経費精算システムのメリット・デメリットとは？おすすめのシステム

経費精算システムとは？

「経費精算システム」とは、これまで紙やエクセル（Excel）で行っていた経費精算業務を、WEB上で簡単に実現できる便利なシステムです。経理業務をラクにするさまざまな機能が搭載されています。主な機能の例として、以下が挙げられます。

経費精算システムを導入すると、豊富な機能で申請業務を自動化できるので、従来と比べて業務に費やす時間が大幅に削減されます。現状、経理業務の負担が課題となっている場合は、システム導入により課題を解決できる可能性があります。

経費精算システムの基本的なメリット

経費精算システムには、経費申請や経費管理に便利な機能が搭載されていることをお伝えしました。続いて、これらの機能を使うと実際にどのようなメリットがあるのかを確認します。

申請者の精算作業の手間を軽減できる

月末月初に集中して対応する経費精算のなかでも、全従業員に関わり、かつ申請件数や手間が大きくなりがちなのが交通費精算です。経費精算システムを利用すれば交通費精算の効率化・簡略化を実現でき、申請にかかる時間や手間を大きく削減できます。

その際、クラウド型の経費精算システムを利用すると、インターネットさえあれば場所を問わず申請を行えるようになります。営業訪問のスキマ時間のほか、出張先でも精算業務を行えるので、書面での作業と比較して業務効率化につながるのが魅力です。

経理担当者の負担を削減できる

経費精算システムを利用すると、経理担当者の負担が軽減されます。一般的に、月末月初に上がってきた大量の申請を、数営業日で処理しきる必要があるため、経理担当者には大きな負荷がかかってしまいます。また、手入力で行われる申請は計算ミスや記載漏れなども発生しやすく、差し戻しや修正依頼を行う手間も生じます。

こんなときに経費精算システムを導入すれば、書類の入力ミスや不備による差し戻しが減少し、かつチェック作業が自動化されるので、経理担当者の負担が少なくなります。毎月の経費精算業務を迅速に締めやすくなり、月次決算までスムーズに進行できるようになるでしょう。

承認者の対応がスムーズになる

経費精算システムでは、画面上のステータス表示によって、申請された金額が手入力によるものか自動連携によるものか、視覚的に判別できるようになっています。例えば「楽楽精算」ではICカード読み取りデータには「IC」のマークが表示され、乗換案内ソフトの利用データには最適な経路を示す「早」「楽」「安」のマークが表示されます。承認者はマークを見るだけで瞬時に状況を把握できるのです。また、定期区間自動控除機能により、いちいち社員ごとの定期区間を確認して控除する手間を省き、チェック作業を効率化できます。

従来の交通費精算では、全従業員が一つひとつの申請を紙やエクセルで行い、上長や経理担当者が承認するという形で業務が行われてきました。申請者は書類作成の手間がかかり、承認者は確認作業の手間がかかり、さらに経理担当者は支払いも含めた経理処理の膨大な業務をこなさなければなりません。経費精算システムを導入すれば、承認者や経理担当者の人件費削減に加えて、空いた時間をコア業務にかけられるので、生産性向上も期待できます。

経費精算システムのデメリット

経費精算システムには多くのメリットがある一方で、以下の注意点もあります。メリットを最大化するためにも、システム導入のデメリットを理解しておくことが大切です。

導入にはコストがかかる

経費精算システムを利用するには、初期費用や月額費用などの導入コストがかかります。多くの場合、導入により業務効率化やミス削減の効果が得られるので、コストメリットが期待できるでしょう。ただし、そのためにも費用対効果を考慮して、自社の目的や組織の規模に合わせた、適切な価格帯のサービスを選定する必要があります。

社内ルールの整備が必要

経費精算システムの導入後は、これまでの経費精算のオペレーションを調整することになります。例えば、従来の経費精算のルールを見直したり、業務フローを整備してマニュアルの内容を修正したりする手間がかかるでしょう。それだけでなく、業務の流れが変わることで現場に負担が生じます。導入前に社内ルールを整備するとともに、従業員に周知することが重要です。

システムが定着するまでに時間がかかる

経費精算をシステム化するにあたり、新しいシステムやツールに抵抗感をおぼえる社員も一定数います。なかにはITシステムの操作を苦手とする社員もいるでしょう。その場合、操作方法を身につけるために社員教育の機会を提供する必要があります。現場に速やかに定着させるためにも、使用感を確認した上で経費精算システムを選定するとよいでしょう。

システム障害のリスクがある

経費精算システムへの移行後は、万が一トラブルでシステムがシャットダウンした場合に、経費精算の業務自体が停止するおそれがあります。こうした大規模なトラブルの発生は非常にまれであると考えられます。ただし、業務全体に影響を及ぼすリスクが存在することを押さえておきましょう。

経費精算システムを選ぶ際のポイント

数ある経費精算システムのなかでも、どんな観点でサービスを選べばよいのでしょうか。料金プランや機能はもちろんのこと、以下のポイントに注意して選定するようおすすめします。

使用方法がシンプルで操作が簡単

経費精算システムは、現場のスタッフが「使いやすい」と感じるサービスを選ぶことが大切です。現場でシステムを使いこなせないと、導入後にシステムが定着しないおそれがあります。そのため、使用方法がシンプルで、誰でも簡単に操作できるシステムをおすすめします。また、無料トライアルが用意されている場合は積極的に試して、事前に使い勝手を確かめておくことがポイントです。

