中小企業が経費精算システムを導入するメリットと選ぶポイント

経費精算システムとは

経費精算システムとは、経費精算にかかわるすべての業務を効率化することのできるシステムです。

経費精算システムには以下のような特徴があります。

• 1. 交通費精算などの経費精算を効率化できる
• 2. 申請者の入力ミスや規定違反などの不正を撲滅できる
• 3. 会計ソフトや振込データ連携で、経理業務のムダも削減

まず、経費精算システムという名前のとおり、「交通費精算をはじめとするさまざまな経費精算」を効率化することができます。

例えば、「今まで紙を印刷して1枚ずつ手書きで入力し、忙しい上司に押印をもらい、それを更に経理担当者に持っていく」という作業が、経費精算システムを利用することで「交通系ICカードをカードリーダーにタッチ、その後WEB上で申請するだけで自動的に上司や経理担当者に送付される」というかんたんな作業に変化します。

また、経費精算システム上で自動的に社内の規定違反の申請を弾くことで不正を撲滅し、経理担当者がチェックする手間も削減することができたり、経費精算システム上のデータを、自社で使っている会計ソフトや給与などの振込データと連携することも可能です。

このような経費精算システムは、大企業のみならず中小企業でも導入することが可能です。この記事では、中小企業が経費精算システムを導入するメリットや、選ぶときのポイント、またおすすめの経費精算システムについてご紹介いたします。

中小企業が経費精算システムを導入するメリット

それでは、まずは中小企業が経費精算システムを導入するメリットについてご紹介いたします。

経費精算のペーパーレス化でミスも削減

経費精算システムを導入すると、すべての精算業務をWEB上で完結することができます。

現在、すべての精算業務を紙で行っているという中小企業の方もいらっしゃるかもしれませんが、実は紙の購入にかかる費用もバカにできません。

従業員が経費精算の度に大量の紙を消費し、さらにそれを管理する場所のことも考えなければならないので、経費精算に利用する紙を少しでも減らせることは中小企業にとって非常に大きなメリットと言えるでしょう。

また、全てをWEB上で完結させることで手書きで文字や金額の書き間違えがなくなったり、数値のズレを警告してくれるシステムがあったりするなど、人的要因によるミスを減らすことができます。

会計ソフトや銀行振込データと連携できる

経費精算システムではデータを入力したときに、自動的に会計仕訳が行われるような設定をすることができます。もし、今まで経費のひとつひとつを確認して仕訳作業を手作業で行っている企業があるのであれば、大幅に業務改善が可能です。

そして、その経費のデータをCSVファイルでエクスポートすることで、そのまま会計ソフトへ取り込んだり、振込用のデータ（FBデータ）を作成して利用したりすることができます。

このように経費精算システムが従業員の経費精算の情報をデータ化してくれるので、経理部門はその作業を行わずに済むことになります。

※「楽楽精算」なら、CSVファイルの形式を取り込み先の会計ソフトにあわせてカスタマイズできます。CSVファイルを利用できるほとんど全ての会計ソフトと連携が可能です。

交通系ICカードの取込機能などで交通費の申請の手間削減

経費精算システムを利用することで業務を改善できるのは経理担当者のみならず、申請を行う従業員も大きく入力や修正などの時間を削減することが可能です。

例えば交通費の申請について考えてみましょう。

従来の紙を使った申請だと、「わざわざ駅まで行って券売機で領収書を印字してきて、その中から精算に必要な分のみをマークして、ときにはその乗り降りした駅と金額を別紙に書き写して申請する」というフローが必要でした。

しかし、経費精算システムがあれば、「専用のカードリーダーにそれぞれの従業員が持っている交通系ICカードをピッとタッチする」だけで、カードに残っている電車の乗り降りと金額に関する正確な履歴が読み込まれ、そのデータを経費精算に利用することができます。つまり、従来の方法に比べて非常に簡単に精算ができるということです。

経費精算システムというと大企業などが導入するものだと思われがちですが、経費申請という従業員が本来集中すべきではない業務に多くの時間を費やしてしまい、生産性が下がってしまうと、中小企業のほうがより大きな影響を受けてしまうのではないでしょうか。

経費精算システムの導入で経費精算に費やす時間を少しでも短くして、本来の利益を生み出す業務に集中してもらえるというのは中小企業にとっては大きなメリットと言えるでしょう。

スマートフォン対応でどこでも申請/承認が可能

「営業社員が申請や承認の業務をするためだけに会社に出勤したり、戻ってきたりする」という現象が起きている、そんな中小企業では、経費精算システムの導入効果は大きくなるでしょう。

経費精算システムのなかにはスマートフォンに対応しているものがあり、いつでも、どこでも申請業務や承認業務がすることができます。

移動のスキマ時間や、アポとアポの間の待機時間に経費精算の業務ができれば、わざわざ経費精算のためだけに会社に戻る必要がありません。

また、スキマ時間に経費精算が完了していれば、会社にいるときは本来の業務に集中でき、生産性が向上するとも考えられます。スキマ時間も有効に活用し、日中は本来の業務に集中できていれば、無駄な残業が発生しないと考えることもできます。よって、中小企業にとって悩みの種である残業代も削減できますし、常に残業が多いことによる従業員の不満も解消できるかもしれません。

社内規定違反チェック機能で不正を減らせる

経費精算システムの導入によって、申請/承認のスピードがどんなにあがっても、その申請内容が社内規定に違反しているもので、差し戻しが多く発生してしまっては意味がありません。

