのでしょうか。それぞれの具体的な項目について解説します。

経費精算の対象になる費用

経費の対象になる主な費用を表にまとめました。具体的な費用項目は下記の通りです。

【経費の具体例】

経費精算の対象にならない費用

事業の運営と無関係な費用は、経費として認められません。企業が収益を得る目的とは関係なく使用した費用は、経費に該当しない点に注意しましょう。
具体的には、以下のような費用があげられます。

法人税や法人住民税

法人税および法人住民税は、経費の対象になりません。これらの税は企業の利益から支払われるものであり、利益の処分であって経費ではないという考え方に基づいています。
ただし、税金のうち法人事業税は、翌事業年度の経費として損金算入が可能です。

スーツ等の衣類の購入費用

スーツはプライベートでも着用できるため、経費としては認められません。これに対して、業務中にのみ着用する制服や作業着などを会社から社員に支給する場合は、福利厚生費として経費の対象になります。

経費精算書とは

経費精算の際には、経費精算書という書類を用いて申請を行います。
ここでは、経費精算書の種類や、記載する内容について紹介します。

経費精算書の種類

経費精算書にはいくつかの種類があります。具体的には下記のとおりです。

経費の種類や申請内容に応じて、適切な申請書を利用しましょう。それぞれの書類をどのような手続きで使用すればよいか、詳しく解説します。

関連記事：経費精算書とは？記載項目や業務フロー確立・改善時に気をつけること

仮払経費申請書

仮払経費申請書とは、必要な費用をあらかじめ会社に申請しておき、先に払ってもらうパターンで使用する申請書です。

たとえば、出張のようにまとまった金額の経費が発生する場合、従業員が立て替えを行うと一時的に大きな負担が発生してしまいます。こうしたケースでは、仮払経費申請書を利用して、事前に金銭の仮払いを企業に依頼するのです。

承認されれば、企業から仮払金として経費が渡されて、従業員は事前申請の内容に従って経費を利用できるようになります。

仮払経費精算書

仮払経費精算書とは、前述の「仮払経費申請書」で会社から預かったお金を使った後、社内手続きに使用する精算書です。

経費を使った従業員は、預かった経費をどのように利用したかを証明できる書類（領収証など）を添付して、仮払経費精算書を提出する必要があります。

書類提出と併せて余った仮払金を企業に返却したり、経費の不足分を再度申請して精算を受けたりして、一連の経費精算が完了する仕組みです。

立替経費精算書

立替経費精算書は、従業員が経費を立て替えたときに使用する精算書です。事前に従業員が費用を支払い、後日精算を行う際の手続きに用いられます。

一般的に、消耗品の買い足しや営業車の駐車料金のような、従業員への金銭的な負担が少ない少額の立て替えで使われる書類です。立替額が少ないときは、小口現金で精算されることも少なくありません。

交通費精算書

交通費精算書とは、従業員が移動に使用した経費を精算するための書類です。主に、客先訪問などで外出する営業部門で使われるケースが多いといえます。

交通費の精算では、正確な金額をチェックするために、交通手段や利用区間など多くの確認事項があります。切符と定期券で運賃が異なったり、定期区間を控除したりする必要があるため、確認作業の工数が多くなる点に留意しましょう。

出張旅費精算書

出張旅費精算書は、出張関連の費用を精算するときに使用する精算書です。多くの企業では、出張の際に通常の「交通費精算書」とは別に出張旅費精算書の提出を求められます。

企業によっては、事前に出張申請のような出張伺いの書類が必要な場合もあるでしょう。特に、宿泊を伴う出張や遠方への出張では、通常の交通費よりも大きな金額が発生するため、正確に手続きを行うことが大切です。

経費精算書に必要な項目

経費精算書の記載項目に法的なルール等はなく、各社によって違いがあります。一般的には、以下のような項目の記載が求められるケースが多いです。

日付や金額、支払先は、領収書の内容と一致している必要があります。専用のテンプレートを用意しておくことで、従業員の記入ミスを減らせるため、おすすめです。

経費精算業務における課題

ここまで、経費の対象となる費用、経費精算のフロー、社内手続きに必要な経費精算書の種類などの基礎知識を解説してきました。
続いて、多くの時間と手間がかかる経費精算業務の課題について、改めて確認してみましょう。

転記ミスが発生しやすい

経費精算書の作成や申請の手続きでは、日付・金額・用途など記入する項目が多く、ミスが発生しやすい点が課題です。
特に紙の申請書の場合は、従業員が領収書の内容を経費精算書に転記して提出し、さらにそれを経理が会計システムに入力するという、2度の転記作業が発生します。そのため、人為的な記入ミスが発生しやすいのです。