既存の導入システムと連携しやすい

経費精算システムを既存の会計システムなどと連携させると、CSVデータを自動でシステムに取り込み、入力の手間を省けるようになります。自動入力によりデータを転記する手間を省くと、人的ミス削減にもつながります。サービス選定では、自社に導入している既存のシステムと連携可能か確認するとよいでしょう。多数のサービスと柔軟に連携可能な経費精算システムを導入すると安心です。

カスタマイズ性が高い

カスタマイズ性の高い経費精算システムを導入すれば、既存の業務に合わせて運用方法を柔軟に設計できるため、業務フローを大幅に変更する必要がありません。例えば、管理する経費項目・申請フォームのレイアウト・承認ルールなどを自社の仕様に合わせてカスタマイズできるシステムを選ぶのがおすすめです。既存の業務に近づけることで、現場の抵抗感を抑えて導入しやすくなります。

サポート体制が充実している

経費精算システムは導入から運用までの期間、現場に多くの負担が生じるからこそ、手厚いサポート体制が求められます。例えば、システムの操作方法や運用に関してベンダーの担当者へ気軽に質問できる体制があると、導入準備での社内の負担を軽減しやすくなるでしょう。導入を成功へ導くためには、費用や機能だけでなく、サポート面も重視するようおすすめします。

経費精算をラクにするなら豊富な機能でメリットが多い「楽楽精算」がおすすめ！

クラウド型経費精算システムの「楽楽精算」には、経費精算の課題解決に役立つ便利な機能が搭載されています。経理業務の業務改善でぜひお役立てください。ここでは、「楽楽精算」の魅力を解説していきます。

魅力1 高いカスタマイズ性

「楽楽精算」はカスタマイズ性の高いシステムです。申請項目・レイアウト・承認フローなどを自社の業務に合わせて自由に調整できます。設定の自由度が高いので、現状のルールを変えることなく、簡単に経費精算をシステム化することが可能です。

魅力2 専任スタッフによるサポート

「楽楽精算」は、導入前後のサポート体制が充実しているので、初めてのシステム導入でも安心して利用できます。導入時には専任サポート担当が機能活用や導入スケジュールなどを手厚くフォローし、システムが現場に定着するまでしっかりと伴走いたします。専任の担当者は自社の状況を理解しているため、一般的なサポートのように一から状況を説明する手間がかかりません。運用開始後も、定期的なご相談で運用方法の見直しなどを行いながら、導入効果を最大化するお手伝いが可能です。

魅力3 豊富な機能

「楽楽精算」の以下の機能によって経費精算の効率化を実現できます。

乗換案内ソフト内蔵

「楽楽精算」はジョルダン社の乗換案内ソフト「乗換案内」を内蔵しています。クラウド型の経費精算システムなので、公共交通機関で路線や駅の追加・変更が行われた場合も、システム側が自動で最新の情報に更新します。オンプレミス型（＝自社でシステムを構築するタイプ）であれば自社でシステムのアップデートを行わなければなりませんが、こうしたメンテナンスの負担軽減につながるのも「楽楽精算」の強みです。

定期区間の自動控除

「楽楽精算」には定期区間の自動控除機能が搭載されています。事前に社員の定期区間を登録しておけば、システムが自動で控除するため、経理担当者が申請内容と定期区間を照合する作業が不要となります。

OCR読み取り機能

社員がタクシーに乗ったり地方でレンタカーを借りたりした場合の経費精算では、領収書やレシートが必要です。これらの紙の書類を「楽楽精算」のOCR機能で読み取れば、内容が自動でシステム上に反映されるので、手作業で申請書に転記する手間がなくなります。

汎用ワークフロー機能

「楽楽精算」には、社内の全ての申請手続きを電子化＆一元管理できる機能が搭載されています。例えば、稟議・押印申請・経費精算申請などをシステム上で管理し、あらゆるバックオフィス業務をペーパーレス化することが可能です。また、カスタマイズ性が高い製品なので、現場へ導入する際も既存のワークフローを大きく変更せず、スムーズに申請業務の電子化を実現できます。

このほかにも、「楽楽精算」はインボイス制度や電子帳簿保存法に対応しているのが特徴です。機能や導入メリットについて、詳しくは以下のページでご案内しています。合わせてご覧ください。

>> 「楽楽精算」の経費精算に関する詳しい機能はこちらへ

経費精算システムのメリットを最大化するサービスを選定しましょう！

ここまで、経費精算システムのメリット・デメリットなどの基礎知識を解説しました。経費精算システムを活用すると、申請者・承認者・経理担当者の業務を効率化し、無駄な手間や人的ミスを削減することが可能です。システム導入には一定の費用がかかるからこそ、メリットを最大化できるよう、自社の目的に適したコストパフォーマンスの高いサービスを選定しましょう。

なかでも、クラウド型経費精算システムの「楽楽精算」は、便利な機能が充実しているのはもちろん、既存の業務フローに合わせて柔軟にカスタマイズしやすく、さらには手厚いサポートが用意されています。経費精算システムの導入を検討するなら、どうぞお気軽に「楽楽精算」へお問い合わせください。

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