「楽楽精算」で電子帳簿保存法の運用を開始した事例

導入をきっかけに、経費精算ルールを統一！内部統制・ガバナンスを強化

「楽楽精算」を導入頂いた背景や課題についてお聞かせ頂けますでしょうか。

弊社には複数の拠点があり、また、国内には複数のグループ各社が存在するのですが、拠点ごとの経費精算ルールが一部存在し、非合理的なことも残っていました。また、各拠点から毎月送られてくる領収書の管理コストがかかっていたこともあり、何とか効率化できないかと検討を始めたことがきっかけです。
上記の課題解決のために、国内グループ各社の経費精算システムを統一化するプロジェクトも発足し、中でも個人立替を効率化することに特化したシステムを探していたところ、「楽楽精算」を導入することになりました。

「楽楽精算」を導入したことでどのような効果がありましたか？

グループ会社で導入した大きなメリットとしては、経費精算ルールを統一できたことです。大きな課題であった非合理的なルールも、「楽楽精算」導入の決定とともに見直すことができたのでとても良かったと思っています。
例えば、経費の申請ルール。今までは何か物品を購入した後に事後申請してくることが往々にしてあったのですが、「楽楽精算」を導入したことで事前申請を徹底できるようになったのです。「楽楽精算」には自動で申請内容の規定違反チェックができる機能があるので、申請内容の確認・差し戻し工数も減った上に、内部統制・ガバナンスの強化にもつながったと感じています。

また、最近では電子帳簿保存法での運用を取り入れたことでペーパーレス化が進み、もう一つの課題であった領収書の管理コストも低減することができました。

電子帳簿保存法の運用開始で、月間約1,000件の領収書破棄が可能に

電子帳簿保存法での運用を開始した背景や、その効果を教えて頂きたいです。

電子帳簿保存法での運用を始めることとなったのは、そもそもの課題であった領収書の管理コストをなくしていくためです。当初はシステム導入と合わせて行いたかったのですが、適用にあたり必要な税務署への申請・規程制定・電子帳簿保存法の理解などの準備ができていなかったため、先に「楽楽精算」を導入してから適用する運びになりました。
今まで弊社では、各事業所から集まってくる月間約1,000件の精算伝票のすべてを倉庫で10年保管しておりました。「楽楽精算」導入後に証憑が発生しない立替経費は紙出力を行わず電子申請のみに変更し、全数1,328件/月のうち、紙出力分を792件/月に削減することができましたが、それでも紙出力分の倉庫保管は必要です。
課題解決のため電子帳簿保存法関連の申請を進め、2020年10月からやっと電子帳簿保存法での運用を開始することができました。運用開始までの取り組み期間として、法律確認や運用検討に半年前後はかかりましたね。また、導入時の作業時間としては、「楽楽精算」に領収書データを代理アップロードする従業員の情報収集、申請画面上に出す新規のエラーメッセージの検討、マニュアル作成など1か月ほどかかりました。

ただ、その分、大きな効果を得ることができました。各事業所から集約された月間1,000件ほどの領収書も、電子帳簿保存法での運用開始後は定期検査をしてから破棄できるようになったため、本社へ輸送する必要がなくなりました。
期中で運用を始めましたが特に大きな問題もなく、弊社で上手くいった後には各グループ会社にも展開を進めています。

「楽楽精算」の電子帳簿保存法機能の詳細はこちら

電子帳簿保存法で安心して運用するために、徹底したルールを制定！

運用開始する上での不安はありませんでしたか？

原本破棄をすることに多少の不安はありましたが、その理由だけで領収書を残しておく方がもったいない！と腹をくくりました。できるだけ不安を払しょくするために税務署への申請やルールの確認はしっかりと行いましたので、確認した通りの運用を守っていれば大丈夫だと思っています。

