紙伝票をなくして、経費精算業務をペーパーレス化した事例

膨大な紙の量。とにかく時間と手間がかかっていた

「楽楽精算」導入前の背景と導入検討のきっかけを教えてください。

働き方改革やシステム技術高度化などの外部環境の変化、また、業務効率化が進まないという内部環境の課題を解決するためにシステム導入を検討しました。導入検討時にコロナ禍に突入し、 テレワーク下の業務への早急な対応が迫られました。証憑類を社内便で発送しなくても業務を回せる環境構築やペーパーレス化の拡大、電子帳簿保存法への対応による紙保管の最少化という外部環境の変化も大きな導入の背景になったと感じています。

システムを導入することにより、生産性・ガバナンスの向上、ペーパーレス・キャッシュレスの実現という目標を掲げました。

業務効率化/コスト低減の実現

• 新業務プロセスへの移行やスマートフォンを利用して経費精算・承認を行い、ユーザーと経理（業務推進部）双方の業務時間を削減したい
• ユーザー部門との業務フロー連携による問い合わせ対応件数・時間を削減したい

業務標準化の推進

• 脱属人的な仕組み、誰もが簡単に理解できるシステム導入による人材流動性への対応

働き方改革を実現する仕組みづくり

• 繁忙期（決算期、月末月初）、人員減（退職、休職）への対応にも柔軟に対応できる
• テレワーク下での伝票および領収書回収・チェック業務

経費精算業務では、どのような課題があったのでしょうか。

経費精算の業務自体はシステム化されていましたが、領収書などの添付は紙での運用でした。経費精算に関わるルールがかなり細かく定められており、そのルールチェックを担当する経理側の負担が大きく、属人化していました。ユーザーの科目入力に誤りがあり、訂正の連絡で電話をするなど時間を要していました。また、従来のシステムでは、伝票データが自由に取得できない点、新規科目追加が複雑である点で困っておりました。「楽楽精算」は、画面設定がシンプルなので、大変助かっています。

紙でチェックしていた毎日。
蛍光ペンを月に数本使い切るのは当たり前でした。

これまで紙の伝票と請求書で運用していたため、伝票入力後、各部門から当月に計上した伝票を全て回収し、経理担当者が内容チェック、回収確認、ファイリングを行う必要がありました。チェックだけでも1伝票1分以上はかかり、差し戻しや訂正のために全国の支店へメールで連絡をしていました。

年間約6万枚以上の紙の伝票が毎日届くため、事務管理8名で伝票業務を担当し、出社必須の状態でした。

改善できた工数は1年間で約1,500時間以上

「楽楽精算」でどのように課題が解決されましたか？

紙伝票の送付が不要になり、送付にかかる時間、リードタイムの削減になりました。（営業所から承認者へ・支店営業所工場から経理へ）全て電子データで確認、保存が完了する為、回収やファイリングにかかっていた工数を大幅に削減することができ、月初の作業量がまったく違います。
申請ルールを細かく設定することで、申請者が入力段階で記入漏れ・ミスに注意喚起のアラートで気付くため、誤った伝票が減りました。申請ルール設定は、自分たちで設定できるため「こういうルールがあったらいいな」とタイムリーに設定できる点が便利です。従来のシステムでは、システム部門に依頼をしてベンダーへ見積もりをとってから改修検討をしていたため、現在はスムーズな設定ができています。
「楽楽精算」ならではの課題解決としては、従来のシステムでは支払依頼の画面で少し複雑な仕訳（資産勘定等）を入力していた為、ミスや訂正がありましたが、仕訳出力の設定でユーザー側は費用項目を選択すれば借方・貸方共に正しい仕訳が会計システムに連携されるようになり、ミスが減りました。経理担当者も、訂正連絡にかける工数がなくなりました。チェック担当者としては、伝票データ出力の項目を自分で出力設定できる点が、非常に気に入っています。データを出して一括でチェックすることでチェック効率化につながり、経費の分析にも活用できています。
また、「楽楽精算」には「乗換案内ソフト機能」があり、自動で料金が反映されるため大変便利です。明細の摘要などでも検索可能なため、支払先から問い合わせを受けた時も迅速に対応できるようになりました。

