交通費精算処理の手間が大幅に削減！交通系ICカードの活用術

〇従来の交通費精算

営業先への移動などで利用した交通費は、社員が上司に対して日時や移動先、利用した交通機関や経路、金額などを記載した申請書を提出する流れが一般的です。この流れでは、上司が承認をすると経理担当に書類が移り、経理で内容を照合して問題がなければ初めて精算されます。

営業担当者など、頻繁に外出があり交通費精算を行う機会が多い場合、この一連の処理方法は手間がかかります。また、経路と金額をチェックする経理側の工程も非常に手間がかかります。ときには、交通費精算の内容に対し「この経路は運賃が高いので再提出してください」など申請者に戻すというケースも少なくありません。

さらに外出機会が多い社員の場合、少し時間をおいて交通費精算を行おうとして、うっかり忘れてしまうということもあるでしょう。その場合、経理側は処理に困ったり、わざわざ上席に報告したりすることもあるでしょう。こうした双方間のやり取りは、決して効率的とはいえません。

〇交通系ICカードを活用した交通費精算方法

交通費精算を効率化する方法として、「交通系ICカードの活用」があります。交通系ICカードに記録されている履歴を利用して交通費精算を行うのです。

交通系ICカードを専用の読み取り機にかざすと、交通系ICカードで支払った交通費の履歴が分かる仕組みです。どの駅から乗車してどの駅で降りたのか経路も記録されており、業務での交通履歴とプライベートでの交通履歴を振り分けることもできます。

〇交通費・経費精算システムで交通費の申請者も楽になる？

交通系ICカードの活用は、精算処理をする経理担当者のチェック負担が削減できるだけでなく、交通費精算をする社員側の大幅な負担削減が期待できます。
しかし、どのように読み取ったデータを活用すればいいのでしょうか。その答えは、交通費・経費精算システムにあります。

交通費・経費精算システム「楽楽精算」を例に取ってみましょう。たとえば、「楽楽精算」では、交通系ICカードを読み取った利用履歴をそのまま申請のデータとして使用できるので、申請データの作成が簡単になります。今まで紙ベースで進めてきた処理方法よりも更に効率的に進めることができます。また、交通系ICカードのデータなので金額が正確で、不正防止につながるメリットもあります。もちろん仕事とプライベートの振り分けもシステム上で簡単にできます。
ただし、交通系ICカードで読み取れる履歴は最大20件となっていますので、交通機関の利用後は速やかに処理を進めていくことが望ましいでしょう。

さらに、交通費・経費精算システム「楽楽精算」に搭載された、AIによる入力補助が処理をサポートし、負担を軽減します。これは過去の利用履歴などを参考に自動追記する機能となり、手入力の負担を大幅に削減することができます。
また、定期券がある区間は自動的に控除してくれるなど、多くの人が「あったらいいな」という機能が搭載されています。

専用アプリをダウンロードすればスマートフォンでも交通系ICカードの読み取り機能を利用でき、より迅速に手軽に申請を進めることが可能です。

システムを利用することによって生み出された時間は、新たな利益につながる時間として有意義に活用することができるでしょう。

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