本来取引先が支払うべきものを、何らかの事情により当社で負担した場合、どのような経費精算がいいのでしょうか？

立て替えた場合は、処理と請求がポイント

本来取引先が負担すべき費用を自社で負担した場合は、支払いの名目は立替金の支払いとして処理をします。そしてその後、その立て替えた費用の請求を取引先にする際には立替金の請求という形で請求することになります。なお、立替金請求については、自社で立て替えて支払った時点でその債権が生じると考えて処理をすることになります。

計上するタイミングについて

取引先が支払うべきものを、自社が立て替えて支払った場合は、「立て替え時」「返金時」の仕訳処理が必要です。
それぞれ次のようになります。
・立て替え時
借方勘定科目に「立替金」貸方勘定科目に「現金」などの科目で処理をします。
立替金/現金（預金）

・立替金を相手企業から返金してもらったとき
立替金の返金を受けた処理となるため、借方勘定科目に「現金」や「普通預金」など返金を受けた手段の科目、貸方勘定科目に「立替金」で処理をします。
現金（預金）/立替金

もし、こちらのミスが原因等の場合で、立替金を相手企業から返金されないことが確定したときには、立て替えたお金は損失となるため、借方勘定科目に「雑損失」貸方勘定科目に「立替金」で処理をします。
雑損失/立替金

まとめ

このように取引先の経費を立て替えて支払ったような場合は、経費精算上、計上するタイミングと勘定科目がポイントとなります。なお、決算整理をした場合は、通常相殺処理となりますので、決算書にはこれらの残高は表示されないということを覚えておきましょう。