小口現金の入出金削減・電子帳簿保存法対応で効率化に成功した事例

4つの課題解決のために「楽楽精算」を導入

「楽楽精算」を導入した背景、課題について教えてください。

「楽楽精算」を導入した背景として、弊社は①「小口現金の精算」、②「会計システムの入力作業」③「申請書類のチェックと回覧」、④「書類の保管」という4つの課題を抱えていました。

① 「小口現金の精算」について、弊社は本社以外に事業所が沖縄県内各所にあります。小口を精算するとなると、各地の事業所に現金を発送していました。それを各拠点の小口担当者が管理していたのです。小口の出納内容を担当者が入力し、それを本社が精査して問題なければその分を補充するというやり方です。
小口以外の出張旅費については別途個別に精算者に対して現金を送っていたこともあり、非常に精算作業が煩雑でした。

また②「会計システムの入力作業」について、経費精算入力は各営業所の担当者が行うのですが、全員が経理に精通しているわけではありません。そのため、勘定科目や消費税区分の入力間違いが多かったのです。経理でその間違いをチェックして、また修正をして、という手間が発生していたので、ここをなんとかしたいと考えていました。

② 「申請書類のチェックと回覧」について、「楽楽精算」導入前は、申請書類のチェック・回覧の工数が膨大になっていました。特に出張精算の場合、日当の記載ミスも生じ、出張精算書はExcelで各自が作成していたので、その数式が外れて金額が書式からズレることもありました。社内独自の承認ルートも手伝い、チェックにかなりの工数にかかっていました。

最後に④「書類の保管」についてですが、必然的に小口精算・出張旅費の分だけ、小口の伝票を切って、お金の伝票も切るので、書類の量が多くなっていました。伝票は、年間300～500枚くらい発生していました。

このような課題があり、小口精算などの作業には、経理課の担当者1人で5営業日くらいかかっていました。

「楽楽精算」は、経理担当者が自分で設定できるという強みがある

数あるツールのなかで、「楽楽精算」を選んだポイントは何でしょうか？

着目したのは、経理担当者がシステム設定できるという点です。設定変更の度にシステム担当者を通さなければいけないとなると、スムーズに動けないですし、何より思ったとおりの設定ができないかもしれません。その点「楽楽精算」は自分たちでシステムを設定できるため、とても魅力的に映りました。さらに、平成28年に改正された電子帳簿保存法にいち早く対応していたのも「楽楽精算」を選んだポイントです。

「楽楽精算」を選ぶ際に最後のひと押しになったことはなんですか？

弊社が抱える上記4つの課題をきちんと改善できるシステムであることです。
また、新しく改正された電子帳簿保存法対応していることや、コスト面も大きいですね。会社で使用したことのない経費精算システムを導入するので、コストに見合った成果が出せるのか、私自身も悩んだところです。その点に関しては、従業員数に応じた料金設定で、コストに見合う機能を使用させてもらえることは助かりました。その他にも、無料トライアル期間中にテスト環境で弊社のマスターなどを入れて、1ヶ月ほど、どういう風に動くのかを実際に触れさせてもらったのも大きいですね。

「楽楽精算」導入により、重要度の高い業務に集中できるように

以前は1人で5営業日ほど小口現金の処理にかかっていたとのことでしたが、「楽楽精算」を導入したことで、どのような変化がありましたか？

「楽楽精算」の導入とともに立替精算を振込に切り替えたため、小口現金の入出金の大幅な削減に繋がりました。日にちベースでの換算は難しいですが、導入直前の2017年度のデータを見ると、大体1年間で約3,000万円の小口現金を補充していました。2020年は、コロナの影響もあるのですが、年間700万円ほどの現金補充にとどまっているので、2,000万円程は圧縮できていることになります。業務効率化により、経理担当者は月次のチェック作業や今までできていなかった決算まわりの資料作成などに時間を割くことができるようになりました。

「楽楽精算」で特に役立っている機能は何ですか？

「規程違反チェック」機能ですね。例えば「1人5,000円以上だと、勘定科目は交際費」などあらかじめルール設定をすることで、警告やエラーを表示できる機能が助かりました。事前に申請者が入力した段階で警告やエラーを出してくれるので、経理担当としては修正や差し戻しなどの業務が大きく軽減されました。

「楽楽精算」の規定違反チェック機能はこちら

また「汎用ワークフロー」機能は、出張稟議と出張報告書で使用しています。汎用ワークフロー上で申請した出張報告書や出張稟議の申請ナンバーを、出張申請の画面で紐づけることができるため、チェックが楽になりました。稟議書も以前は紙でしたが「楽楽精算」を使うようになり、現在はペーパーレスで運用しています。

あとは、承認フローの設定も役立っていますね。承認フローを複数設定することが可能なので、出張の承認フロー、小口の承認フロー、交際費の承認フローなど一部決裁者が異なるフローにおいて、弊社に合わせた設定ができたのが助かりました。
最後に「仮払金対応」機能も役に立っています。弊社は沖縄県を販売地域にした企業なので、宮古島・石垣島など離島への出張も多いです。離島ではまだまだ現金決済が多いので、仮払金対応機能は重宝しています。

