経費精算を効率化する方法とは？求められている背景やシステム導入で解決できる課題

経費精算の効率化が求められている理由

近年は、働き方改革の推進や慢性的な人手不足といった背景から、多くの企業が生産性向上に取り組んでいます。なかでも経費精算は、毎月一定の工数がかかるものの事業活動におけるコア業務ではないことから、効率化が求められています。

生産性向上を実現するには、できるだけ無駄な作業をなくし、利益につながる主要な業務にリソースを投じることが大切です。そのためにも、経理部門の担当者だけでなく、全従業員が協力して経費精算にかかる労力を減らす意識を持つ必要があります。

経費精算を効率化することで解消できる課題

経費管理を効率化すると、具体的にどのような課題を解決できるのでしょうか。ここでは、よくある業務効率化の課題をご紹介します。経理部門の担当者の方は、以下のような課題に心当たりがあれば、改善策を検討しましょう。

課題1 申請のミスが減らない…

経費精算の業務フローで多数のミスが発生し、承認者や経理担当者の無駄な手間が発生して、負担がかかっているという課題です。承認者は正誤確認のために社内規定を調べたり、書類の情報を目視で確認したりしなければなりません。万が一申請内容に不備がある場合、申請者は書類を書き直して再提出するなど、本来であれば不要な対応が増えてしまいます。

課題2 確認・承認に時間がかかる…

経費申請の内容を確認し、承認する経理担当者や上司の業務負担が過剰となってしまう課題です。承認者はミスが許されないことから、慎重に確認作業を行わなければなりません。場合によっては上長が出張や取引先への訪問などで不在となり、一時的に承認手続きが遅れることも少なくないでしょう。確認・承認の遅れは経費精算業務全体の遅れにつながるため解消するべき課題です。

課題3 証憑書類の管理にコストがかかる…

経費申請書を紙で発行しているために、多くの管理コストがかかってしまう課題です。紙ベースでの経費精算は、申請者・承認者それぞれの負担を増加させます。申請者は書類を手書きする手間がかかり、承認者は確認時の見落としなどが懸念されます。また、紙の書類は印刷やファイリングの費用、保管場所のコストがかかるほか、保管した資料を探す際に手間がかかるのが難点です。

経費精算を効率化するための方法

経費精算は正確性を求められる重要な仕事ですが、面倒な計算や作業が多く、業務が煩雑になりがちです。最後に、そんな経費精算をスムーズに進行するための方法をご紹介します。業務改善に取り組み、現状のバックオフィス業務を効率化しましょう。

適切なオペレーションとルールを設定する

経費精算を効率化するには、統一されたフォーマットや手順を整備して、社内で業務プロセスを標準化することがポイントです。全社的に一貫した方法で申請が可能となれば、申請者・承認者の連携がスムーズになり、経費精算の処理スピードと正確性が向上します。

教育・トレーニングを実施する

経費精算の申請者・承認者ともに、教育やトレーニングの機会を提供して、全社的に経費精算のルールを理解させることが重要です。社内ルールを周知して徹底する取り組みにより、不正やミスの防止につながります。経理担当者の負担軽減も期待できるでしょう。

デジタル化を進める

紙の書類を使用して経費精算を行っている場合は、申請書類のDX化によって業務効率をアップできます。専用システムを活用して経費精算をデジタル化すれば、オンラインで申請・確認・承認の手続きを進められるようになります。クラウド型のシステムはネット環境があればどこからでもアクセスできるので、テレワークにも利用可能です。また、システム上でデータを一元管理する仕組みになるため、紙の発行や保管にかかる費用や工数がなくなるのも大きなメリットです。

業務プロセスを自動化する

専用システムの機能によって経費精算のプロセスを自動化すると、処理時間が短縮され、かつ人的ミスを低減できます。機能の具体例として「データをアップロードするだけで申請書類を自動作成できる機能」や「入力間違いや記入漏れを自動で検出する機能」などが挙げられます。従来は手作業で行っていた処理が自動的に完了するので、大幅な工数削減が期待でき、さらには入力ミスなどのヒューマンエラーのリスクを避けられます。

専用システムで経費精算を効率化して課題を解消しましょう！

ここまで経費精算の業務効率化に関する基礎知識をお伝えしました。経費精算では、ヒューマンエラーや承認作業の負担、紙の書類の管理などで課題を感じている企業が少なくありません。こうした課題を解決して効率化を進めるなら、専用システムを導入するとよいでしょう。業務の電子化・自動化を推進でき、大幅な業務効率化が期待できます。なかでもおすすめなのは、クラウド型経費精算システムの「楽楽精算」です。

「楽楽精算」には、経費精算を効率化する便利な機能が豊富に搭載されています。「毎月、大量の申請を確認する負担が大きい…」「申請ミスや差し戻しのやりとりを減らしたい…」といったお悩みを解消できます。例えば、申請内容の自動仕訳機能、振込データの自動作成機能、領収書読み取り（OCR※）機能、クレジットカード・プリペイドカード連携機能を活用すれば、業務効率化に効果的です。データ入力や仕訳を自動化し、申請から承認までの煩雑な作業の工数を削減します。

ほかにも、「楽楽精算」はチェック機能も充実しています。規定違反チェック機能を活用すれば、申請ミスを防止し、差し戻しの発生を減らすことが可能です。社内ルールに反する申請を自動でチェックするので、承認者の確認業務の負担を低減できます。

電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しているので、法対応の面でもご安心ください。

※OCR（Optical Character Recognition/Reader光学的文字認識）

「楽楽精算」の機能の詳細は、以下のページでご覧いただけます。経費精算の効率化へ向けて、便利な機能をぜひチェックしてみてください。

>> 経費精算業務がラクになる「楽楽精算」の機能について詳しくはこちら

また以下の関連記事では、「楽楽精算」の導入によって申請者・承認者双方の業務負担を軽減した企業の成功事例をご紹介します。経費精算の効率化でお悩みの担当者の方は、ぜひご覧ください。

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