交通費精算を効率化するには？業務改善でおすすめの方法とは

交通費精算の業務を効率化したい企業は多い

交通費は、社員が訪問先まで移動したり、遠方へ出張したりする際に発生します。立て替えた電車代・バス代・タクシー代などを精算するには、経費申請の手続きを行って上司や経理担当者からの承認を得なければなりません。確認作業や支払いなどの経理処理を担う経理部門では、ミスなくスムーズに手続きをこなす必要があります。

交通費精算は、業務上で交通費が発生する“全ての社員”に対して行われるので、業務量が膨大かつ煩雑になりがちです。その上、会社のお金に関わる業務であるためミスは許されません。このような事情から、経理担当者の業務負担が増加しやすいため、業務効率化が課題となっているのです。

例えば、以下のような課題が挙げられます。

【よくある交通費精算の課題】

手入力した数字や、一人ひとりの定期区間の確認といった細々とした業務は手間がかかり、ミスが発生しやすいです。

経費精算は各事業部で毎月一定の労力が必ずかかります。効率化を実現すれば企業全体の生産性向上が期待できるでしょう。

交通費精算を効率化する方法

続いて、交通費精算を効率化する方法をいくつかご紹介します。正確かつ効率的な手続きを実現するために、以下の解決策を検討してはいかがでしょうか。

オペレーションを簡易化する

現状の交通費精算の申請フローが複雑な場合は、余計な手間がかかってしまうだけでなく、その分人的ミスが発生しやすくなります。業務フローを見直して整理するとともに、不要なプロセスがある場合は簡略化を検討するとよいでしょう。例えば、「印鑑の押印を廃止する」「申請書類の入力項目を減らす」といった対策で負担軽減が期待できます。

社内教育を定期的に行う

社内に交通費精算のルールが十分に浸透していないと、社員が不備のある申請を繰り返し、上長や経理担当者のチェックの手間が増加するリスクがあります。承認作業の負担を軽減するためにも、定期的に社員研修を実施して交通費精算のルールを周知しましょう。認識不足が原因で発生する申請ミスが減ると、差し戻しによって生じる再チェックなどの無駄な手間を削減できます。

ペーパーレス化を進める

紙の交通費精算書や領収書（レシート）を使って申請手続きを行っている場合、書類の電子化を行うのがおすすめです。紙の書類は管理に多くの手間がかかり、かつ保管スペースが必要となります。電子化すればこれらのコスト削減につながるほか、時間や場所を問わず申請をあげられたり、オンライン上で承認作業を実施できたりと業務の利便性が高まります。

自動化に取り組む

前述した電子化に留まらず、専用システムの機能を活用して交通費精算の申請手続きを自動化することも重要です。具体的には、「帳票データから申請書類を自動作成する」「経路検索や定期区間の控除を自動で行う」といった機能がシステムには内蔵されています。

自動化によって入力ミスや記入漏れをなくし、規定違反を未然に防げるようになるでしょう。これにより、承認やチェックも楽になるはずです。

交通費精算を効率化する際は交通費精算システムの導入がおすすめ

交通費精算の業務負担を大幅に削減するなら、専用の機能が搭載された「交通費精算システム」を活用するとよいでしょう。最後に、システム導入のメリットや、自社に適したシステムの選び方を解説します。

交通費精算システムとは？

交通費精算システムとは、交通費精算書の作成から承認作業までのあらゆる業務を電子化・自動化できる便利なシステムです。交通費精算を効率化する重要なカギである「電子化」と「自動化」をまとめて推進できるというメリットがあります。

交通費精算システムには、申請手続きを簡単にするさまざまな機能が搭載されています。

機能例1）運賃の自動計算

乗換案内が内蔵されており、公共交通機関の運賃を自動計算します。いちいち最適なルートを調べる手間がかかりません。

機能例2）定期区間自動控除

社員の定期区間を事前に登録することで、定期区間を自動で控除します。不正を防止し、確認作業を削減できます。

機能例3）規定違反チェック

社内規定に違反した申請を自動で探知し、アラートをあげる機能です。不備のある申請はブロックされるため、差し戻しの数を減らせます。不正申請も防げるため、内部統制の強化にもつながります。

このように交通費精算システムを導入すると、経理担当者はもちろん、申請者や承認者の月々の業務を大幅に効率化できるのです。

交通費精算システムを選ぶときのポイント

交通費精算システムを選ぶときは、以下の3つのようなポイントで比較検討することが大切です。

• カスタマイズ性が高いか？
• 機能のスペックが自社に適しているか？
• 導入サポートが充実しているか？

カスタマイズ性が高いシステムを導入すれば、自社のワークフローに合わせて入力項目や承認の流れを調整できます。現状の業務を大きく変えることなく導入できるので、現場に定着しやすいのが魅力です。

また、一般的に高度な機能が搭載されたシステムほど初期費用や月額費用が高額になる傾向にあります。費用対効果を考慮して、自社に必要な機能を網羅していてかつオーバースペックにならない、コストパフォーマンスの高いシステムを選びましょう。

さらに、システムの導入前後は現場の仕事の手順が変わり、定着するまで一時的な負担が生じます。そのため導入から運用までサポートが手厚いサービスを選ぶと安心です。導入準備の段階で自社に適した設定や運用方法の提案を受けられるか、運用後も問い合わせをして日々の業務で生じた疑問を解消できるか、事前に確認しておきましょう。

交通費精算は専用システムで効率化して課題を解消しましょう！

ここまで、交通費精算を効率化するヒントや、システム導入のポイントをお伝えしました。毎月の交通費精算の業務負担でお悩みなら、オペレーションの簡易化や社員教育の徹底によって、負担軽減とミス削減を実現できる可能性があります。さらに、近年は交通費精算の電子化と自動化を目的として、システムを活用する企業が多くなっています。なかでもクラウド型経費精算システム「楽楽精算」は、課題解決に役立つ機能が搭載されているためおすすめです。

「楽楽精算」なら、交通費精算を電子化・自動化できるのはもちろん、経理担当者の負担を軽減する便利な機能が充実しています。例えば規定違反や二重申請を自動チェックする機能により、不正な申請を自動でブロックすることが可能です。また、カスタマイズ性が高いので、従来の交通費精算書のフォーマットをそのまま使用していただけます。導入から運用まで手厚いサポートも提供しているため、初めてのシステム導入でも安心です。

「楽楽精算」の特徴や導入メリットについて、詳しくは無料の資料でご案内しています。交通費精算の効率化を実現するために、ぜひご覧ください。

>> 「楽楽精算」資料請求・お問合せフォームはこちらへ