また、その他にも不正が起こらないかなどの懸念も考えられるかと思いますが、弊社では次のようにしっかりとルールを制定したため、不正が起こる心配もほとんどありません。
まず、弊社での電子帳簿保存法での運用では、必ず領収書に自署をするよう規定を設けています。自署がない領収書画像での申請は差し戻せばいいので、領収書の使い回しは防ぐことができます。
そして、申請者が必ず原本を提出するようにするため、提出されなかったものは振り込まないようにしました。以上が守られている上で、最後には「楽楽精算」上で添付された領収書の画像データと領収書原本を総務部門担当者・管理職の2名が全数を確認し、伝票承認をするようにしています。

定期検査はどのように行われていますか？

月に1回、全国各地の事業所単位で、「楽楽精算」承認業務に携わっていない総務部・業務管理部担当者（第三者）による複数人の検査体制を取っています。運用開始の初月では、2時間程度で作業が終わったので、大体1件5分×25件程度だったと思います。弊社では定期検査後、原本をすべて破棄する運用にしていますので、たったそれだけの作業で月に1,000件ほどあった領収書×10年間分の保管がなくなることを考えると、大いにメリットがあると思うのです。

電子帳簿保存法での運用を導入する前に準備しておくべきことはありますか？

あげられることとしては、以下の通りです。

・電子帳簿保存法に対応できる経費精算システムの導入

導入していることで、運用が圧倒的にしやすくなると思います。電子帳簿保存法適用以外にもメリットは大きいです。

・領収書などを電子データ化するための端末の用意

基本は社用iPhoneで対応しましたが、一部普及していない拠点には共有iPhoneを配りました。各拠点の入口に共有端末の固定設置も考えましたが、管理リスクと配線コストの理由で設置を断念しました。

・社内規定の統一・整備

内部統制・ガバナンスの観点から、同一業務は同一運用で統一すべく、拠点毎・グループ会社毎の独自運用の調査・調整・統一・規程変更等を実施しましたが、これに多大な時間を要しました…。
もし、弊社と同様の状況である場合は早く着手することをおすすめします。

大企業が各拠点へ使い方を広めるため行ったこととは？

「楽楽精算」や電子帳簿保存法での運用方法を広めるために、貴社ではどのようなお取り組みを行いましたか？

プロジェクトリーダーが中心となり、まず各事業所のキーマンに説明を行いました。その後、各事業所の従業員全員に対して複数回説明会を実施し、実画面でデモを見せる方法を取りました。拠点ごとに２～６回の説明会を開き、構成としては第一部にプロジェクト説明、業務変更説明、申請者視点の説明を、第二部では承認者視点の説明をしました。
また、導入メンバーが各部門・拠点に所属しているため、メンバーがコーチとなって、各拠点のフォローも行っていました。
このように手厚く対応してきたのですが、浸透するまでには様々な苦労をしました。1か月ほどかけて詳細な操作マニュアルを作成しましたが、利用者はマニュアルを見ずに疑問が生じたらすぐに問い合わせて来たため、その対応に追われたことは大変でした。いくら説明会で利用方法を案内しても、利用者は使いながら覚えるため、自分のよく使うシーンしか覚えていません。いざ自分の普段使わないシーンになればつまずくので、慣れてもらうまではフォローをする必要があります。
しかし、それさえ乗り越えることができれば、経理担当者や総務担当者にとって導入コスト以上の効果があると思っています。

最後に「楽楽精算」でその他おすすめのポイントがあれば教えてください。

汎用ワークフロー機能ですね。経費精算に係る別システムのワークフローや紙ベースでの申請等も「楽楽精算」内のワークフローに取り込んだことで、ワークフローの集約・電子化を実現することができました。

また、システム管理者からは、「楽楽精算」の管理画面が分かりやすく、操作しやすい設計だと好評です。見て、触れば直感的に理解できる機能が多く、日常運用で操作方法や機能の確認工数が大きく削減できています。画面設計の点でも「楽楽精算」はおすすめできると思います。