交通費・経費精算システムによる経費精算業務の効率化事例

交通費精算の効率化が課題に

「楽楽精算」のご導入前の課題や、ご導入を検討したきっかけを教えていただけますでしょうか

導入を検討し始めたきっかけは、交通費精算を効率化できないかという課題からでした。
その当時使用していたシステムでは、交通費申請の際に定期区間分の金額を除いて申請することができず、申請者が自身の定期区間分を控除して申請していました。そこには不確かな範囲も多く、経理部門でも経路と定期区間を突き合わせてチェックを行っていましたが、すべてを正確な金額に直すことが難しい状況でした。また、当時は交通費を一人ひとりエクセルで管理しシステムで申請するという運用だったのですが、外出が多い部署では交通費精算の量が多く、訪問先や経路を記憶しておくのが困難で、精算の際には訪問先や経路を忘れてしまうという問題が起きていました。
このような状況を改善し、スムーズに交通費精算ができる方法はないかと思い、専用のシステムの検討を開始しました。

定期区間の自動控除で交通費精算を効率化

「楽楽精算」の導入によって、交通費精算の課題はどのように改善されましたか

交通費精算における2つの課題は「楽楽精算」の導入によって、大きく改善されました。

「楽楽精算」では、定期区間の運賃が自動で控除されるようになっており、以前のように定期区間と経路を突き合わせてチェックをする必要がなくなりました。また、交通系ICカードの履歴を読み取って精算する交通系ICカード読取機能により、個人で使用した交通費を管理しておく必要がなくなり、交通費精算が多い部署でもスムーズに精算ができるようになりました。

経理部門のチェックにおいても、ICカードの履歴による精算は「IC」というアイコンが表示され一目でわかるようになっているので、確認の時間が短縮されます。「楽楽精算」に内蔵されている「乗換案内ソフト」を使用した交通費精算においても、選択した経路によって「早い」「安い」などのアイコンが表示されるので、アイコンが表示されている経路であれば時間をかけてチェックする必要がありません。この機能により交通費精算の確実性が高くなり、経理部門の負担を減らすことができました。

申請内容との紐づけで、事前申請の漏れも防止

そのほか、「楽楽精算」の導入により改善されたことを教えていただけますでしょうか

以前のシステムですと、経費の申請と精算内容の紐づけができず、精算の度に事前申請がされているかを経理側で調べる必要がありました。さらに、調べても事前申請がされていないケースも多くみられました。
「楽楽精算」の場合は、事前申請と精算を紐づけることができるので、確認の手間がなくなりました。必ず事前申請と紐づけて精算をする必要があるので、事前申請の漏れもなくなり、経理部門の負担も軽くなりました。

コーポレートカードの活用で現金の取り扱いを削減

楽楽精算の便利な機能を教えていただけますでしょうか

コーポレートカードの自動連携機能を活用しています。
弊社では料理教室を運営しており、そちらで使用する食材の購入をする際は、店舗へ足を運び、現金で購入し精算するという手間がかかっていました。「楽楽精算」導入後は、購入可能なものについてはコーポレートカードでの購入に切り替えています。これにより現金を使用することが少なくなり精算の手間も軽減されました。なおかつ、「楽楽精算」では連携しているコーポレートカードの利用履歴が自動で反映されるため、精算作業も短縮でき処理が非常に楽になりました。
また、今年からはワークフローの利用を開始しました。経理に関する業務は「楽楽精算」を通して一本化するように進めており、複数のツールを使用するよりも負担が少なく効率化が進んでいると感じています。

交通費精算の効率化に必要な機能がすべてそろっていた

数ある交通費・経費精算ソフトの中で、楽楽精算をお選びいただけたポイントを教えていただけますでしょうか

「楽楽精算」を含めて3製品を比較しましたが、定期区間の自動控除と、交通系ICカードの取り込みに加え、振り込みデータの作成ができるという3つの希望をすべて網羅していたのが「楽楽精算」でした。サポート体制も整っており、メールで問い合わせをするといつも即日に返信をいただけるので大変助かっています。