現金出納の大幅な削減・チェック時間の削減に成功した事例

現金出納の管理が課題。ペーパーレス・キャッシュレス化の重要性も導入の後押しに

「楽楽精算」導入前の課題と導入のきっかけを教えてください。

「楽楽精算」の導入前までは、社員立替精算を現金で対応していました。申請方法はExcelの精算書を用いており、それをもとに現金で申請者へ交付するようにしていましたが、社員の利便性や現金出納管理の観点で課題に思っていました。
社員の利便性を向上させつつ、現金出納廃止を含めた財務業務の効率化のため、3年ほど前に「楽楽精算」の導入を検討したのですが、当時は見合わせとなりました。
しかし、昨今のコロナ禍によってペーパーレス化・キャッシュレス化の重要性が社内でも認識され、2020年10月に導入に至ることができました。

小口現金は9割削減、全体の工数は60％削減！部署内での業務完了に成功

「楽楽精算」を導入したことで、どのような点を改善できたのでしょうか？

弊社では社員立替精算はすべて「楽楽精算」での精算に一本化して、現金出納は原則廃止とすることができました。例外として、新卒採用時の学生さんへの交通費や慶弔見舞金等にはまだ現金出納が残っていますが、それ以外は振り込みで対応することとしています。
結果、現金出納の9割を減らすことに成功しました。

その他にも、改善したことはいくつかあります。
申請がペーパーレスになったことで、どこでも申請、承認が可能になりました。
結果、承認者もデータ上ですべての申請を確認できるので、原本の確認を不要としました。最終的には、領収書原本を経理部門宛に送付してもらい、確認するフローに変更しています。

「楽楽精算」のOCR機能の詳細はこちら

また、システム化したことにより精算状況が可視化され、どこで承認が滞っているのかがすぐに把握できるようになりました。それによって未精算時の催促もしやすくなりました。
結果、今では「月曜日の承認分を、金曜に振り込む」といったように業務サイクルを固定化することもできています。

「楽楽精算」で効率化につながった機能のエピソードがあれば教えてください。

「楽楽精算」では、交通費精算の「乗換案内機能」があるため、経路を入力すれば自動で計算され、選択したルートが「早・安」などのアイコンで表示されるため、最適なルートを利用したか一目でわかるようになっています。
それを使って申請してもらうようにルールを設定したことで、承認者だけでなく、経理部門での最終的な経路チェック・合計金額手計算の確認なども必要なくなりました。

「楽楽精算」の交通費精算機能の詳細はこちら

効率化された結果、具体的にどのくらいの効果がありましたか？

以上のことから、経費精算にかかっていた時間は従来比の約40％までに削減できたと感じています。
今までは、年間2,700件、月50-60hほどの時間を経費精算に要しており、別部門担当者に業務をお願いしていました。しかし、「楽楽精算」導入後は経理部門内で業務を引き取ることができるようになりました。
結果、その「別部門担当者」は本来の業務である労務管理に専念することができています。

比較検討の結果「楽楽精算」を導入。専任サポートの対応で設定は2ヶ月で完了！

「楽楽精算」を選んだ決め手を教えていただけますか？

3年前に導入を意識した際、Webでの情報収集を経て「楽楽精算」の営業部門担当者から直接説明を受けました。その際に「楽楽精算」の製品イメージについては把握していました。
改めて導入を検討することになった際には、「楽楽精算」も含め4社で検討を進めました。サービスごとに比較表を作成し、サービス内容や価格などの項目で評価を進めた結果、自社に一番適していた「楽楽精算」を導入する運びとなりました。

営業担当の対応や導入時／導入後のサポート対応についてご感想をお聞かせください。

導入後2ヶ月間は、専任のサポート担当の方がついてくれました。そのおかげで、無事2ヶ月で初期設定は完了し、「楽楽精算」を用いて運用をスタートすることができました。
弊社メンバーのみでは2ヶ月で設定を終えてスタートすることは難しかったと思います。サポート担当の方には本当に感謝しています。

