経費精算書とは？記載項目や業務フロー確立・改善時に気をつけること

経費精算書の目的や種類

経費精算書は、経費の無駄遣いを削減し、経費管理業務を効率化するために使用される書類です。こちらでは、経費精算書の概要や目的、種類などの基礎知識をお伝えします。

経費精算書とは？

経費精算書とは、業務にあたって従業員が立て替えた代金の精算を行う際に使用する書類のことです。精算方法やルールは会社によって異なり、社員は自社の経理部が設定した規定に従って手続きを行います。後払いが基本ではあるものの、立替金の負担が大きくなる場合や金額が予想できない場合には、事前に事業者が仮払金の支払いを行うケースもあります。過不足が生じた場合は、経費精算書を発行して後日差額を返金する仕組みです。

経費精算される品目の例

経費には収益を得るために使用した費用が該当します。具体的には、交際費や会議費、オフィス用品の購入費などが経費として計上されます。一方で、税金などの収益を得る目的とは関係ない支出は経費とみなされません。

経費精算書の種類

また、企業にもよるものの、経費精算書はいくつかの種類に分けられているのが一般的です。これは、税務・財務会計上、経理は勘定項目ごとに仕訳を行う必要があるためです。主な経費精算書の種類と役割を以下の表で確認しましょう。

経費精算書の記載項目と書き方

経費精算書には法律で決められたフォーマットや書式はありません。社内で定められたルールに従う必要があります。続いては、経費精算書の主な記載項目や経費精算の流れを解説します。

経費精算書に記載する項目

経費精算書を作成する場合、一般的に必要な項目は以下の6つです。これらの項目は、経理担当者が経費を正しく管理・処理するために必要です。

経費精算の流れ

経費精算は「申請業務」「承認業務」「経理業務」の3段階で処理されるのが基本です。まず、申請業務では従業員が精算期日に間に合うように領収書をまとめ、金額を集計したうえで経費精算書を作成します。領収書の受領を忘れた場合や紛失した場合には、レシートやクレジットカードの利用明細などでも申請可能です。

次に、承認業務では作成された経費精算書を部門責任者が確認します。法律に従って経費の目的や金額に正当性があるか、添付書類に不備がないかなどをチェックする作業で、問題がなければ承認され、経理部門へ渡されます。間違いが見つかった場合には、差し戻しとなるため修正して提出し直しましょう。

最後に、経理業務では経理部門が経費精算書の最終チェックを行います。問題がないと判断されると承認作業が行われ、経費精算の手続きは完了です。その後、立て替えた代金が現金もしくは銀行振込で従業員に返金されます。銀行振込の場合は、給与と合算すると所得税の対象となるため、給与とは別に振込手続きを行うのが無難です。

経理担当者が経費精算書や経理処理のフローを作るときの注意点

スムーズに経費処理を行うには事前準備が大切です。こちらでは、経費精算書や経費処理のフローを作成する際の注意点、ポイントを解説します。

経費精算の規定を定める

適切な経費処理には、明瞭でわかりやすいルールが不可欠です。そこで、会社が精算する費用や経費とし立替払いを認める事項を示した規定を策定し、従業員に周知しましょう。これにより、従業員はどのような費目が経費として許されるかを理解しやすくなり、不正申請や間違った経費申請を防止できます。

>> 経費処理とは？実際の処理の流れや経費として計上できる勘定科目

簡易で明確な書式の経費精算書のテンプレートを作る

経費精算業務を効率化するには、簡易で明確な書式の経費精算書のテンプレートを作成するのがおすすめです。記入箇所や無駄な項目を少なくする、必須項目には印をつけるなどの工夫をすることで、記入ミスや漏れを減らせます。

また、企業の場合、経費精算書は7年間の保管が必要なため、経費精算システムなどを導入して検索性の高い保管ができるとなお良いでしょう。

承認のフローを整備する

経費申請に関する不正や間違いを早期に発見するには、確認や承認のオペレーションを整備することも重要です。例えば、経理への申請前に各部署の承認者が経費精算書をチェックする、経費利用に関するデータを改変できない経費精算システムを導入するなどの方法が考えられます。不正申請は正しい税金・利益計算に支障をきたす問題であるため、リスク対策が欠かせません。

経費精算書の管理を効率化するシステムを導入して業務フローを最適化しよう！

本記事では、経費精算書の概要や種類、記載項目、処理の流れなどをお伝えしました。経費精算書は、業務で発生した経費の精算を行うための重要な文書です。シンプルでわかりやすいテンプレートを用意し、書類の不備を発見しやすい承認フローを整備することで、自社の経費精算業務を最適化しましょう。

経費精算における業務フローの確立・改善には、経費精算システムを導入するのがおすすめです。

「楽楽精算」の魅力①

現在、紙やExcelで経費精算書を管理している場合は、「楽楽精算」の利用をぜひご検討ください。紙やExcelでの管理には、古いテンプレートが使われたり、改変されたりするリスクがあります。「楽楽精算」であれば、常に最新のテンプレートを利用できるため安心です。クラウド型のため、管理画面を更新するだけで社員全員に即時反映されます。また、申請画面はドラッグ＆ドロップの簡単な操作で作成していただける操作性の高さも魅力です。

「楽楽精算」の魅力②

また、「楽楽精算」には経費精算書の申請や承認、保管において便利な機能が豊富に揃っています。例えば、領収書の記載内容を自動でデータ化する機能を活用すれば、専用アプリで撮影するだけで領収書の情報をシステム上に取り込めます。承認や保管作業もWEB上で行えるため、ペーパーレス化を促進でき、紙の保管や管理から解放されるでしょう。

>> 経費精算がラクになる「楽楽精算」の機能をご紹介！

「楽楽精算」の魅力③

さらに、「楽楽精算」は経費精算業務におけるミスの防止にも役立ちます。具体的には、領収書の読み取り機能によって転記作業を不要にすることで、申請の工数とミスを削減できます。そのほかには、経費精算書に領収書が添付されていないなど、社内ルールに反する経費申請に対して警告を表示し、申請ミスを減らすことも可能です。

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無料で機能や導入メリットなどを確認できる資料をご用意していますので、下記のページよりお気軽にお問い合わせください。

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また、実際に「楽楽精算」をご導入いただいたことで経費精算の業務が効率化されたお客様の声の一部をご紹介します。

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経費精算書についてのQ＆A

最後に、経費精算書に関するよくある質問にお答えいたします。経費精算書を適切に処理するには、以下のポイントを押さえておきましょう。

Q1. 経費精算書に添付書類は必要？

経費精算書を作成・提出する際は、金銭の授受を証明するために領収書などの添付書類が必要です。不正申請を防止するためにも、領収書には宛名や日付、金額などが記載されていることが望ましいとされます。

Q2. 経費精算書に添付する領収書はレシートでも良い？

経費精算書の添付書類は、レシートでも問題ありません。そのほかには、クレジットカードの利用明細や銀行の振込明細、請求書、納品書などでも代用できます。

Q3. 経費精算書の保存義務は何年間？

経費精算書と領収書などの添付書類は、大企業・中小企業を問わず7年間保存する義務があります。2022年の電子帳簿保存法改正により、電子取引で受領した領収書については電子データでの保存が義務付けられました。