交通費・経費精算システムの経費精算業務の改善推進事例

手作業による入力ミスが多発、多重チェックの手間も削減したい

「楽楽精算」のご導入前の課題や、ご導入を検討したきっかけを教えていただけますでしょうか

「楽楽精算」を導入するまでは、Excel帳票の社員精算書、出張精算書を各社員が入力、紙に印刷して運用をしていました。さらにそれを総務や業務が会計ソフトへ入力し印刷していました。
それに加え、経理課では1件1件目視で確認を行っていたので、経費精算業務に大変時間がかかっていました。全てが手作業の為、入力ミスの発生が多く見られていました。
そこで、親会社ですでに運用していた「楽楽精算」を導入し多重チェックの廃止、効率化を図りたいと考えました。

社員からも好評！「乗換案内」でのルート検索

「楽楽精算」の導入による効果や、改善されたことを教えていただけますでしょうか

導入してまだ数カ月なので、大きな改善や具体的な数値を目に見ることはできていませんが、「楽楽精算」に内蔵されている「乗換案内」を利用することによって、ルート検索と精算入力が同時に出来るので、申請作業の時間が短くなりました。また、自分自身の申請が、承認されているのか、どこかのポイントで止まってしまっているのかなどの状態を確認できることが社員からとても好評です。入力途中で会議等で席を空けることになった時も「一時保存」できるところもいいですね。

経理側と利用する社員の両方にメリットが

数ある交通費・経費精算ソフトの中で、「楽楽精算」をお選びいただけたポイントを教えていただけますでしょうか

もともと親会社である太陽ホールディングスにて「楽楽精算」を導入しており、経費精算業務が効率化された実績がありました。親会社で既に「楽楽精算」を利用している社員からも好評で、経理側と利用する社員の両方にとって良いソフトだと感じました。
導入の際も「楽楽精算」を熟知するベテラン社員が担当していたため、「通常の使い方で実現できること」については、十分にどのような使い方ができるかを予測することができました。そのため、導入にあたっては営業の方に「通常の使い方で実現できないこと」をいろいろと質問させていただきましたが、「こんな～ではいかがでしょうか？」と親身にご提案いただけて、大変助かりました。

経費精算が確実に楽に

「楽楽精算」を検討中の企業様にメッセージをお願いします

「楽楽精算」はその名前の通り経費精算をとても楽にしてくれます。システム導入の直後はどのようなシステムでも多少の戸惑いを感じると思いますが、慣れてくれば「楽楽精算」の導入は確実に会社全体の効率アップに繋がると思います。会社全体で業務効率が良くなることはもちろん、各社員や各部門で負担にならないような選択肢をとることが大切だと思います。