旅費出張精算における実費精算、仮払精算、各種手当の違いとメリット・デメリット

実費精算と仮払精算と各種手当ての違い

旅費出張精算における「実費精算」とは、原則として従業員が提出した領収書を元に精算することです。たとえば、出張において必要な新幹線のチケットが15,000円だったとき、従業員の一時負担でそのチケットを購入し、後日その領収書を会社に提出し、その15､000円の支払いを受けるとき、これを実費精算といいます。なお、この従業員の一時的な負担金のことを「立替金」といいます。

このように実費精算においては、従業員が提出した領収書をもとに経費精算を行うため、会社側はかかった正確な費用を後から支給するだけで大丈夫なので、1回の精算だけで完了するメリットがあります。

一方で「仮払精算」とは、たとえば、出張などにかかる新幹線代やホテル代などの費用を相場などから15,000円と見繕い、予めその概算金額である15,000円を従業員に渡しておき、出張から帰ったときに実際に掛かった金額と仮払金の差額を追加支給/返金します。

この例だと実際にかかったのが16,000円であれば1,000円を追加で支給し、逆に14,000円であれば1,000円を回収します。

このように仮払いによる精算は、実費精算とは異なり従業員は支給されたお金でチケット代やホテル代を支払うため、従業員の一時負担が発生しないというメリットがあります。

一方で、会社側は最初に一定額を支給している都合上、実際にかかった費用の差分を調整する必要があるため、場合によっては処理が煩雑になってしまうデメリットがあります。

また、もうひとつの方法として「各種手当」を支給するというものもあります。
たとえば、「出張手当」として一律の金額を支給し、ホテル代はその中で従業員にやりくりしてもらうという支給方法もあります。

実費精算のメリット、デメリット

実費精算のメリットとしては、一度で正確な金額で旅費出張精算を行うことができることがあげられます。事前に分からないようなタクシーなどの交通費、交際費などが多く含まれている場合は、事前にどれくらいの金額かを把握することが難しく、手間になるため、実費精算のほうが経理部門の負担が減る場合があります。

一方で、出張の費用が合計50,000円かかってしまった場合などの高額になってしまう場合、実際にその金額が振り込まれるまで一時的にとはいえ、50,000円が従業員個人の負担となってしまうことがデメリットとしてあげられます。

仮払精算のメリット、デメリット

仮払精算のメリットとしてはまず、従業員が金銭的な負担をする必要がほとんどなくなることが挙げられます。また、新幹線や飛行機、ホテルなどを経理側で手配しているような場合においては、事前に金額が確定しているため、予め仮払いをしておいたほうが業務的に楽になることもあります。

仮払精算のデメリットとしては、従業員側が現金を常に自分の財布と持ち分けて持ち運ばねばならず、都度残金と使用金額が一致しているかの確認をしなければならなかったり、小口現金を扱うことが多いため、その管理が経理側で大変になる場合もあるようです。

また、先述したように新幹線代や飛行機代などの事前に把握しやすいものであれば、金額を設定しやすい一方で、タクシー代や交際費などの金額の上下を読みづらいものが多い場合は、差額が大きくなってしまうなどの処理が面倒になるというデメリットなどもあります。

各種手当(出張費手当)のメリットとデメリット

実費精算や仮払いと異なる支給方法として、出張手当などの一律した金額を支給するという方法もあります。たとえば、ホテル代込みで出張手当として10,000円と設定しておき、その中で従業員にホテルを選んでもらい、差額は支給とし、超過した場合は支給しないという方式です。

メリットとしては、経理側で正確な金額を把握する必要がないため、チェックなどの手間が大幅に削減でき、従業員によっては安いホテルに泊まることで差額を支給してもらえることを喜ぶ人もいるでしょう。

一方でデメリットとしては、上記の例でホテル代が10,000円で収まらない場合、従業員は手出しでホテルに泊まったり、環境が悪い宿泊施設を利用しなければならないことになります。このようなケースでは、従業員の不満につながる可能性があります。また、実際の相場よりも高い金額に設定しすぎた場合は、会社は不要な金額を支払っていることになるため、不必要な支出が発生してしまう可能性があります。

旅費出張精算のおすすめは「仮払い」

実費精算や各種手当の支給、仮払いなどのいろいろな方法がありますが、おすすめの精算方法は「仮払い」です。

従業員の金銭的な負担を少なくすることでモチベーションの上昇につなげるほか、経理担当も、もともと分かっている金額については事前に把握、チェックすることができ、万が一オーバーすることがあっても実費精算で対応できるなど、柔軟性が高いことが理由です。

面倒な仮払金の管理をするなら「楽楽精算」

このように仮払精算を活用すれば、基本的には出張の際に従業員が立て替える必要がないためとても便利です。ただし、仮払精算はあくまで出張から戻った後に精算が必要になりますので注意が必要です。戻り次第、すぐに領収書を提出させて精算するよう心がけましょう。

また、旅費出張精算システム「楽楽精算」を導入すれば、仮払精算のための事前申請と出張後の精算の差分チェックが簡単にできたり、日当や宿泊手当などの計算・支払いもスムーズにミスなく行うことができます。仮払金額の管理はもちろん、複雑な日当、宿泊手当をシステムに事前に設定することでその計算も自動でシステムが対応します。詳細な機能については以下ページでご説明しております。

また、仮払いと領収書での精算だと不正の発生が懸念される場合にはコーポレートカードでの決済を利用することもおすすめです。「楽楽精算」は、コーポレートカード・法人カードとも連携可能なので、カード明細を取り込んで精算することができます。コーポレートカードで仮払いの手間をなくし、経費精算をスムーズにすることができます。是非こちらもご検討ください。