「楽楽精算」の導入で交通費精算の時間と申請ミスを激減させた事例

交通費精算の申請ミスが7件から0件に激減

「楽楽精算」導入前の課題と導入のきっかけ、導入後に課題がどのように解決されたかを教えていただけますか？

弊社では管理系の「事務職」であっても自ら仕事を創り、追いかける姿勢を大切にしています。しかし毎月のルーティンワークである交通費の精算に多くの時間をとられ、「プラスα」の仕事に手が回らない状況がありました。
「楽楽精算」導入前は1件1件紙に出力して、交通経路の妥当性の確認作業を行っていたのです。しかし記載ミスや記入漏れが多数発生しており、差し戻しとやり直しも含めるとかなりの時間を要していました。交通費の精算を効率化できないかと模索したことが「楽楽精算」導入のきっかけです。
「楽楽精算」導入後は申請内容を入力し直す必要がなくなり、月平均7件あったミスが0件に激減しました。また2名で3日かかっていた申請者からの申請ルート精査作業は1名で2日になり、手間も時間も大幅に短縮することができ、工数としては約3分の1に改善されたことになります。「楽楽精算」を導入したことによって、時間をより有効に使うことができるようになり、チーム全体として掲げていた「自ら考え自ら仕事を創り出す事務職」という当社の方針を実現できる環境が整ってきています。

「国内累計導入社数No.1（※）」という実績と信頼の証が導入の決め手

「楽楽精算」をどのようにして知って、どのようなところに興味を持ったのでしょうか？　また導入を決めたポイントを教えてください。

「楽楽精算」のことは、CMを見て知りました。その際に業務改善についての様々なサービスを展開されている点に興味を持ち、問い合わせをしたという経緯があります。

「楽楽精算」を選んだポイントは3点あります。1点目は他社サービスと比較して導入しやすい価格帯であったこと、2点目は営業担当の方によるデモンストレーションが丁寧で分かりやすかったことです。親身になって、こちらの相談に乗ってくださったことにも好印象をいだきました。3点目は「国内累計導入社数No.1（※）」という実績と信頼があることです。以上の3点が導入の決め手となりました。
（※）デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

「楽楽精算」導入に際して、社内調整はスムーズに進みましたか？

お客様先に常駐する社員にとっても本社の担当者にとっても、手作業でのデータ入力での手間や入力ミス、漏れは大きな課題となっていました。導入に際して社内での反対意見はまったくありませんでしたし、導入後もスムーズに移行することができました。

手作業での確認が不要になった「定期区間の自動控除」機能

「楽楽精算」で特に役立っている機能を教えていただけますか？

とても役に立っているのは「定期区間の自動控除」機能です。
社員ごとに定期区間を登録しておくことで、定期区間が含まれるルートを利用した際に定期区間が自動控除されるため、手作業での確認が不要になりました。ルーティンワークにかかる時間を大幅に短縮できています。また、自社と派遣先企業への申請内容が一目で区別できるため、申請ミスが激減しました。現在は交通費精算のみで「楽楽精算」を活用しておりますが、今後は経費全般での活用に拡大をしていく予定です。

「使えば使うほど、より便利でより使いやすい」と実感

営業担当の対応や導入時・導入後のサポート対応はいかがでしたか？

導入時はもちろん、導入後のサポート体制もとても充実していると感じています。
特に、問題や不明点が発生した際には、単にトラブルの解決・解消法を教えていただけるだけでなく、要望から逆算して「こんなやり方もあります」と提案していただけるのでとても助かっています。使えば使うほど、より便利により使いやすくなっていると実感しています。

「楽楽精算」により全社的に経費精算の効率化を達成

導入後の社内の反応はいかがでしょうか？また導入する際に苦労したことがあったら、教えていただけますか？

導入直後は申請方法について、社員からの問い合わせがたくさんありました。しかし1か月ほど経って社内に浸透してきた頃には「手間が省けて便利になった」「時間を有効に使える」という声がたくさん寄せられるようになり、会社全体で経費精算の効率化が進められたことを実感しています。また、導入後には自社内のポータルサイトを活用しました。サイト内で社員とのやり取りの場を設けて、使い方を告知するなどしましたので、特に問題もなくスムーズに広めることができました。

導入後の設定が苦手・不安という方におすすめ

「楽楽精算」をご利用になったことを踏まえて、まだ導入していない他社の経理担当者に向けて、アドバイスをいただけますでしょうか？

サポート体制がとても充実しているので、導入後の設定が苦手・不安という方には特におすすめしたいです。また、組織全体としての理念や考え方に沿った仕事をしていくためには、時間を有効に活用することが重要になります。業務の効率化を進めるうえで「楽楽精算」が大きな役割を果たしていることを実感しています。日常業務や仕事のやり方に改善の余地があると感じていらっしゃる企業やリーダーの方にもぜひおすすめしたいです。