交通費・経費精算システムの見直しで生産性が向上した事例

旧システムは入力しづらく手間が発生、システム利用料も不安定

「楽楽精算」導入前の課題をお教えいただけますでしょうか

以前に使用していた経費精算システムは、海外製のため現場の社員にとって入力方法がわかりづらく、財務経理部へ操作の問合せが頻繁に入っていました。財務経理部の支払にあたっても、承認や支払データの生成に手間を要していたり、旧システムは帳票の件数によってシステム利用料が変動していたためコストがかさんでいたりと、経費精算の運用において様々な課題がありました。これらの課題から、別のシステムへ乗換えたいと考え、何社か比較・検討を行いました。

旧システム運用での課題が解消！業務量が減少し残業時間削減に貢献

ご導入後の効果や、改善されたことを教えていただけますでしょうか

「楽楽精算」にシステムを移行した直後は多少の問合せはありましたが、従業員が操作に慣れてからは問合せ件数が非常に少なくなりました。申請者が直感的に申請内容を入力できる申請・承認画面で現場の社員からも「精算がしやすくなった」との声を受けています。
その他、旧システムでは週に1回メンテナンス時間が発生しシステムを使用出来ない時間があって申請者にとってストレスとなっていたようでしたが、「楽楽精算」になってからはこのようなこともなく、スムーズに運用できています。
財務経理部門のメリットは、申請ルールを細かく設定できて、記入が漏れている項目やミスのある項目に対して注意喚起のメッセージが表示できるので、入力段階でミスに気付き、申請者自身で修正できています。
また、承認されたデータをそのまま仕訳データとして会計ソフトに取り込むことができ、財務経理部での仕訳処理や支払業務が非常にスピーディーになりました。体感としては経理の業務量が2/3程度に削減されたかと思います。財務経理部の業務体制の見直しや全社的な働き方改革の取り組みも重なって、導入前は、締め～支払日の期間中は毎回残業が発生していましたが、現在は残業時間が減り、定時退社がかなっています。システム利用料も、料金体系が帳票単位からユーザー単位になったため、月々のコストが変動することなく、安心して使用することが出来るようになりました。

営業の方のプレゼン内容が分かりやすく、導入し浸透していくイメージが持てた

数ある交通費・経費精算システムの中で、「楽楽精算」をお選びいただけたポイントを教えていただけますでしょうか

「楽楽精算」に関心を持ち、プレゼンをしていただいた際、内容や特徴が非常にわかりやすく、実際に導入し浸透するイメージが持てました。また、その後に担当者が講習会に参加し、実際の設定方法を体験させていただき、さらに導入の負担が少なく簡単に進めていける印象を持ったことも大きかったです。

分かりやすく、細かいルール規定表示で、確認作業の手間を削減！

「楽楽精算」の便利な機能を教えていただけますでしょうか

導入して特に便利だと感じたポイントが3つあります。

まず1つが、申請ルールを細かく設定できるところです。弊社では規定に沿わない申請には赤色（規定外）マークをつけ、そもそも申請ができないように設定しているのですが、これにより社員に社内規程をあらためて理解してもらうきっかけになりました。また、注意が必要な項目がある申請には黄色（警告）マークを表示させ、承認時のチェックに役立てています。

2つ目は普段使っているアプリのような感覚で利用できる乗換案内です。ルート選択により「早」「安」「楽」マークが自動表示されるので、適正なルートかどうかが判断しやすく、内部統制の面でも役立っています。

3つ目は申請データの管理です。承認履歴が一覧で見られたり、差し戻しの状況がわかるため、管理者が後からフォローしやすいです。申請者も、承認がどこまで完了しているか、振込日はいつか、など一目でわかる画面構成となっているので、申請状況が把握しやすいと思います。

細かい質問はメールや電話でサポートしてくれるのも旧システム利用時との違い

導入時や導入後のサポートはいかがでしたでしょうか

導入時は設定すべき項目がたくさんで不安がありましたが、細かい設定の仕方まで教えていただき、スムーズに導入することができました。
導入後は、実際に使用した現場社員からの声も取り入れながら、設定や使い方を広げていきました。不明な部分が出た際は、「楽楽精算」のサポートサイト上にあるマニュアルも参考になりましたし、細かい部分はメールや電話で直接サポートいただき助かりました。旧システムでは導入後のサポートはメールのみだったので、そこにも違いを感じています。
運用開始後も様々な機能が追加されているようです。「楽楽精算」を開くと、たまに「フォントやアイコンが変わっている！」と気付くことがあり、利用者のわかりやすさを追求している姿勢には頭が下がる想いです。