段階ごとに「楽楽精算」を社内に展開！細やかな設定変更で導入成功

利用開始後に苦労されたことはありましたか？

弊社では以下のステップで社内に展開しました。
・2020年10月上旬：　外出の多い営業部門等のみに、旅費精算・交通費精算機能のみを先行展開
・2020年12月下旬：　全社に全機能展開（旅費、交通費、立替経費、接待交際費）
・2021年1月下旬：　その他社員への振込について「支払依頼」機能での処理開始

少しずつ展開をしたことで大きな苦労は少なかったですが、細かなところでは確かにありました。

例えば、1つ目に、公共交通機関利用後の交通費精算では、金額を手入力する社員がいたこと。手入力されると、金額チェックが必要になってしまいます。
対応としては、「楽楽精算」の規定違反チェック機能を用いて「公共交通機関利用時に、"乗換案内"検索を必須（利用しないとエラー）」とする設定を追加し、チェックのいらない運用になるように変更しました。

「楽楽精算」の規定違反チェック機能の詳細はこちら

2つ目に、新幹線を利用した際の処理が複雑だったこと。Express予約、通常乗車券、Smart予約等、様々な手段があるので大変でしたが、新幹線は社内ルールを明確にし、かつ「楽楽精算」のメニューを見直すことで対応しました。

3つ目に、当初は「領収書スキャンデータを添付＆紙を経理部門に提出」という運用だったので、「二度手間なのではないか」という不満の声があったこと。
そこで、承認者は領収書の金額のチェックは不要とし、経路と交通手段のみチェックしてもらい、最終的な金額は経理部門で確認する運用に改めることとなりました。

最後に、精算口座を給与振込口座にしていたものの「配偶者に管理されてしまうので、現金にしてほしい」という人がいたことです。銀行口座は給与振込口座以外でも振込可能なので、希望の口座を連絡するようにアナウンスし、対応するようにしました。

以上のように、何か問題が生じたときには、都度「楽楽精算」の設定方法やルール変更をすることで乗り越えられました。

「楽楽精算」導入後の社内の反応はいかがですか？

初めのうちは、先に話したような不満や「Excelの方が早い」という声がありました。しかし、全社展開してからは不満を聞くことはありません。今では「現金出納に戻してほしい」という声は全く聞かなくなりました。

弊社では、社長以下役員も含めた全社員が「楽楽精算」で立替経費を精算しています。もともと技術系の会社なので、デジタル処理に抵抗がなかったのは幸いでしたが、「楽楽精算」の使いやすさがあったからこそ全面移行ができたのだと思います。

経理部門のマネージャーである私にとっては、会計仕訳と振込データを「楽楽精算」上で作成することが可能なので、チェックの時間がほぼ不要になり有り難いです。

細かいルールまで設定できる点が優れもの！業務効率化達成におすすめ

他社で「楽楽精算」の導入を検討している他社の経理担当者へのメッセージをいただけますか？

弊社は「楽楽精算」の全面導入に成功し、業務効率改善を達成できました。
以下の会社様には是非「楽楽精算」導入により、弊社と同様の業務効率改善を達成いただきたいです。
・規模の大きくない会社（弊社は300アカウントで利用しています。）
・会社のトップがWeb精算に前向き
・導入担当者がExcel好き

「楽楽精算」の利便性については、未導入の会社様にも是非知っていただきたいです。
特に設定したことで便利になったことは以下の通りです。

①「公共交通機関を選択した場合は、"乗換案内" 連携をしなければエラーとする」
これにより、手入力での申請をブロックし、最終チェックを不要とすることができました。

②「移動手段の項目で"Express予約（新幹線）"を選択した場合は、目的地の項目で"共有"を選択しなければエラーとする」
Express新幹線予約の場合、弊社では領収書不要としているのですが、そのための料金を「共有目的地」に登録しています。それを申請時に選択必須とすることで、規定以外の料金手入力をブロックできました。

以上のようなルールの設定が可能なことに気づいたときには、「よくできているシステムだなあ」と感心しました。