「楽楽精算」導入により「小口現金精算」廃止を実現した事例

月末月初に集中していた経費精算作業の軽減を目指して導入

導入検討のきっかけを教えてください。

弊社では経費精算が月末月初に集中してしまっていたことにより、いくつか課題が浮き彫りになっていました。大きく分けると、問題点は次の3つです。

まず1つ目は営業担当者の負担です。つい経費精算を溜めこんでしまい、月末にまとめて申請することが多々見られました。結果、経費精算のために出社して作業しなければならなくなる社員が少なくなかったのです。

2つ目は各営業所での小口現金精算の現金出納です。「楽楽精算」導入前はそれぞれの営業所で経費精算を行っていたのですが、小口での出納を伴うため現金を用意しておく必要がありました。全員の精算をしたのちに現金の残高を確認して帳簿につける必要があり、この作業がかなり大変だったのです。

最後は経理の事務作業の負担です。各営業所から経理に経費伝票がまわってくるので、その伝票の仕訳入力という事務作業があります。この作業が最も忙しい時期である月末と月初に集中してしまうため、なんとか軽減できないかと頭を悩ませていました。これら3点が「楽楽精算」導入のきっかけです。

「楽楽精算」導入で小口現金精算を廃止！営業・経理の負担軽減に成功

「楽楽精算」を導入したことで作業時間はどれくらい短縮できましたか？

まず、1つ目の問題点であった営業担当者の負担について。「楽楽精算」を導入する前は営業の担当者がExcelで入力していたのですが、導入後は使ったその場ですぐにスマホで精算することが可能になりました。その場ですぐにできるので、伝票を溜めずに済みます。この使い勝手の良さが「楽楽精算」の素晴らしい点です。

また、特に大きく作業時間を短縮できたのは、2つ目の問題点であった各営業所における現金出納です。
弊社は営業所が20拠点ほどあり、「楽楽精算」導入前は、各営業所で小口現金の精算に2～3時間かかっていました。「楽楽精算」の導入によって立替精算を現金でなく振込で対応できるようになったため、その時間がなくなりました。トータルで月に50時間程度の短縮になっています。
小口現金の精算は金額的にはトータルで約500～600万円ほどで、さほど高額ではありません。しかし小口現金を手渡しするとなると、1円単位で小銭を用意する必要があったのです。さらに最後に現金がいくら残っているのか、全部数える必要がありました。この時間がなくなったのは、とても大きいことだと考えています。

また、最後の問題点であった本社経理事務の作業時間も、大幅に削減されました。以前は各営業所から経費精算の伝票が回ってきて、それをすべて伝票形式で仕訳していたため、月にのべ5時間ほどかかっていました。「楽楽精算」上でその作業が全て完結するようになったため、他業務にその時間を充てることができるようになりました。

最終的な導入の決め手は設定とカスタマイズのしやすさ

導入にあたって何社か検討されましたか？

導入すると決まった段階で、何社か検討しました。同じようなクラウド型の経費精算システムや会計システムに付随している経費精算システム、経費精算のフローに特化したシステムなど、複数のシステムで検討しました。

「楽楽精算」を知ったきっかけを教えていただけますか？

取引銀行の担当者のからの紹介です。「楽楽精算」という経費精算システムがあるということは知っていましたが、実際に使うきっかけとなると、やはり取引銀行からの紹介が大きかったのではないかと感じています。ただし大変申し訳なかったのですが、実は当初他の経費精算システム導入を進めていました。「楽楽精算」を紹介していただいた取引銀行とは別の取引銀行からの紹介があり、「使い勝手が良さそうだな」という印象を持ったため、他社システムで進行をしていました。ところが導入から2か月たっても、他社システムをうまく設定・運用することができなかったのです。結局他社とは契約を打ち切り、「楽楽精算」と契約し直す流れになりました。

他社システムの設定ができなかったのはどんな要因からなのでしょうか？

当社は階層が複雑なところがあります。部署によって役職の構成が異なっている点がいくつかあり、その設定が難しかったのが要因の1つです。また他社システムは会計との連携における柔軟性に乏しく、会計の計上日や勘定科目、消費税の区分など、経理がこだわる細かい部分のカスタマイズができなかったことも要因となりました。

「楽楽精算」を選んだ決め手になったことを教えていただけますか？

「楽楽精算」はクラウド型経費精算システムなので、営業の人間にとって「使い勝手がいい」ことが決め手になりました。会計システムの連動型は経理にとってのメリットがあるのですが、営業の人間にとっては、会社に来ないと入力ができないというデメリットがあります。もう1つの決め手は設定のしやすさとカスタマイズのしやすさです。