経費精算システムは当然その部分にも対応しています。

事前に社内規定を経費精算システムに設定しておくことで、その規定に違反するものを自動でチェックし、アラートを出したり、申請できなくしたりするということが可能です。

従業員が規定違反申請を提出しようとしたときに、画面上にメッセージを出すことも可能で、そのメッセージを読んだ従業員が申請前に違反内容を修正してくれるので、差し戻し件数を減らせるでしょう。不正申請をしようとしても、申請できない状態にすることも可能なので、不正撲滅も目指すことができます。

中小企業が経費精算システムを選ぶときの選定ポイント3選

大企業のみならず、中小企業にとっても経費精算システムを導入するメリットは大きいことを解説しました。

とはいえ、経費精算システムの導入のコストや、それに見合う効果があるのかどうか、またどういう基準で選べばよいのか分からない方も多いでしょう。

この項では、中小企業が経費精算システムを選ぶ場合の基準について解説していきます。

ポイントその1：機能が充実しており、料金が適切か

中小企業が経費精算システムを導入する際に重要なのが、業務改善に必要な機能がしっかりとあるかどうかということです。

経費精算システムには大きく分けて3パターンあります。

1つは大企業向けで、高額ではありますが、大企業が使うような海外為替に対応していたり、数千名での利用が可能であるといった機能が非常に充実しているものです。

2つ目は創業間もないスタートアップ企業のような社員が数名の企業で利用するものです。このような経費精算システムは安価ではありますが、交通費精算のような必要最低限の機能だけで、一部の経費精算は対応していないこともあります。

3つ目はその中間のものです。ある程度値段を抑えつつも、機能が充実しており、バランス良く使いやすいというものです。

結論から言うと、中小企業ではバランスが良い中間のものを選定するのがおすすめです。

中小企業だと大企業向けの機能は不要であることが多く、高額な費用を支払うことが無駄になってしまうことが多い傾向にあります。また、スタートアップ向けのものだと、安価ではありますが、やや機能に物足りなさを感じるでしょう。また、人数が増えたりすると割高になってしまうことなどもあるので、機能と料金のバランスがいい中間型がおすすめです。

株式会社ラクスの「楽楽精算」はこのバランス型で、50名～数百名規模の企業には非常に良い選択といえます。比較的安価を維持しつつ、機能としては数千名以上の従業員を抱える大企業の利用にも十分なほどに備わっています。

ポイントその2：カスタマイズ性に優れているか

経費精算システムを導入するメリットとして「自動で経費を仕訳してくれる」「会計ソフトに連携できるCSVファイルをエクスポートできる」「社内規定を事前に設定し、その規定に違反するものを自動でチェックしてくれる」などがありました。

これらの機能は非常に便利ですが、事前にある程度の設定が必要です。さらにその設定は自社に合うものでなければならないので、カスタマイズが柔軟にできなければなりません。そのため、自社に合うカスタマイズが本当にできるのか、今までの社内運用と変更なく、スムーズに経費精算システムを導入できるのかという点は事前に確認しておきましょう。

ポイントその3：導入時や導入後のサポートが充実しているか

中小企業が経費精算システムの導入を決めるときには、サポートがどのくらい手厚いかを必ず確認するようにしましょう。前項で説明しましたが、経費精算システムを導入するときにカスタマイズは必須と考えていいでしょう。

サポートが手厚ければ、導入するときのカスタマイズや、導入支援などをしっかりと行ってもらえます。これにより導入のための時間も削減できますし、その後社内で使っていくうちにでてくる悩みにもきちんと対応してもらえるでしょう。

特に中小企業はもともと人手が少ない中で経費精算システム導入という新しい業務を行うことになります。そのため、サポートを手厚く行ってくれるかどうかというのは中小企業にとって非常に重要になります。メールやチャットだけの対応ではなく、電話サポートなどもあるかどうか、それは有償なのか、無償なのかをきちんと契約前に確認しましょう。

株式会社ラクスの「楽楽精算」はサポート内容についてもご満足をいただくことが多い製品となっており、導入時には企業ごとに専任の担当が電話とメールでいつでもサポートしています。

経費精算システムによっては、電話のサポートが付随しておらず、導入したものの機能を使いこなせない…という悩みを抱えてしまうことがあるため、必ずチェックしましょう。

中小企業向けの経費精算システム「楽楽精算」がおすすめ

経費精算システムを導入することは中小企業にとってメリットが多く、間接コストの削減や、従業員満足度の向上で、より業績を伸ばすことにもつながります。

そのような中小企業におすすめしたいのが、株式会社ラクスの経費精算システム「楽楽精算」です。

「楽楽精算」は、導入社数15,000社※1を超える国内累計導入社数No.1※2のクラウド型経費精算システムです。会社規模や業種を問わず、幅広い企業の経費精算を効率化します。

「楽楽精算」は従業員規模数十名の中小企業から、大企業まで対応可能なバランス型の経費精算システムで、50名～数百名規模の企業をメインターゲットとしており、中小企業には非常におすすめです。

初期費用10万円、月額費用は3万円からと比較的安価を維持しつつ、機能としては数千名以上の従業員を抱える大企業の利用にも十分なほどに備わっています。「楽楽精算」の導入実績や導入企業をご覧いただければそれがより分かるでしょう。

※1 2023年9月時点
※2 デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

経費精算システム「楽楽精算」の導入事例一覧

「楽楽精算」では、「楽楽精算」を導入した中小企業がどのような課題をもっており、どう解決したのかという事例を紹介しています。

「楽楽精算」の導入時や運用についてご満足いただいた企業事例をご紹介します。
これら以外にも従業員規模に応じた多くの導入事例がありますので、是非ご覧ください。