交通費の自動計算は実現可能？時間・手間・ミスを削減するには

交通費の自動計算は実現可能？

交通費の自動計算は実現可能です。その際は、「エクセル」と「システム」の大きく2つの方法があります。まずは、それぞれの方法の特徴を確認してみましょう。

エクセルを活用する方法

表計算ソフトのエクセルに搭載されている関数やマクロなどの機能を活用すれば、交通費を自動計算する仕組みを作れます。合計金額を自動で算出する程度であれば、比較的簡単に実現できるでしょう。エクセルは多くの会社で利用されているソフトなので、追加費用をかけずに取り組みやすい方法です。

一方で、エクセルは特定のルーチン作業を簡素化するには適していますが、ミスが発生しやすく、交通費の自動計算機能において柔軟性に欠けるのが注意点です。また、ICカードのデータ取り込みや定期区間の自動控除などの複雑な処理には対応できません。

交通費を自動計算するエクセルのフォーマットの作り方について、詳細は以下の関連記事で解説しています。本記事と併せてチェックしてみてください。

関連記事：交通費精算をエクセルで自動計算するには？課題やシステム化のメリット

システムを活用する方法

専用の経費精算システムを導入して業務全体を自動化する方法です。

システムには経費申請・交通費の計算・会計処理までの一連のワークフローを自動化する便利な機能が搭載されています。また、近年のシステムは、交通系ICカードの取り込み機能や定期区間の自動控除機能など、自動化の機能がより充実している傾向にあります。業務課題を解消し、効率化を実現できるのが魅力です。

「エクセルを活用する方法」と「システムを活用する方法」を比較した場合、より業務効率化に効果的なのは後者だといえます。エクセルの機能でも交通費の合計額を自動で計算する仕組みは作れますが、業務全体の自動化までは対応が難しいのが難点です。申請書類の作成から会計処理まで、経費精算を全体的に効率化するなら、経費精算システムの導入をおすすめします。

自動計算で軽減できる！交通費精算のよくある悩み

多くの企業の経理担当者は、交通費精算で以下のような悩みを抱えています。自社の課題と照らし合わせながら、改めて経理業務の現状を振り返ってみましょう。

作業に多くの手間や時間がかかる

そもそも交通費精算は手間のかかる業務です。まずは申請者が交通費精算書に金額や内容を入力して計算します。その後、承認者や経理担当者が社内規定に基づいて書類に記載された情報をチェックする流れが一般的です。このように交通費精算は複数の社員が関係する業務であるため、申請から承認までに時間がかかる傾向にあります。不正防止の観点から詳細なルールを設定して厳格にチェックを行う企業も少なくありません。申請者・承認者・経理担当者それぞれに業務負担が生じます。

ミスが起きやすい

交通費精算のワークフローでは、数字の手入力や目視確認によるヒューマンエラーのリスクがあります。間違いをなくす目的でダブルチェックを実施するといった対策方法があるものの、人的ミスの可能性を完全になくすことは非常に難しいでしょう。

万が一、申請内容にミスがあった場合は、上長や経理担当者が申請を却下することになります。差し戻しが発生すると、同じ申請を再度確認しなければならず、二度手間になるのが注意点です。

交通費の自動計算のためにシステムを導入するメリット・デメリット

ここまでお伝えしたように、業務効率化を目的として交通費を自動計算するなら、システム導入がおすすめです。経費精算システムを導入すると、ユーザーにはどのようなメリット・デメリットがもたらされるのでしょうか。最後に、システム導入のメリット・デメリットを解説します。

メリット

経費精算システムを導入すると、交通費を自動計算できるのはもちろん、経費精算業務を全社的に効率化できるのがメリットです。経理部門の担当者に限らず、コア業務の合間に手続きを行う申請者や、管理業務で多忙な承認者まで、あらゆる社員の業務負担を軽減できます。申請書の作成から、確認作業、承認作業、会計処理までワークフロー全体の業務改善につながるでしょう。

また、システムの機能を活用してチェック業務を自動化すると、不正申請の防止という効果も期待できます。申請時のミスや確認漏れをシステムが自動でブロックする仕組みによって、社内規定に基づいた正確な経費管理を叶えられます。このように業務効率化とチェック強化を同時に実現できるのがシステム導入の大きなメリットです。

デメリット

経費精算システムを導入するには、一定の初期費用や月額費用が発生します。また、導入準備の際は電子化にあたり既存の経費申請のオペレーションを調整する必要があるでしょう。

ただし、システム導入によって従来の手間のかかる作業が不要になれば、工数削減にともない業務効率化による人件費削減の可能性があります。導入時の負担に関しても、自社のオペレーションに合わせて柔軟にカスタマイズできるサービスもあるので、変更にともなう現場の負担を抑えることが可能です。

交通費の自動計算から業務全体の効率化までシステムにお任せ！

ここまで、交通費を自動計算する仕組みの作り方をお伝えしました。交通費の自動計算は「エクセルを活用する方法」や「システムを活用する方法」によって実現できます。ただし、業務効率化の観点から工数削減の大きな効果が期待できるのは、システムを活用する方法です。経費精算システムを導入すれば、単に交通費を自動計算できるだけでなく、経費精算のワークフロー全体を改善できます。

【システム導入の一般的なステップ】
STEP 1.打ち合わせ
STEP 2.初期設定
STEP 3.テスト運用
STEP 4.運用開始
STEP 5.アフターサポート

このように、システムの導入前後でベンダーに気軽に問い合わせでき、手厚いサポートを受けられると安心です。なかでも「楽楽精算」は導入前後のサポート体制が充実しています。「楽楽精算」は導入実績が豊富で充実した機能を提供するクラウド型経費精算システムです。交通費を自動計算する機能や、経費精算を自動化する機能が搭載されています。

機能の例

・「交通系ICカード取込機能」

公共交通機関の利用履歴をスマートフォンアプリで読み取り、データを自動で取り込むことが可能です。

・「領収書読み取り機能」

タクシー代・駐車場代・ガソリン代などの領収書やレシートの画像をスマホで読み取り、金額・取引先・受領日などのデータを自動で取り込めます。

これらの機能は、申請者の手入力作業をAI入力補助で削減し、業務の手間とミスを低減できるのが魅力です。

・「定期区間の自動控除機能」

事前に社員の定期区間を登録しておくことで、運賃の控除金額を自動計算できます。さらにはシステムに乗換案内が内蔵されているので、わざわざWebで経路検索して路線情報を調べることなく、一目で最適なルートの運賃がわかります。

交通費の過払い防止と、チェック作業の負担軽減に効果的です。電子帳簿保存法やインボイス制度などの制度に対応しているので、法律のルールに準拠しながらIT化を叶えられます。

「楽楽精算」の導入メリットや機能の詳細を知りたい方のために、無料の資料をご用意しています。以下のページからどうぞお気軽にお問い合わせください。

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