経費精算システムではどのような種類の経費を扱えますか？

経費精算アプリとは？

まず、経費精算アプリについてご紹介します。経費精算アプリとは「経費や交通費についての申請、承認作業ができ、それをスマートフォンで一元管理できるアプリ」です。経費の中では申請の頻度が高めの交通費精算をはじめとし、交際費などの諸経費の精算をアプリ上で行うことが可能です。

従来の経費精算といえば紙による手作業か、Excelに入力してそれを印刷するというものが主流でした。そのため、申請も承認も会社にいる間しかできず、その管理も大量の紙によって行われるので、管理スペースやコストが大きなものになってしまうという問題がありました。

インターネット環境があればどこからでも経費精算を行うことができるクラウド型の経費精算システムを導入すれば、スマートフォンアプリを使って、自宅などから経費精算を行うことが可能です。

さらに条件を満たせば、クラウド型の経費精算システムを使うことで、領収書や請求書などをデータ化して保存できるため、従来よりも手軽に管理、運用が可能になります。

経費精算をアプリで行うメリット

経費精算といえば、先述したように紙で行ったり、あるいは職場のパソコンで行うものというイメージがある人も多いのではないでしょうか。

「現状困っていないし、会社でやれば良い」と思っている方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、普及し始めているテレワークがなかなか導入できない大きな要因となっているのがこの紙による経費精算です。「たまに会社に行けば良いのでは？それくらいは問題ない」と思っている方もいらっしゃるかもしれませんが、経理担当者などのバックオフィス業務者はそうもいきません。これらの申請を処理するために頻繁に出勤せざるを得ない状況になっている人も多くいます。

この記事では、これらの問題の解決方法になりうる、経費精算をアプリで行うメリットについて解説します。

テレワーク中や外出中のスキマ時間などに経費精算/承認が行える

経費精算をアプリで行うことができると、自宅から経費精算や承認を行うことが可能になるため、テレワークを大きく推進することができます。これは申請者にとって出社しなくてもよくなるため大きなメリットですが、経費処理をするバックオフィス業務を行う経理の人にとってのメリットはより大きいです。たとえば、領収書を回収するためだけに出社する手間などを大きく削減することが出来るほか、自宅からでも経費処理を行うことができるため、テレワークの推進に役立ちます。

もちろん、テレワークが難しいという業種の方もいらっしゃるでしょう。そのような業種の方のなかには、営業活動やその他業務による移動時間、特にやることもなくスマートフォンを触る…そんな方も多いのではないでしょうか。

スマートフォンアプリで経費精算ができると、移動時間にも業務を行うことができます。。スマートフォンアプリに内容を入力するだけで経費申請が完了します。
また、経費精算をするためだけに帰社して作業をしたという経験をお持ちの方もいるのではないでしょうか。スマートフォンアプリで経費精算ができると、このようなことが一切なくなります。

申請作業だけでなく上司や経理担当の方の承認作業もスキマ時間で行うことが可能です。上司の帰社をまって、申請書に押印してもらう必要なども一切なくなり、経費精算そのものにかけていた時間を大きく減らすことができます。

領収書の読取り機能(OCR)で内訳を自動入力できる

アプリを導入している経費精算システムの多くは、スマートフォンのカメラによる領収書の読取り機能を導入しています。

アプリを使用してカメラで領収書を読み取ると、取引先の名称や日付はいつか、などの情報を自動的に入力してくれます。自分でいちから入力する必要がなくなり、自動で読み込まれた内容に間違いないかどうかをチェックするだけで申請作業が済むため、入力の手間を大きく削減することが可能です。

また、承認者にとっても、領収書の画像データをもとに照合できるため、作業効率をあげることができます。

アプリで交通系ICカードの取込ができる

同様に、アプリによっては交通系ICカードの取込をすることが可能です。

対応するスマートフォンを利用する必要がありますが、移動に使用している交通系ICカードをかざすだけで、履歴を自動的に取り込むことができます。

同じ交通系ICカードをプライベートで使用している場合でも、仕事による移動のみをピックすることができるので、混同してしまうこともありません。

業務の効率化と生産性の向上

スキマ時間を活用して経費精算を行うことで、様々な業務効率化が果たされます。

コア業務ではない経費管理をスキマ時間で完了させてしまえば、会社にいる間は本来その人が取り組むべき業務に時間を投下できます。営業担当であれば営業活動に、エンジニアであれば開発や保守運用の改善に時間を使うことができます。また、申請～承認手続きが遅滞なく進むため、経理担当者もスムーズに精算処理に当たることができ、経営にかかわる数字の分析など本来業務に専念しやすい環境が整います。このように様々な社員が今まで経費管理の時間に使用していた時間をコア業務に回すことで、無駄がなくなり生産性の向上が見込めます。

