旅費精算をシステム化した場合、出張命令者による事前事後の承認は可能ですか？

誰が出張を命じたのかが重要

旅費精算を行う際は、誰が何の目的で出張を命じたのかがとても重要となります。そのため旅費精算をする際には、原則、出張命令者が承認するようにしましょう。そうしないと、社員が個別に判断して出張ができることとなってしまい、水増し請求のリスクを抱えることになってしまいますので注意しましょう。

旅費精算はできる限り事前承認が理想

なお旅費精算については、出張から戻ってきた際の精算をスムーズに行うために、できる限り事前承認制を取り入れるといいでしょう。つまり、出張に行く前に、本人が出張命令者から指示書などをもらい、それをもとに旅費精算書を作成し、予め経理に提出して事前承認をとるようにさせれば、出張が終わった後にスムーズに精算することができます。また、後から疑義が生じないため、トラブルの回避にもつながります。

まとめ

出張などの旅費精算は、金額が大きくなることも多いので、通常の交通費精算以上に精算基準を明確にし、適正に精算することが求められます。その意味でも、出張命令者の承認は最低限必要となる手続きと言ってもいいでしょう。

また、これら旅費精算をスムーズに行うためには、経費精算システムを導入するとより効率的です。
経費精算システム「楽楽精算」は、旅費の事前申請と精算を紐付けることができ、管理の手間を減らすことができます。役職や移動距離に合わせて出張手当も自動計算されるので効率的です。