「楽楽精算」導入後、社内でどのような反応がありましたか？

最初は「経費精算」と「国内出張」から展開していきましたが、一定の年齢以上の社員はどうしても使い慣れたシステムからの変更に抵抗感がありました。「わからない」と問い合わせが一時期増えましたが、2,3ヵ月すると慣れてきたのか無くなりました。この経験から、「支払依頼」と「振替」の展開時には、丁寧なマニュアル作成や説明会など実施して、ユーザーを混乱させないように工夫をしました。部門の経費処理を一手に引き受けている担当者の方からは、「請求書をデータでアップロードしてもらって処理すれば完結できるようになったので、部門内のやり取りがスムーズになって、とても楽になりました」というお声をいただいております。

営業とサポート担当の寄り添った対応

数ある経費精算システムの中で、「楽楽精算」に決めていただいたポイントを教えてください。

当初、他社の経費精算システムを検討していましたが、弊社IT・DX部門より「楽楽精算」の紹介があり検討しました。機能としてはどちらも遜色はなかったが、「楽楽精算」の方が画面レイアウト等に柔軟性があった点、振替計上もできる点、運用コストなどから選定しました。また選定ポイントとして大きかったところの一つに、営業担当者のサポート力もありました。導入検討から選定までかなりの期間を有し、その間、細かい点を色々ご質問差し上げたのですが、嫌がらずにいつも丁寧にご対応くださり、とても気持ちよくお仕事ができました。「画面レイアウトを今のシステムの画面と同じようにすることで、ユーザーが混乱されないようにできますよ」と、色々提案してくれた営業担当の安達さんでなかったら、選定していなかったかも知れません。

導入時・導入後のサポート対応はいかがでしたでしょうか。

こちらの意図をくみ取り親切親身にご対応くださっています。従来使用していたシステムが色々なカスタマイズをしていた為、「楽楽精算」の機能で同じように会計システムに連携するためのデータ出力の部分で苦戦しましたが、サポート担当に丁寧にご対応いただき、テスト環境を利用しながら正しい仕訳データを出力できました。
導入後も定期的なWEB面談や電話・メールで、弊社の業務要件を「どの機能を使用してどのように解決できるか」についてアドバイスをいただけてとても心強かったです。やりたいことを実現するのに力をかしていただけるので安心感があります。

さらに便利に…。メンバーが主体的に改善提案

今後の新たな挑戦や現在取り組まれている業務効率化などあれば教えてください。

ユーザーも経理部門もさらに効率化して業務が楽になるような改善提案を実施できるようにしていきたいです。創出できた時間は分析をして、さらに良く…。事務管理はチェックや事務作業をしている部署と思われがちですけど、そうじゃないんです、というところをお見せしたいです。

現在は、請求書支払いや、振替伝票画面に申請種別を追加するなど効率化を検討しています。
振替に関しては、ユーザーの入力制限をかけたいですが、申請ルールの設定がないため、別途伝票入力項目をチェックするツールを作成しチェック強化対策をとっています。振替にも申請ルール設定があればいいな、と期待しています。

自社システム開発・改修不要、世の中のスタンダードを取り入れる変革

「楽楽精算」を検討中の企業様にメッセージをお願いします。

「楽楽精算」を利用していることで、自社でのシステム開発や改修を行わずとも電子帳簿保存法の適応要件を満たしたバージョンアップがなされます。システムでどの範囲が対応されるのか事前案内がありますので、運用部分でどのような検討をしていけば良いかという点も明確になり、対応を進めていく上で安心感があります。
クラウドシステムは全てをカスタマイズすることが難しいため、自分たちの業務をシステム側に合わせる部分が出てまいります。今までできていたことができなくなることもあり、ユーザー、経理担当者ともにストレスを感じる部分もあります。しかしながら、世の中のスタンダードを取り入れることでもあり、業務の標準化に繋がります。業務を標準化することにより、結果的に効率化に繋がりますので、今までのやり方を是とせず、是非変革にチャレンジ頂きたいと思います。