交通費を計算する際の注意点は？交通手段ごとに解説

公共交通機関の交通費計算

電車運賃を計算する場合に、気にかけるべき点は大きく2点です。

①通勤定期区間との重複

通勤費を支給していれば、業務の中で発生した移動区間と通勤定期区間が重複する際には、精算の必要はありません。当然ながら、定期区間内の移動には交通費は別途発生しませんので、重複区間の運賃も精算すれば会社としては無駄な経費となってしまいます。
定期区間の交通費が控除されているかの確認は、やや骨の折れる業務かと思いますが、必ず重複区間分を控除して交通費を計算しましょう。

②交通系ICカード利用時と切符購入時の金額の違い

交通系ICカードの運賃は1円単位ですが、紙の切符では、券売機が1円、5円硬貨に対応していないため、10円単位での価格設定となっています。
また、切符での運賃はエリア・区間によって、1円の位を四捨五入するケースと切り上げるケースがあり、計算方法が煩雑で、交通系ICカードと切符のどちらが得かと一概に言えない状況があります。

支払いの手段によって運賃に差が生まれたため、これまでは区間のみで交通費が計算できていたものが、交通手段も含めて把握しないと正確な交通費計算ができなくなっています。
この状況から、利用すべき支払い手段と精算時の金額を規定で統一し、交通系ICカードでの運賃と切符での運賃が交通費の計算時に混在しないように対応するのがいいかと思います。電車での移動が多いか少ないかなど考慮し、会社ごとにルールを定めましょう。

車移動の交通費計算

特に地方では車を運転しての移動が多いのではないでしょうか。
車での交通費計算に関しても考慮する点を見ていきましょう。

①社有車か、自家用車か

社有車を公私混同せずに利用している場合は、ガソリン代などは領収書の金額で全額実費精算して問題ないケースが多いですが、自家用車の場合は、業務上発生した移動かの判断が困難なため、実費精算では不公平感が出てしまうかと思います。

この場合、走行距離からガソリン代を計算して精算することが多いです。
1kmあたりの費用を規定して、業務上発生した移動距離に応じて交通費を計算します。
車種によって燃費の違いはあるかと思いますが、そこまで考慮していては精算に時間がかかりすぎますし、車種を選択した本人の責でもありますので、距離当たりの支給金額は統一で計算して問題ないかと思います。

②有料道路の利用

会社によっては遠方へ車で移動するケースもあるかと思います。この際に、高速道路等の有料道路を利用するかしないかの判断が生じます。
出張規定で規定される出張には当たらないものの、長距離の移動が発生する場合は、交通費規定で、〇km以上の車移動の際には有料道路の利用を許可するというルールを盛り込んだ方が、明確化され、いいかと思います。

以上のことに注意し、効率的に業務が進められ、公平で正確な交通費の計算ができるよう、方法と金額を明確にしてルール整備を行いましょう。

また、ルールを定めても浸透せず運用がままならない、差し戻しがなくならないというケースもあるかと思います。経費精算システム「楽楽精算」では、規定違反チェック機能を搭載しておりますので、規定の順守と違反による差し戻しの削減が可能です。

さらに交通系ICカードの履歴取り込みや定期区間の控除など、電車運賃の計算を省き、効率化する機能もあります。詳しく知りたい方は↓からお問合せください。