どこまで経費？出張中に使った費用、何が経費と認められるのか

〇出張先で認められる経費はどこまで？

結論から言うと、何を経費と認めるかを厳密に規定した法律はありませんので、各会社でのルール・規定に準じることになります。
各会社の判断となるため、一概には言えないところも多いですが、出張で発生する費用について、種類ごとによくあるケースをご紹介していきます。

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出張に関わる交通費は基本的にすべて経費となります。
出張時には新幹線や飛行機、レンタカーなど普段は利用しない交通手段を使うことが多いかと思いますが、それが合理的な手段であれば、もちろん経費として精算できます。
しかしながら、特別な理由がないにもかかわらずタクシーなどを利用する、飛行機で行くべきところを新幹線で移動する、など、合理的でないと判断する場合には経費としては認められないケースもあります。このあたりの基準は事前に会社に確認した方がいいでしょう。

食事代

食事代は、出張に行かなくても仕事でなくてもかかる費用ですので、出張経費としては認められないのが一般的です。当たり前のことですが、自分の食事代は自分で負担することになります。
しかしながら、出張先で取引先との会食により発生した食事代は、接待交際費として経費扱いとするケースが多いです。また、打ち合わせを交えた食事で1人当たり5,000円以下の飲食費で書類の保存要件を満たしているものは会議費となります。
同じ食事でも仕事が関わるかどうかで、経費と認められるかが変わってきます。

宿泊費

泊まりでの出張の際に発生する宿泊費ももちろん経費として認められます。
注意が必要なのは、「宿泊費の金額」と「食事の有無」です。
宿泊費に関しては基本的に上限額が各会社によって決められていますので、それを超える宿泊費は当然経費と認められず、自己負担となってしまいます。宿泊費を一律で支給し、その中で社員にやりくりしてもらうというケースもあるようです。また、出張先までの距離や役職によって上限額が変わる会社も多いです。必ず会社の規定を確認してから、宿泊先を予約するようにしましょう。

また、宿泊先によっては、朝食付きプランなどで食事がつくケースもあります。
前段の食事代でも触れましたが、仕事に関わりのない食事代は出張経費として認めないケースが多いです。会社によって差があるかと思いますが、宿泊費と食事代の領収書を分けてもらう必要があったり、食事つきプランの予約を認めないなど、厳密に運用している会社もあるようです。
どこまでを会社が負担してくれるのかを確認した上で、宿泊先を予約した方がいいでしょう。

日当（出張手当）

日当（出張手当）は出張に行く社員のための慰労のために支給されます。
多くの会社では、出張はみなし勤務となり、残業代がつきません。しかしながら出張中は、移動や会食などで早くから遅くまで拘束されますので社員への負担が大きいものです。出張する社員を労い、モチベーションにつなげてもらうためにあるのが日当（出張手当）なのです。

この日当ですが、「出張旅費規定」が整備されており、同業種、同規模の会社と比べて妥当な金額である場合に、経費として認められます。「出張旅費規定」が整備されていない場合、不当に金額が高額である場合は、経費でなく給与扱いとなります。

日当が経費となると
・日当を支払う会社側は、消費税・法人税の節税になる
・日当を受け取る社員は、所得税と住民税の課税がされない
というように、払う側も受け取る側も両者にメリットがありますので、「出張旅費規定」を整備し、適切な金額を設定することで、日当を経費として扱うようにすることをおすすめします。

〇出張経費の申請・精算は苦労がたくさん・・・

このように様々な費用が発生する出張ですので出張回数が多い会社では出張経費の申請・精算業務も一苦労かと思います。そんな経費精算を効率化したい方には、クラウド型経費精算システム「楽楽精算」の導入がおすすめです。

「楽楽精算」では交通費、出張旅費など様々な経費の精算を助ける機能が豊富に搭載されています。
例えば、出張経費の精算では、たくさんの領収書を処理することになりますが、「楽楽精算」のスマートフォンアプリで領収書を撮影すると金額などの情報を自動で読み取ってくれるので、Excelなどで出張精算書を作成するのに比べて手入力を削減することができます。
また、申請内容が事前に設定したルールに違反している場合に自動で警告を出す規定違反チェック機能もあり、宿泊費の上限を超えている際にアラートを出すなどの運用が可能です。これにより差し戻しや従業員からの問い合わせを減らすことができるでしょう。

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