交通費精算にICカードを活用するには？メリットや申請への利用方法

交通費精算にICカードを活用するメリット

交通費精算でICカードを活用する場合、ICカードに記録された乗車履歴のデータを利用して申請を行います。まずは、ICカードを活用した交通費精算のメリットを担当者別にご紹介します。

申請者のメリット

申請者は、ICカードを活用することで申請作業の手間を大幅に削減できます。その理由は、ICカードの活用により正確な履歴を取得できるためです。特に、取引先への訪問や出張で外出する機会が多い営業担当者などは、経路、運賃などを一つひとつ調べるのに手間がかかります。ICカードの履歴を参照すればこれらの手間が不要となり、申請の工数を抑えられるでしょう。

承認者のメリット

申請内容を確認する現場の上長などの承認者は、提出された領収書とICカードの履歴を照合することで内容確認の正確性を向上できます。ICカードの履歴には、利用日・利用区間・事業者名などの詳細な項目が表示されます。確認作業でいちいち経路検索を行う手間が省ける上に、不正な利用がないか明確にチェックできるのがメリットです。

経理担当者のメリット

経理担当者は、交通費精算の最終的な確認のほか、払い戻しの手続きに関する処理まで担っています。これらの多数の業務をこなす必要があるため、申請時のミスや不正による差し戻しの手間を抑えられるのは大きなメリットです。ICカードの履歴を活用して差し戻しの少ない正確な申請を実現できれば、書類を再確認する無駄な手間をなくし、毎月の交通費精算をラクに終わらせることができるでしょう。

交通費精算にICカードを利用する方法

ICカードを活用した交通費精算は、「券売機で利用履歴を取得する方法」「社内にICカードリーダーを導入する方法」「交通費精算システムのICカード連携を利用する方法」で実施できます。ここでは、3つの方法の特徴を比較しながらご紹介します。

方法1 券売機で発行できる利用履歴を活用する

駅に設置されている券売機で、ICカードの履歴印字を行う方法です。経費精算の際は、券売機で印刷した利用履歴を提出します。ただし、利用履歴は印字できる件数、印字できる期間に限りがあります。そのため、一定の件数や期間を超えた分のICカードの履歴は、確認できない可能性があるのが注意点です。やや手間がかかるものの、こまめに券売機で印字するといった方法で対策するとよいでしょう。

方法2 社内にICカードリーダーを導入する

自社内にICカードリーダーを導入すれば、わざわざ券売機を利用せずに履歴の印字・確認ができます。ただし、カードリーダーの導入には一定のコストがかかります。また、会社に出社しなければ印字や確認ができないというデメリットにも留意しておきましょう。

方法3 ICカード連携が可能な交通費精算システムを導入する

ICカードと連携可能な経費精算システムを導入する方法です。連携方法はシステムによって異なりますが、ICカードをカードリーダー端末にかざすことで履歴を読み取るものやスマホなどを通してオンライン上で履歴を確認できるものがあります。読み取ったデータはそのままシステムに取り込めるので、申請者はラクに経費精算書を作成することが可能です。また、交通費の金額が自動計算されるシステムであれば、目視による料金の確認作業の負担も減らせるでしょう。システム導入によりペーパーレス化を実現し、交通費精算の業務負担を大幅に軽減できるのが魅力です。

ICカード連携が可能な交通費精算システムの導入が特におすすめ

先ほどご紹介したICカードを活用した交通費精算の方法のなかでも、業務効率化に効果的なのは交通費精算システムを導入する方法です。システムのICカード連携なら、ミスなく効率的な交通費精算を実現できます。最後に、交通費精算システムの導入メリットをご紹介します。

申請の手間を減らせる

交通費精算システムのICカード読み取り機能を使えば、利用データから経費精算書を自動作成できます。正確な交通費申請を簡単に実現できるようになると、申請者の負担が軽減され、コア業務に集中しやすい環境を整えられます。

申請ミスを減らせる

ICカードから読み取ったデータを申請書類に自動転記する仕組みがあると、入力ミスや計算ミスを大幅に減らせます。手入力の場合はヒューマンエラーをゼロにするのは非常に難しいものの、自動化すればその分だけ人的ミスが発生するリスクを抑えられます。

確認・承認の負担を減らせる

ICカード読み取り機能の活用により申請ミスの件数が減れば、確認・承認を担う上長や経理担当者の業務負担を減らせます。その理由は、差し戻しが少なくなることで、再確認の無駄な工数がなくなるためです。申請者に限らず、承認者や経理部門にも大きなメリットがもたらされます。

不正経費の発生を防止できる

交通費精算システムとICカードが自動連携する仕組みなら、実際に使用された金額のみが正確に申請されるため、不正申告の防止につながります。システムによっては定期券を登録することで、定期区間の控除金額を自動計算できます。交通費の過払いを未然に防げるのが手入力との大きな違いです。

交通費精算の効率化は専用システムのICカード連携がおすすめ！

ここまで、交通費精算でICカードを活用する方法を解説しました。ICカードに記録された履歴を使えば、正確かつ効率的な交通費精算を実現できます。その際、券売機で履歴印字を行う方法と、専用システムのICカード連携機能を使う方法がありますが、業務効率化に効果的なのは後者です。

交通費精算システムの機能を活用すれば、申請者・承認者・経理担当者それぞれにメリットがもたらされます。システムの導入を検討中であれば、ICカード連携機能を搭載したシステムのなかでも、クラウド型経費精算システムの「楽楽精算」がおすすめです。「楽楽精算」なら、ICカード連携機能による交通費精算の自動化のほかに、こんな課題も解決できます。

課題1「一人ひとりの定期区間控除の計算が面倒…」

あらかじめ従業員の定期区間を登録しておくことで、控除金額を自動計算する機能を搭載しています。利用ルートと定期区間を照合する作業が不要となり、申請時の不正を防止します。

課題2「申請内容と乗り換えの最適ルートを突き合わせるのが面倒…」

乗換案内ソフトを内蔵しているので、「楽楽精算」のシステム上で最適なルートをスムーズにチェックできます。いちいち手作業で運賃を検索したり、計算したりする必要がありません。

「楽楽精算」には、ICカード連携以外にも便利な機能が豊富に搭載されています。機能について詳しくは無料の資料でご案内しているため、以下のページからお気軽にお申し込みください。

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