交通費・経費精算システムよる月次決算の早期化事例

課題だらけの経費精算方法

「楽楽精算」のご導入前の課題や、ご導入を検討したきっかけを教えていただけますでしょうか

「楽楽精算」導入前は経費精算をエクセルで管理していました。経理から提供していたエクセルのフォーマットに、申請者自身が入力をして、領収書とともに上長に提出、捺印してもらい最後に経理に渡してもらうというフローです。

この運用については課題だらけという状態でした。たとえば、申請者ですとフォーマットへの手入力がとても手間でしたし、上長が確認し経理に上がってきたものを見ても、金額に誤りがある、なぜかエクセルの数式の範囲が変更されていて合計金額が合わないなど問題が多く、経理側での確認と修正に手間がかかっていました。そもそも精算が期日までに経理のもとに上がってこない場合も多く、本人が出していないのか、上長の承認フローで止まっているのか、精算の状況を確認しようがなかったため、経理側の業務負担が大変大きい状況でした。

また、その当時は社員が60名ほどだったのですが、新卒が15名入社し一気に社員数が増えました。実作業に慣れていないメンバーが加入したことにより、一層経費精算におけるミスなど課題が増えたことに加え、上場を控えており業務効率化への意識が強まっていきました。そこで経費精算システムの導入検討が始まりました。

月初2営業日には経費精算が完了！決算の早期化も実現

「楽楽精算」の導入による効果や、改善されたことを教えていただけますでしょうか

「楽楽精算」の導入効果は抜群でした。
交通費精算においては、「楽楽精算」に内蔵されている乗換案内システムで駅を指定して金額を調べるようになっているので、申請者自身が調べていた時と比べて、人為的なミスが起こりません。また、「ICカード取込み機能」により、1件1件金額を入力する必要がなくなり、月50件訪問があったとしても1回の入力で済むなど、現場での作業量が圧倒的に減りました。それにより経理側も、電車賃については細かく確認をしなくてもよいというコンセンサスが取れたので、確認の時間が減りました。ここの効果はとても大きいものでしたね。

以前の体制ではわからなかった精算状況も、「楽楽精算」では一目わかるようになりました。精算を出せていないのか、マネージャーが止めているのか、差し戻しているのかなど、「楽楽精算」上でステータスを確認できるので、申請者本人や上長にすぐ確認が取れるようになりました。

その結果、以前は4～5営業日までかかっていた経費精算が、現在では月初2営業日目のお昼頃には全員の精算がほぼ完了し、労務にデータを送れるようになっています。2営業日までというと、社員の負担が大きくなってしまいそうですが、「楽楽精算」により精算作業の効率化ができていますので、大きな問題もなく運用ができています。
それに伴い、月次決算の締め日も早めることができました。経理では経営課題として決算の締めを早くするということが求められていますが、「楽楽精算」はそれに大きく貢献してくれています。

会計ソフト連携機能で経理の業務も大きく効率化

「楽楽精算」の便利な機能を教えていただけますでしょうか

「会計ソフト連携」機能により経理作業が大変楽になりました。
以前は、フォーマットに入力した精算書を紙に印刷して提出してもらっていましたので、経理にて会計ソフトに再度入力をする必要がありました。それが、「楽楽精算」ですと申請された内容を会計ソフトの取込みフォーマットに合わせたcsvデータで出力することができるので、手入力をする必要がなくなり、大変助かっています。

管理画面も使いやすいですね。アカウントの作成画面も分かりやすく、新たに社員が入社する際もすぐに作成ができます。申請画面も簡単にカスタマイズができ、必要のない項目は表示させないようにする、不要な項目を外すなど、経理で簡単に設定ができますので、スピード感をもって対応でき、助かっています。

経理目線と申請者目線で全社的な効率化を

経費精算システムを選定する上でのポイントはありますか。

経理部門でいうと、使用している会計システムにデータが取り込めるか、申請内容のチェックをいかに減らせるか、などがポイントだと思います。基本の経費精算業務の効率化にプラスして、経理の業務効率化ができる機能が豊富にそろっているサービスがいいのではと思います。

申請側の視点で考えますと、直観的な操作ができるかがポイントです。FAQを見なくとも簡単に使えるものを選ぶのがいいと思います。「楽楽精算」では、社員からの使用方法に関する質問はほぼ発生していません。新入社員でも入社後すぐに使うことができていますし、複数の人から同じ質問がくる、などもありません。

付加価値を生まない業務は、システム化で時間とストレスを削減

これから経費精算システムを導入される企業様にアドバイスをいただけますか。

経費精算は付加価値を生まない作業ですので、一刻も早く終わるのがいいものだと思っています。経理だけでなく他部署でも経費精算が負担になり本業の時間が削られてしまう状況なのであれば、お金をかけてでもシステムを導入するべきだと考えます。特に我々のようなベンチャーでは、一人一人の業務負担も大きく、尚且つやりたいことも多いため、経費精算という誰がやっても同じ結果になる作業は、出来る限り時間とストレスを削減していくことが重要だと思っています。