交通費・経費精算システムによる内部統制強化事例

交通費精算が多く、金額は細かくチェックできず…

ご導入前の課題を教えていただけますでしょうか

導入前はエクセルの各用紙に申請者が申請内容を入力したものを印刷し、上長の承認を得たうえで経理部に提出。その後、経理部では個別の申請書と領収書の確認と、社員名・費用項目をエクセルに手入力・印刷して、支払手続きをした後に、会計ソフトへ振替入力をしていました。弊社は電車の利用件数が多いため、1回ずつの交通費が正しいのか確認することが難しく、正確な運賃を乗換案内で確認したり、再計算したりといった細かいチェックが徹底できない状況で承認をしていました。概ね金額の問題はなかったものの、申請者にとって、申請書への入力作業に手間が掛かるため、時には申請期日に間に合わない者もおりました。その結果、経理部では精算日以外の支払手続きも発生していました。
これらの課題を解決するために、交通費・経費精算のシステム化を検討し始めました。

経理担当者の確認作業時間が1/3に削減！

ご導入後の効果や、改善されたことを教えていただけますでしょうか

「楽楽精算」導入後は、交通系ICカードからの利用経路・金額を自動で取り込める機能により、申請者の入力作業が大幅に軽減されました。その他の経費においても、プルダウンで申請科目を選択することができ、起票のミスが減りました。また、申請科目と仕訳項目が紐づくので、費用項目のエクセルデータを作成する必要が無くなり、経理の作業も削減されました。
導入前に行っていた経理担当者による交通費・経費の確認作業の大部分が「楽楽精算」では申請の時点で完了しているため、1回の精算に1.5時間かかっていたものが、1/3の0.5時間になり、作業時間を大幅に軽減することが出来ました。

スムーズな申請・承認で期日までの申請が徹底できるように！

「楽楽精算」の便利な機能を教えていただけますでしょうか

交通費の入力が交通系ICカードの読み取りで完了することや、クラウド上で精算や承認依頼が行えるため、入力時間と場所が限定されなくなり申請期日を守れるようになったことは申請者から好評です。申請遅延の回避は、タイムリーな支払対応にも反映されています。
また、精算頻度の少ない出張手当や飲食費台帳は必須項目を入力すれば自動で計算・作成されるように設定できたため、入力漏れや金額の誤りがなくなった点も便利でした。

煩雑な経理処理をシンプルかつ正確に行えるシステム

数ある交通費・経費精算システムの中で、「楽楽精算」をお選びいただけたポイントを教えていただけますでしょうか

一番のポイントは、申請者・経理担当者双方にとって煩雑な経費申請・処理をシンプルかつ正確に行えるシステムであることです。弊社にとって使い勝手の良い設定が出来ることや月々の利用料金も魅力の一つでした。
また、「楽楽精算」が対応している会計ソフトが多様であることも導入を決めたポイントです。ちょうど会計ソフトの変更も検討していたのですが、「楽楽精算」はCSVによる会計ソフトへの取込が可能なので、あらゆるソフトに連携でき、会計ソフトの切り替えにも対応できるのは大きなメリットでした

ニーズを理解した上で対処法をアドバイスしてくれた

導入時や導入後のサポートはいかがでしたでしょうか

思っていたよりも設定項目が多く、ある程度の作業時間を要しましたが、サポートのご担当者が弊社のニーズを理解した上で、個別に対処方法をアドバイスいただけたことは心強く、大変助かりました。導入までのスケジュールに柔軟なご対応をいただきながらも、計画性をもって進行してくださったことで、システムのスムーズな活用に繋がったと思います。