「楽楽精算」の汎用ワークフロー機能はこちら

「楽楽精算」の営業担当の対応やサポート対応はいかがでしたか？

導入前は、営業担当者の方に時間をとっていただき、画面の操作などについてしっかり説明していただきました。導入後も、連絡をとって質問したり、サポートセンターにメールで質問したりしています。特に導入前後は、電話で直接質問できる点が助かりました。分からないことがあってもサポートに聞けば分かるまで説明を受けられますし、サポートサイトがしっかりしているので、それを見れば分かることも多いですね。

電子帳簿保存法への対応が必要だと判断し「楽楽精算」を導入

電子帳簿保存法の運用開始までにどのようなステップを踏まれたのでしょうか？

「楽楽精算」を導入しようと考え始めたことを大きなキッカケとして、電子帳簿保存法への対応を考え始めたことがありました。また、生産性向上も大きな目的でした。特に月次決算の早期化やワーク・ライフ・バランスの一環で、時間外業務の抑制などの業務改革をどうにかしないといけないと考えていました。このような背景において業務の効率化を考えた時に、併せて電子帳簿保存法への対応も必要だと判断しました。

当初は弊社のケースで、電子帳簿保存法改正への対応により業務生産性が向上するのか、それが「楽楽精算」の導入コストに見合うのかどうか、悩んでいたんですね。ただ「楽楽精算」を入れようということで小口精算の担当者にヒアリングすると、金額・件数・修正対応など目に見えない負荷が多いことが分かり、「これは是非取り入れるべきだ」となりました。

導入を決めてから苦労されたことは何ですか？

3つあります。1つ目は「電子帳簿保存法に関する知識が乏しかったため、知識を得ること」です。知識については基本的に独学で学びました。東京ビッグサイトで文書情報マネジメントショーに参加して、国税庁の話も聞ましたね。その他にも、国税庁のHPで一問一答をよく読んで勉強したり、ラクスの営業担当者にラクスでの運用方法や基本的なルール、提出書類のフォーマットについてなど教えてもらったりしました。

2つ目は「全社展開への方法を検討すること」です。新たなシステム導入への反発が起きないか懸念があり、まずは部署ごとに分けてスモールスタートして、少しずつ全社に広めるようにしました。

3つ目は「社員に操作方法を覚えてもらうこと」です。操作の手順書も作成したのですが、苦労しましたね。その他、所属長や利用者中心に説明会を実施して、操作方法を覚えてもらえるよう努めました。

電子帳簿保存法の導入を決めてから、国税庁に提出するまで期間としてはどれくらいでしたか？

「楽楽精算」導入検討は2016年4月からです。その後、電子帳簿保存法関連の書類も併せて準備しつつ社内で合意形成をして、2017年4月に導入準備を開始し、2017年12月に税務署に届け出ました。
実際に運用するまでには、さらに9ヶ月かかっています。少し時間がかかってしまったのは、弊社が12月決算だったことと、「楽楽精算」や電子帳簿保存法に最も精通しているのが経理課で、他に動ける者がいなかったことが理由です。他の課題も抱えていたため、もう少し「楽楽精算」への時間がかけられたらもっと早く稼働できたと思います。

電子帳簿保存法の実際の運用状況はいかがでしょうか？

社員にはスマホや複合機で領収書をスキャンしてもらうことを事前に説明しました。原本については4半期に1回のペースで管理部門と営業部門を交互に定期検査を実施しています。稼働は5～10日営業日ほどですね。監査1名・経理課2名の3名体制で、各事業所の検査を1人10件ずつ（合計30件）を実施してもらっています。その後、領収書はすべて破棄できています。

「楽楽精算」の電子帳簿保存法対応機能はこちら！

「楽楽精算」を導入して、ペーパーレス化に取り組む価値はある

その他経理部門での「業務効率化」への取り組みはございますか？

部門単独で効率化するだけでなく、会社全体が効率化されるためにどうすればいいかを考えて動いています。例えば、出張管理システムの「AIトラベル」も導入しています。弊社は出張の多い会社なので、営業が楽になるように取り入れました。また、ペーパーレス化を進めるため、小口現金削減への更なる取り組みとして、現在はコーポレートカードの導入を目指し、準備を進めています。

最後に、「楽楽精算」を導入検討している方におすすめのポイントやメッセージをお願いします。

おすすめポイントの1つ目は、経理担当者でもマスター設定や書式、業務フローが調整できる点です。2つ目は、自社にあった承認フローが設定できる点。3つ目は、小口現金の精算と違い、入力作業がなくなる上、さらに勘定科目や税区分の仕訳を自動連携させることで、経理担当者以外が入力した伝票のチェック作業を削減できる点です。
そして最後に、電子帳簿保存法への対応があります。規程や社内の合意形成はハードルが高いと思いますが、要件が年々緩和されてきているので、「楽楽精算」を導入してペーパーレス化に取り組む価値はあると思います。特に現在はコロナ禍ということもあり、できるだけ現金精算を減らすという潮流もあります。弊社としては、このタイミングで「楽楽精算」を稼働できていて助かったと思っています。