申請期限が守られない

月ごとに経費精算の申請期限を設けていても、社員がなかなか期限を守ってくれず、対応が遅れてしまうという課題もあるでしょう。
社員が経費申請書を提出した後、承認者が多忙で承認が滞ってしまった、記入ミスや証憑の添付漏れなどによる差し戻しが発生し、期限を超過してしまった…など、さまざまなケースが考えられます。当初の期限を超えて対応することにより、経理部門の負担は増えてしまいます。

請求書・領収書の紛失リスクがある

紙を使った経費精算の場合、社員が領収書やレシートなどの証憑を紛失してしまうと、経費精算ができません。
また、経理部門では受領した証憑の原本をファイリングして管理しておく必要があります。請求書や領収書などの書類は量が非常に多いことから、ファイリング作業に多くの手間がかかるだけでなく、原本を保管するためのスペース確保も課題になるでしょう。

経費精算業務を効率化する方法

上述した課題は、業務フローを見直したり、ツールを導入したりすることによって、ある程度解決できます。ここでは、業務効率化の実現へ向けた主な施策をご紹介します。

経費精算業務を外注化する（BPO利用）

ビジネスプロセスアウトソーシング（BPO）で経費精算業務を外注化する方法です。アウトソーシングにより、社内で発生する業務負担を大幅に削減できるようになります。

経費精算システムを利用する

効率的かつミスなく経費精算業務をこなすなら、経費精算システムの導入が有効です。外注化よりも費用を抑えながら、経費精算業務の効率化を図れるようになります。

経費精算システムを利用するメリット・デメリット

経費精算システムとは、経費精算にかかわるすべての業務を効率化できるシステムです。導入することで具体的にどのようなメリット・デメリットがあるのか確認してみましょう。

経費精算システムを利用するメリット

（1）経費精算を効率化できる

申請者

経費精算システムを導入するメリットは、経費精算を効率化できる点です。たとえば、これまで手作業で行っていた交通費精算でシステムを活用すれば、交通系ICカードの取込機能により、履歴を利用できるようになります。さらに、システムとクレジットカードを連携すれば、利用明細から申請書を作成することも可能です。すべての申請がWebで完結するので、いつでもどこでも経費精算の手続きを進められます。

承認者

経費精算システムにはオンラインでアクセスできるため、WEBからいつでもどこでも承認作業ができるようになります。承認者が外出や出張などで長期間にわたり席を外す場合でも、承認の段階で手続きが滞る心配がありません。社内の経費精算フローがスムーズになるのがメリットです。また、外出中の承認者がスキマ時間を活用して、効率的に承認作業を進めることもできます。

経理担当者

経費精算システムを利用すると、申請データを作る時点で自動仕訳が可能となったり、会計ソフト側へ経費申請のデータを取り込んだりできるため、入力の二度手間がなくなります。ミスが減ることで経理部門における確認作業や入力作業の負担が軽減されるのは、大きなメリットといえるでしょう。現状の経理業務の無駄をなくして、担当者の業務負担を抑える効果が期待できます。

関連記事：中小企業が経費精算システムを導入するメリットと選ぶポイント

（2）ミスや不正を低減できる

経費精算システムにはミスや不正を予防する機能が多く搭載されています。たとえば、乗換案内機能を利用すれば、駅名を選択するだけで交通費の自動計算が可能です。事前に定期券を登録していれば控除が自動化されるため、二重申請の心配はありません。

また、システムには社内規定に反する申請にエラーを出したり、申請を差し止めたりする機能もあるので、不正の防止も期待できます。経費精算におけるミスや不正を減らせるのがメリットです。

関連記事：経費精算システムのメリット・デメリットとは？おすすめのシステム

（3）ペーパーレス化につながる

経費精算システムは書類の電子化にも寄与します。システム上で申請から経理処理まで完結できるため、手続きでは紙の申請書が不要です。社内のペーパーレス化を推し進めるためにも役立ちます。

さらに、電子帳簿保存法対応システムを導入すれば、領収書や請求書の原本を破棄しても問題ありません。これにより、ファイリング作業や保管スペースの確保などが不要となります。

関連記事：紙やExcelでの経費精算のデメリットとは？経費精算システムが楽楽解決！

経費精算システムを利用するデメリット

（1）費用がかかる

経費精算システムの導入時には、初期費用や月額費用などの金銭的なコストが発生します。ただし、クラウド型の経費精算システムを選択すれば機器の設置が不要なため初期費用を抑えやすく、プランによっては月額費用も低めに抑えられるでしょう。費用負担をできるだけ抑えたい場合は、クラウド型のシステムを導入するようおすすめします。