「規定違反チェック」で規定との整合性の確認が不要に

「楽楽精算」の中で特に便利だと感じている機能を教えていただけますか？

3つあります。1つ目は申請画面のカスタマイズができる「入力画面カスタマイズ」、2つ目は申請ルールを設定できる「規定違反チェック」、3つ目は異動情報の予約ができる「マスタデータ予約機能」です。
「入力画面カスタマイズ」と「規定違反チェック」に関しては、社内の規程に合わせて設定することにより、承認する時のチェックポイントが少なくて済むので業務効率のアップにつながっていると実感しています。

具体的には、「規定違反チェック」があることで出張の規程を見比べる必要がなくなりました。計算式を設定しておけば、ルールどおりの日当の精算しかできません。また交際費の金額を設定することで、それ以上になった場合はエラーが出ます。会社の規程と申請で上がってきた内容との整合性をチェックする必要がなくなったことは、とても便利です。

「マスタデータ予約機能」も使い勝手のいい機能の1つです。「何月何日に誰が退職する」「誰がどこに異動する」といった情報を事前に予約登録でき、しかも入力しやすいので、助かっています。

「楽楽精算」の規定違反チェック機能の詳細はこちら

「クレジットカード連携」をご利用開始したと伺いましたが、どのように活用されていますか？

コーポレートカードを使っているのは、出張の多い部署と部長以上です。現在はコロナ禍で出張が抑えられているため、精算自体が少ない状況ではあります。しかし新幹線代やホテル代の精算がすべてコーポレートカードで完結できるので、使っている当人たちにとってはかなり便利な様子です。経理としてもクレジットカードの明細と申請者の申請データの照合もしやすく、紐づけるのも簡単です。「クレジットカード連携」を導入してまだ2か月ほどですが、とても便利だと感じています。

「楽楽精算」のクレジットカード連携機能の詳細はこちら

「楽楽精算」導入決定から1か月弱でスムーズな導入に成功

営業担当者のサポート体制はいかがだったでしょうか？

大変助かりました。他社の経費精算システムから「楽楽精算」に切り替えたい、と連絡した際にも快く受け入れていただき、本当にありがたく感じています。「楽楽精算」に切り替えると決まってから導入までは1か月弱。他システムでは2ヶ月もかかり、つまずいてしまった設定も、短期間で実にスムーズにやっていただきました。
サポート体制も良かったです。最初に導入説明会があり、導入後は専用サイトから質問をする、という流れで進めました。質問に対する答えが的確でわかりやすく、素晴らしいなと感じました。

将来的な「電子帳簿保存法」運用を考えて機能を使用

「電子帳簿保存法対応」機能を使っていただいているとのことですが、実際の運用はされていますか？

「電子帳簿保存法」運用のための社内規定を作るところまでは行ったのですが、税務署への申請はまだしていません。やがては法改正により「電子帳簿保存法」適応を受けるためのハードルが下がるのではないかとの期待があるからです。現在は、申請した時のことも考えて「電子帳簿保存法対応」機能を使っています。「領収書の管理がしやすい」「紙で保存しなくても良くなる」「経費を使ったらすぐに精算するという意識づけができる」などといったさまざまなメリットがあり、便利な機能であると実感しています。

「楽楽精算」の電子帳簿保存法機能の詳細はこちら

「電子帳簿保存法」の情報収集はどういったところから？

ラクスが運営している「経理プラス」のメルマガで情報収集しています。あとは顧問税理士に相談しながら、準備を進めている状況です。

説明会では苦戦したものの、現在では全社的に便利さを実感

「楽楽精算」をどんな方法で社内に広めたのでしょうか？

最初に行ったのは、御社が提供されている動画マニュアルと紙のマニュアルを社内イントラにアップして見てもらうことでした。その後営業拠点をオンラインでつなぎ、本社で説明会を開催しました。
「楽楽精算」を導入して感じたのは、世代によって対応力にかなり違いがあることです。20～30代は特に説明しなくても、感覚的に使える人が多いと感じています。世代が高めの人たちに慣れてもらうまでには、それなりに時間がかかりました。説明会でも初歩の初歩から説明する必要があり「本当に説明したいところまでたどり着く前に終わってしまった…」などということもありました。
便利さを実感していただいた社長が率先して「楽楽精算」を使ってくれたことが、強い追い風になったと感じています。社内からクレームがあっても、「社長は使ってくれていますよ！」と強気でいられました。今では社員全体が便利さを実感、使いこなしてくれているようです。

「楽楽精算」導入によって効率化を達成することで新たに取り組めたことはありますか？

経理としては、営業現場での経費分析に時間をさけるようになりました。各営業部署の責任者が配下のデータを閲覧することもできるので、データを有効に活用してもらえるようになりました。

ペーパーレス化を目指しているすべての企業におすすめ

「楽楽精算」をどのような企業におすすめしたいか、アドバイスをいただけますか？

現在、紙で精算している会社すべてにおすすめしたいです。「楽楽精算」を導入してペーパーレス化を実現することによって、経理の作業の効率化が達成できます。プラスアルファで、申請する側である営業のような現場スタッフも「楽楽精算」の使い勝手の良さを実感してくれると思いますよ。