経費精算において内部統制を強化する方法は？重要性や整備のポイント

健全な会社経営において重要な「内部統制」とは

内部統制は、会社が事業活動を健全に遂行するために不可欠な考え方です。法的・社会的・経営的に健全な組織を目指す上で重要視されています。

金融庁の定義によると、企業が内部統制に取り組む際は「4つの目的」があり、そして内部統制は「6つの基本要素」によって成り立っています。初めに、内部統制に関する基礎知識を解説します。

内部統制の4つの目的

内部統制には「業務の有効性および効率性」「財務報告の信頼性」「事業活動に関わる法令などの遵守」「資産の保全」という4つの目的があります。これらの目的は、それぞれ相互に関連し合っています。

業務の有効性および効率性

企業の業務の有効性や効率性を高めて、事業活動における目的の達成を目指すことを指します。

財務報告の信頼性

企業の財務状況を報告する「財務諸表」や、財務諸表に影響を与える可能性がある情報の信頼性を確保することを指します。

事業活動に関わる法令などの遵守

企業の事業活動に関係する法律やルールなどの決まりを徹底して守ることを指します。

資産の保全

企業の資産を正当な方法で取得したり、使用したりすることを指します。

これらの目的のために、内部統制は行われているのです。

内部統制の6つの基本要素

それでは、内部統制はどのような観点で整備されているのでしょうか。内部統制は、「統制環境」「リスクの評価と対応」「統制活動」「情報と伝達」「モニタリング」「ITへの対応」という6つの基本要素によって構成されています。

統制環境

組織内の意識に影響を与える「誠実性や倫理観」「経営者の意向や姿勢」「経営方針や経営戦略」などの基盤を指します。

リスクの評価と対応

組織の経営目標達成において生じるリスクを分析・評価し、適切に対応するプロセスを指します。

統制活動

従業員が経営者の指示を適切に実行するための、方針や手続きを指します。

情報と伝達

組織の関係者が連携し、必要な情報が適切に共有され、理解されることを指します。

モニタリング

組織において内部統制が機能しているか継続して評価し、内部統制の有効性を監視することを指します。

ITへの対応

事業活動において利用するIT環境を整え、ITを適切に利用することを指します。

ここまでお伝えした6つの要素に沿って企業の内部統制は整備されています。

【参考】「財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準」（金融庁）

経費精算と内部統制の関係性

ここまで、内部統制の基礎知識を確認しましたが、「経費精算業務」は、内部統制の2つの目的と深く関わっています。

「財務報告の信頼性」を確保するには、正確な財務報告を行う必要があります。そのためにも、企業は事業活動の支出を管理し、経費精算の不正や誤りを防止しなければなりません。

また、「資産の保全」の観点から、社員が社内規定に則って適切に経費を使用することも重要です。企業の資産を正当な申請・承認のもとで使用できるよう、ワークフローを整備しましょう。

日々の業務で発生する経費の管理が正確に行われていなければ、内部統制の強化は難しいといえます。経理担当者の方は、経費管理の重要性を改めて押さえておきましょう。

内部統制の強化を進める際に経費精算で行うべき改善

経理業務の中でも経費精算は内部統制の目的と深い関わりがあります。内部統制を強化するには、現状の経費精算のオペレーションを見直し対策しましょう。

最後に、内部統制を強化するポイントを解説します。

ミスや不正の低減

経費精算でミスや不正を減らすと、財務報告の信頼性が高まり、資産の保全を強化することにもつながります。そのためにも、現状の経費精算のルールやオペレーションを見直して再構築し、システム化などの根本的な改善を図るとよいでしょう。

また、システム上で入力や確認作業を自動化するのも、ヒューマンエラーを防止する上で効果的です。正確性が向上し、かつ承認者が金額や内容をダブルチェックする負担を軽減できます。

以下の関連記事では、経費精算のルールについて基本から解説しています。ルールを設定する目的や、社内規定を作成する際のポイントについて改めて確認したいときは、こちらもチェックしてみてください。

>> 経費精算におけるルールの設定目的は？規定作成のポイントや注意点

経費精算のスピード向上

経費精算業務のスピードアップによって、企業の決算業務を早期化できます。
決算業務の速さは、事業の意思決定スピードに関わる重要なポイントです。また、スピーディーな情報開示は、役員だけでなく、投資家へのメリットも大きいです。

事業の目標達成における業務プロセスの重要性は年々高まっています。

内部統制と関わる経費精算の正確性向上は専用システムにお任せ！

ここまで、内部統制の基礎知識や、経費精算との関係性、内部統制を強化するポイントまで解説しました。内部統制は、企業が健全な経営を続ける上で欠かせない考え方です。経理部門が担う経費精算は、内部統制とも関わる重要な業務の一つとなっています。経費管理におけるミスや不正を低減し、内部統制を強化するためにも、経費精算業務をシステムで運用するとよいでしょう。

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また、二重申請チェックの機能では、経費申請書に添付された領収書などの証憑書類の使いまわしを自動で検知し、未然に防ぎます。近年は申請の電子化にともない、原本である紙の領収書と電子領収書が混在しているケースが少なくありません。このように管理が複雑化するなか、「楽楽精算」では申請済みの書類を自動で検知して不正やミスを防止し、内部統制の強化を実現できます。さらに、差し戻しと再申請の手間をなくすことで効率化を叶え、経理担当者の業務負担を削減できるのも魅力です。

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