経費精算はクラウドの時代！おさえておきたい選定基準も徹底解説！

経費精算をクラウドで行うとはどういうことか

経費精算のサービスとして、クラウドとオンプレミスがあります。クラウドとはインターネット上でサービスを利用することで、自社で設備やソフトウェアを保有することなくそのサービスを利用することができます。オンプレミスとは、自社でサーバー設備やソフトウェアを保有して、運用保守管理をその中で行うことを指します。

クラウド型のメリットとしてインターネットがつながる環境であればいつでもどこでもそのサービスを利用することができるということがあげられるでしょう。オンプレミスだと社内ネットワーク上にしか存在しないことで社外の人から見られないため、一定の安全性は担保されますが、結局会社でしかそのサービスを利用できないので、クラウド型よりも利用しにくいというデメリットがあります。

なぜ世の中でクラウドによる経費精算が進んでいるのか

経費精算のクラウド化が進んでいる理由として、申請/承認時のデメリットが従来の紙や手作業での経費精算に比べ、非常に小さくできるからということがあります。紙や手作業での経費精算には「申請/承認する経費申請の数が多すぎて、申請用紙が膨大になる」「専用の申請書が必要なので会社でないと申請/承認ができない」「手作業が多いので申請内容に誤りが多い」などの問題がありました。しかし、経費精算をクラウド化することによりこれらのデメリットが解消されます。

知らなきゃ損！クラウドの経費精算でできること

では、経費精算をクラウド化するとどのようなことができて、従来の紙や手作業でのデメリットが解消されるのでしょうか。

WEBで申請/承認が可能なので、膨大な量の紙が不要になる。

経費精算をクラウド化すれば、経費に関する申請/承認をWEB上で行うことができるようになります。今までこれが全て紙で行われていたので、膨大な量の紙が必要でしたが、それらは当然不要になり、紙代、印刷費などのコストも削減することができます。

インターネットがつながる場所ならいつでもどこでも申請/承認作業が可能

今までの経費精算業務といえば会社で行うものと考えられていました。それは会社ごとに経費精算用の書類があり、その用紙が会社にしかなかったためです。しかし、経費精算をクラウド化することにより、インターネットがつながればいつでもどこでも経費精算を行うことができるようになり、営業の間のスキマ時間や、出社や帰宅の電車の時間で経費精算ができるので、会社にいる間は本来の業務に集中することができるようになります。

申請ルールを事前に設定することで、誤った内容の申請が減少する

経費精算のクラウドサービスの中には、予め経費精算のルールを設定できるものがあります。ルールを事前に設定することで、そのルールに違反しているものは申請させないことが可能になります。誤った申請が届かないので、承認作業が非常に簡単になりますし、申請者も手戻りが少なくなるので申請業務が非常にスムーズになります。

これだけはおさえておきたい！たった2つの選定基準とは

経費精算をクラウド化することで、従来の紙や手作業での経費精算業務が非常に便利になることがおわかりいただけたかと思います。では、数多くあるクラウドサービスはどのように選べばいいのでしょうか。

事前に設定した目的を達成できるかどうか

経費精算をクラウド化するときには達成したい目的があるはずです。その目的をしっかりと達成できるものを選ぶことが非常に重要です。例えば、海外出張による経費申請が多いのであれば、海外通貨に対応しているものがいいでしょうし、申請の誤りが多いということであれば、申請ルールを事前に設定し、それに違反するものを申請させないことができるものがいいでしょう。このように目的をしっかり達成できるものを選択することが重要です。

機能と金額のバランスがよいか

一口に経費精算のクラウドと言っても、その機能と金額には大きなばらつきがあります。非常に高額で、機能が充実しているものもあれば、安価ではありますが、機能が必要最低限しかついていないものもあります。前項でもお話をしましたが、クラウドサービス導入の目的はなにか、それに対して必要十分な機能を備えているものはどれなのか、ということを考える必要があるでしょう。

いくら機能がたくさんついているからといって、不要な機能に予算を費やすのはもったいないですし、どんなに安くても必要な機能が備わっていなければ経費精算のクラウド化がうまくいくことはないでしょう。経費精算のクラウド化の目的と予算を照らし合わせて、バランスのとれた選択をするようにしましょう。

まとめ

経費精算をクラウド化すると、従来の紙や手作業による作業に比べ非常に多くのメリットがあります。それはクラウドサービスならではの、いつでもどこでも経費精算業務ができるということや、申請ルールの事前設定などによるものです。

また、経費精算のクラウドサービスを選ぶときにはその目的を明らかにして、目的を必要十分な機能で達成できるかどうかを検討することも重要です。これから利用を検討される方は、この記事の選考基準を参考に経費精算をクラウド化していきましょう。