書留や内容証明郵便を送る際、経費精算はどのようになりますか？
業務上、書類を書留で郵送したり、債務者あてに内容証明郵便を送付することがあるかと思いますが、そのような場合郵送費用はどのように経費精算すればいいのでしょうか。
やり方によって精算方法は2つある
通常、郵便物を郵送する際には、直接郵便局に持ち込んで発送する場合と、予めストックしてある郵便切手を使ってポストへ直接投函する方法があります。
直接郵便局に持ち込んで発送する場合は、郵便局に持参した際にその場で重量を計測し、必要な切手代の精算を行ないます。ですので、その際に郵便局から直接領収書をもらって経費精算をします。
ストックしてある切手で郵送する場合は、切手用の台帳に使用した枚数や送付先を記載して、切手の残枚数と記録が一致するようにしましょう。
内容証明郵便の場合は注意が必要
なお、内容証明郵便については、ポスト投函で出すことはできず、郵便局の窓口で提出する必要があります。また、通常の郵便料金や書留料金のように事前にストックしてある切手を貼ることはできず、郵便局にて送付する書面の謄本の最終ページに郵便局側で指定する金額の切手を貼り付けて郵便局が消印をします。
そのため予め封筒に内容証明郵便相当額の切手を貼り付けて持参すると精算ができないため注意しましょう。
まとめ
このように通常の郵便の場合の経費精算は簡単ですが、内容証明郵便については、必ず窓口に持ち込んで領収書をもらって精算するよう徹底しましょう。
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