電子帳簿保存法への対応とペーパーレス化を実現した事例

これまでの経費精算システムでは法対応ができないという課題があった

導入検討のきっかけと、ご導入前の課題、また導入後にその課題がどのように解決されたのかお伺いできますでしょうか。

経費精算システムは既に別のシステムを導入していました。ただ電子帳簿保存法への対応が必要になり、これまでの経費精算システムでは対応ができないという課題がありました。そのため経理部が中心になって新たな経費精算システムの導入を検討開始したのがきっかけです。

「楽楽精算」を導入したことで電子帳簿保存法にも対応できましたし、同時に経費申請をペーパーレス化することもできました。その結果、領収書ありの申請については申請から承認までの時間短縮、社内メール便の投函・開封作業の廃止により、作業時間の短縮につながりました。加えて、領収書などの原本を保管するためのスペースがオフィスから離れた場所の倉庫にあり、探す手間や取りに行く手間がありましたが、今後はこの手間がなくなり楽になると想定しています。

「楽楽精算」はスマートフォンがあればどこでも申請や承認ができる

「楽楽精算」で特に役立っている機能を教えていただけますでしょうか。

交通費精算の乗換案内機能が役立っています。今までは乗換案内で運賃を調べてシステムに手入力していましたが、「楽楽精算」では利用した駅や経路を選択するだけで運賃が自動反映されるので便利です。

また、スマートフォンで領収書の読取をすると自動で金額が入り、一つの伝票に複数明細があった場合に合計が自動計算されるのは便利です。今までの紙運用では、十数枚の駐車場の領収書を電卓をたたいて検算をしていましたので、この集計部分が楽になりました。
加えて、「楽楽精算」はスマートフォンがあればどこでも申請や承認ができるので、外出先でも移動時間を有効に利用できます。以前は経費精算を溜めてしまい、金額をその都度調べて精算する者も多くいましたので、経費精算業務全体の効率化につながっています。

必要な機能をすべて網羅していて、料金が定額かつ低価格

数ある交通費・経費精算ソフトの中で、「楽楽精算」をお選びいただけたポイントを教えていただけますでしょうか。

グループ子会社での「楽楽精算」導入実績があり、その子会社に「楽楽精算」のことを聞くと機能だけではなく、導入時のサポート面でも評価が高かったことがポイントでした。経費精算業務で必要な機能を網羅していて、料金が定額かつ比較的低価格というのもメリットでした。

加えて、経費精算システムの運営会社も選考ポイントの一つでした。特に電子帳簿保存法では長い保存期間が必要なので、経費精算システムは長く使うことが前提になります。そのため運営会社もしっかりとシステムやサービスを継続できることが重要になります。その点では「楽楽精算」を運営しているラクスさんは東証プライム市場に上場されている企業ですし、財務状況まで確認して安心感があったのは大きいです。

サポート面や運用定着に不安のある企業には「楽楽精算」はおすすめ

「楽楽精算」をご利用になってみて、どのような企業におすすめできますか？
まだシステム導入をしていない他社の経理担当者に向けて、アドバイスをいただけますか。

紙やエクセルでの経費精算をされている企業や、ペーパーレス化をしていない企業は大きな効率化になると思います。また、「楽楽精算」導入時は専任でサポート対応をしていただき、一つ一つスムーズに解決しながら進めることができました。加えて、サクセスナビというサポートサイトもあり、運用開始後も課題解決に利用できます。「楽楽精算」は簡単にカスタマイズができるので、細かな設定も業者やシステム部を通すことなく自部署で対応できます。このような部分を鑑みると、経費精算システム導入前後のサポート面や運用定着に不安のある企業には「楽楽精算」はおすすめできます。