本来取り組むべき「利益を生み出す業務」に社員が集中することで、会社の業績をあげることにさらにフォーカスすることができます。アプリによる申請ができるようになることで会社にとっても非常に大きなメリットがあることがわかります。

経費精算アプリを選ぶときの注意点

経費精算ができるアプリを選ぶときには、いくつか注意するべき点があるのでご紹介します。

セキュリティに注意する（特に無料アプリ）

経費精算アプリを使用する場合には、セキュリティがしっかりしているかどうかを注意しましょう。アプリ内にのみ情報を保存するようなアプリで、個人利用であればそこまで気にしなくてもいいかもしれませんが、法人で利用するようなクラウド型の経費精算システムの場合は、しっかりとした運営元かどうかを確認するようにしましょう。

特に無料や無料に近いアプリの場合は、セキュリティの保持にコストをかけられないため、懸念が大きくなります。

領収書やICカード読取り機能などの各種機能があるかをチェック

経費精算アプリといっても、全てが先述したような機能をもっているとは限りません。

これらの機能がない場合は、アプリで経費精算を行えるメリットがそこまでなくなってしまうため、注意しましょう。

「楽楽精算」では、領収書のカメラ読取り機能をはじめとし、ICカードの読取り機能など、いつでもどこでも経費申請、経費清算ができるような機能が充実しています。

経費精算をアプリでするなら「楽楽精算」がおすすめ

経費精算をアプリで行いたいのであれば、導入社数15,000社※を超える経費精算システム「楽楽精算」がおすすめです。「楽楽精算」はクラウド型と呼ばれる経費精算システムで、インターネット環境があれば、どこでも経費申請、経費処理を行うことが可能です。会社のパソコンだけでなく、スマートフォンアプリやノートパソコンでも情報の共有ができるため、内容を打ち直したりする必要はありません。

アプリで経費精算を行うために必要な機能はもちろん、様々な機能を兼ね備えています。

※2023年9月時点

経費精算アプリには必須のOCR機能も搭載

先述したように、スマートフォンのカメラを利用して、領収書やレシートの内訳を自動入力してくれるOCR機能は非常に便利かつ、必須級の機能です。

OCRとは手書きや文字で印刷されたものをカメラで読み取り、その内容を文字に起こしてくれる機能です。この機能は経費申請にかかる時間を大幅に削減することができ、また基本的に自動で内容が入力されるため入力ミスが少なくなります。

時短という面のみならず、ミスが減ることによる差し戻しの減少は大きく業務効率化に貢献することでしょう。

領収書の電子保存にも対応

「楽楽精算」は経費精算アプリに必要な要素だけでなく、様々な機能に対応しています。そのひとつが経費/交通費の領収書管理を電子化できる機能です。

電子帳簿保存法という法令が施行されたことで、領収書を電子データで保存することが可能になりました。この法律に対応することで、いくつかの条件を満たすことで、領収書をデータ保存することで、領収書の原本を破棄してもよいということになっています。

2021年8月現在、「楽楽精算」は国税庁公認のJIIMAによる第三者認証（電子帳簿保存法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度）※を受けているので、電子帳簿保存法に対応して、経費管理をデータで完了したいという企業様のご要望にお応えできる製品となっております。

※https://www.jiima.or.jp/activity/certification/denchouhou/software_list/
「電子帳簿保存法スキャナ保存ソフト法的要件認証製品一覧」JIIMA公式サイトより引用

電子帳簿法は現在、多くの企業が対応の意欲を示しているなど、この分野で注目されている法律ですので、もし経費精算アプリを導入するのであれば、必ずチェックしておくべきでしょう。

電子帳簿保存法についての詳細は以下の記事より確認してください。

まとめ

経費精算や交通費清算をアプリで行うことで多くのメリットがあります。アプリならいつでもどこでも経費/交通費申請、承認が行えるなど、それが業務効率化につながります。

ペーパーレス化によって業務効率化を果たしている企業も多くなっている現在、経費精算システムを利用して、業務の無駄を削減しましょう。

おすすめはクラウド型の経費精算システム「楽楽精算」です。様々な機能を搭載しながら、クラウド型のメリットを活かした料金設定と機能追加など、さまざまなメリットがあります。

「楽楽精算」について詳しく知りたい人は以下のページを参考にしてください。