別システム利用からの経費精算システム切り替え成功事例

グループウェアでの経費精算から脱却するため、経費精算システム導入を検討

「楽楽精算」の導入をご検討されたきっかけをお教えいただけますでしょうか。

大陽日酸グループが20年以上経費精算で利用してきたグループウェアから脱却し、新しいコミュニケーション基盤を構築することになったことが導入のきっかけです。国内グループ会社にはそのグループウェアで経費精算をしていたところもあり、社員が精算内容を入力し、経理担当者が仕訳データを出力して経理システムに取り込むという、ある程度の経費精算のシステム化はできていました。
しかし、このグループウェアの利用をやめる話になり、経費精算に特化したパッケージシステムを導入することになりました。そのため、申請書の作成作業や、経理担当者の負担軽減よりも、現在使っている機能の質を落とさずに、電子帳簿保存法対応やモバイル対応といった将来の新しい利用方法に適応できる経費精算に特化した製品を探していました。親会社である弊社で国内グループ会社のシステム選定を行い、いくつかの製品を比較検討した結果、「楽楽精算」を導入することにしました。

親会社は別システムを利用中だが、国内グループ会社には使いやすい「楽楽精算」を導入

数ある交通費・経費精算ソフトの中で、「楽楽精算」をお選びいただけたポイントを教えていただけますでしょうか。

開発者と利用者双方にとって、直感的に操作することができるシステムであったことが大きなポイントでした。
元々親会社である大陽日酸では別の経費精算システムを利用しており、他のグループ会社では前述のグループウェアで精算を行ったり、紙で経費精算を行っているという状況でした。大陽日酸グループは海外の割合も多いので、検討の際には親会社と同様グローバルで使えるシステムを展開する話もあがりましたが、国内グループ会社には日本の経費精算システムが良いだろうという結論に至りました。
会社それぞれにマスタや画面表示などで細かい違いや要望がありましたが、「楽楽精算」は画面設定が分かりやすく、複雑な日当計算などの日本独特の経費精算に対応できるといった点に魅力を感じ、「楽楽精算」の導入を決めました。利用者との意思疎通もスムーズに行えましたし、国内で利用するには必要かつ充分な機能が備わっていると思います。

担当2名でグループ会社13社分のシステム導入を10ヶ月で完了！

「楽楽精算」を導入して実感した効果を教えて頂けますでしょうか。

今までグループウェアで経費精算を行っていた企業もあるので、前述のとおり、既にある程度のシステム化が出来ていました。「楽楽精算」導入後も、入力時の負担や会計担当の業務工数をかけずに精算業務を行えています。
導入して感じたことは、導入までにかかった日数、利用者が使用に慣れるまでに要した日数が、過去に導入してきたシステムの中でも圧倒的に短かったことです。これは大きな成果であったと考えています。導入に際しては、担当2名でグループ会社13社分の導入を10ヶ月で行うことができました。1社につき1ヶ月かからずに導入できるシステムというのは非常に驚きました。以前別のシステムを導入したときは設定に苦労した記憶がありますが、「楽楽精算」では設定も直感的に設定の変更を行えて、大変楽でした。
また、新システム導入直後にありがちな、利用者からヘルプデスクへの問い合わせも少なく済みました。精算画面に元々使っていた社内用語や項目名を「楽楽精算」に反映できたので、利用者もすぐに対応できたのだと思います。
現在グループ会社の13社が利用しており、引き続きグループ内で「楽楽精算」の導入を展開している状況です。今後は「楽楽精算」で電子帳簿保存法などにも対応した経費精算を行うなど、時代にあった効率的な運用フローの実現にも取り組みたいと思っています。

経費精算にかかわる業務はすべて「楽楽精算」で統一できるように

「楽楽精算」の便利な機能を教えていただけますでしょうか。

電車やバス移動の精算に、「楽楽精算」内に内蔵されているジョルダン社の「乗り換え案内」が連携されているのは利用者から好評です。以前のグループウェアのしくみは、単に外部検索サイトへのリンクがあっただけでしたが、「楽楽精算」では検索と登録が連携しているので出張が多い利用者に好評ですし、申請書に出る「早」「楽」「安」のアイコンはチェックする立場の人にとって便利な機能です。
その他、承認業務フローに対応できたことや、旅費交通費以外においても、従業員の立替精算だけではなく請求書の支払依頼の機能があったのも良かったです。従来の精算フローでは、個人立替したもの、支払依頼するもの、精算の承認申請 が別々のシステムからの申請でしたが、導入後は精算に関わるものは全て「楽楽精算」に統一できるようになりました。

レスポンスの早いサポート体制で、複数の会社での導入もスムーズ

導入時や導入後のサポート体制はいかがでしょうか。

導入時はマスタをはじめとする必要な設定について、細々した内容ですがレスポンス良く教えていただきました。複数の会社を同時に進めることもありましたが、テスト環境の切替や構築についても丁寧にサポートいただきました。
現在も他のグループ会社への導入を進めていますが、営業担当の方からも定期的に導入のフォローしてくださるので大変助かっています。

「楽楽精算」ならシステム切り替えの負担も少なく導入可能

「楽楽精算」を検討中の企業様にメッセージをお願いします。

弊社グループでは元々グループウェアで経費精算を行っていましたが、「楽楽精算」は導入も楽ですし、日本特有の精算フローに柔軟に対応できるので、申請者から経理担当者まで、経費精算の負担を減らせると思います。経費精算システムの更新、変更をお考えの場合は、利用者にとって解りやすくシステムの変更に伴う負担が少ないサービスとして「楽楽精算」をおすすめします。