また、現状の経費精算業務で紙の印刷代、ミスによる重複支払い、残業による人件費などが発生している場合は、システムの導入後に改善される可能性があります。無駄な費用が削減されることも踏まえて、システムの活用を検討すると良いでしょう。

（2）システムによっては自社のオペレーションを変える必要がある

新たに経費精算システムを導入するにあたり、申請や承認のフローをシステム側に合わせるために、現状の経費精算のフローを変える必要があるかもしれません。導入直後は、新たなフローに慣れるまで担当者の負担が増加することを押さえておきましょう。

その際、カスタマイズ性の高い経費精算システムを選べば、導入時の負担を減らせるのが魅力です。

経費精算業務を効率化した事例3選

実際に、経費精算システム「楽楽精算」を活用して業務効率化を実現した事例を3つご紹介します。

中川製袋化工株式会社様の事例

1929年に紙袋メーカーとして創業した、包装用品の老舗専門メーカーである中川製袋化工株式会社様。同社には紙至上主義の文化が根づいており、データやテキストで情報共有する文化がありませんでした。

取締役総務部長の立山氏が主体となり、既存の業務プロセスを抜本的に見直し、ペーパーレス化による業務効率化を目指す取り組みを推進。経費精算システムとして「楽楽精算」を導入しました。

「楽楽精算」の導入を契機に、4ヵ月で3拠点が現金精算を廃止。社内で成功事例を伝播させ、業務効率化の波を拡大していくことを目指しています。

生活協同組合コープこうべ様の事例

生活協同組合コープこうべ様は、既に別の経費精算システムを導入していたものの、これまでのシステムでは電子帳簿保存法への対応ができないという課題を抱えていました。

そこで、グループ子会社での導入実績のあった「楽楽精算」への乗り換えを検討。電帳法に対応しているだけでなく、導入時のサポートが手厚い点や、料金が定額かつ比較的低価格という点も決め手になりました。

「楽楽精算」の導入後は、電子帳簿保存法への対応と同時に経費申請のペーパーレス化も実現。領収書ありの申請については申請から承認までの時間短縮につながっています。さらに、社内メール便の投函・開封作業の廃止により、作業時間も短縮できています。

サンスターグループ様の事例

サンスターグループ様では、経費精算の業務自体はシステム化されていましたが、領収書などは紙で添付する形で運用されていました。さらに、経費精算に関わるルールが細かく定められており、ルールをチェックする経理側の負担が大きく、作業が属人化しているという課題がありました。

従来のシステムでは支払依頼の画面で少し複雑な仕訳（資産勘定等）を入力する必要があり、ミスや訂正が発生していました。「楽楽精算」では、仕訳出力を設定することでユーザー側が費用項目を選択すれば借方・貸方共に正しい仕訳が会計システムに連携されるため、申請時のミスの低減につながっています。経理担当者側でも訂正連絡の回数が減り、作業工数を削減。システムの導入後に改善できた工数は、1年間で約1,500時間以上にのぼります。

経費精算システムなら楽楽精算

ここまで、経費精算の基礎知識から一般的な処理の流れ、よくある課題と解決策までご紹介しました。経費精算は法人税の計算にもかかわる業務であり、企業の経営においても非常に重要な役割を担っています。

その一方で、経費精算の手続きでは多くの確認作業や書類管理の手間が発生し、担当者の業務負担が過剰となっているケースも少なくありません。そこで、経費精算の課題を解消するためにおすすめなのが、経費精算システムの「楽楽精算」です。

おすすめの理由①　累計導入社数No.1※の経費精算システム！

「楽楽精算」は、累計導入社数No.1※の経費精算システムです。10年以上にわたり多種多様な企業様にご利用いただき、経理業務がラクになる多彩な機能をご用意しています。導入企業様の業種・業態・規模はさまざまで、幅広いニーズにマッチした設計となっています。

おすすめの理由②　“専任”のサポート体制で導入時の不安が少ない

初めてのシステム導入でも選ばれる「楽楽精算」は、経理部門の安心につながるサポートが充実しているのが魅力です。導入初期には、貴社の経理業務をよく理解した“専任”のスタッフが、電話やメールで丁寧にフォローします。システムやPCの操作に不慣れなスタッフが多い組織への導入でも、お気軽にお問い合わせください。

おすすめの理由③　既存の申請項目やフローに合わせて柔軟なカスタマイズが可能

さらに、「楽楽精算」は既存の申請項目や書類のレイアウト、承認フローなどを自由にカスタマイズできるため、貴社の経費精算フローへ柔軟に対応することが可能です。これまでに使い慣れたExcelや紙のフォーマットを再現できれば導入時の不安も少なくなるでしょう。

経費精算システムの導入は、貴社の経費精算フローに合わせて運用しやすい「楽楽精算」にお任せください。