交通費・経費精算システムで精算書のペーパーレス化実現事例

紙の伝票が毎月400枚発生、2人で2～3日がかりの作業にうんざり

経費精算システム導入をご検討されたきっかけをお教えいただけますでしょうか

「こんな作業もうやりたくない！！」そんな想いで新たに経費精算システムの導入を検討しました。
弊社では導入前、交通費の精算は別のシステムを使用していましたが、精算方法が煩雑でした。また、交通費以外の経費精算は紙の伝票を使用しており、申請者から伝票が回付され、会計システムに手入力するという作業を行っておりました。伝票は毎月400枚程度発生し、2人で2～3日がかりで作業していました。この伝票処理の手間を解決してくれるシステムがないかと探していたときに、展示会で「楽楽精算」を知り、「経費精算の負担減とペーパーレス化の実現」を目標に導入検討を開始しました。

精算書が不要となりペーパーレス化を実現！会計システムへの入力も一瞬で完了

ご導入後の効果や、改善されたことを教えていただけますでしょうか

「楽楽精算」を導入したことで、紙の精算書が不要となりました。申請者が紙の精算書に手書きをする手間がなくなり、WEB上で精算内容を打ち込むだけなので、申請の手間、伝票の紛失等がなくなり、申請時の課題が解決されました。また、交通費の精算も効率的に行えるようになり申請者から運用開始してすぐに「楽になった」との声をもらいました。
経理業務においては、会計システムとの連携も「楽楽精算」のデータを取り込むだけで、今までの作業が一瞬で終わるようになり、経理担当者の作業負担も大幅に軽減され、目標としていた「経費精算の負担減とペーパーレス化」が達成されました。

交通費精算の申請・承認も交通系ICカード連携で負担減

「楽楽精算」の便利な機能を教えていただけますでしょうか

交通系ICカードのデータを用いて精算書の作成ができる点が申請者から好評です。以前のシステムでは、別で乗換案内ソフトを起動し、経路の検索をして明細の作成を行っておりましたが、「楽楽精算」導入後は、交通系ICカードの乗車履歴を使用して、申請内容を作成できるので精算書の作成に要する時間が大幅に削減されました。また、実際の利用データを使用するので、不正防止の観点からも効果的だと思います。

幅広いカスタマイズによる汎用性の高さが魅力

数ある交通費・経費精算システムの中で、「楽楽精算」をお選びいただけたポイントを教えていただけますでしょうか

一番重要視したのは使いやすさです。
申請者の使いやすさは当然ですが、設定する管理者側の使いやすさもシステム採用のポイントになりました。他にも数社のシステムを検討しましたが、「楽楽精算」では精算書の内容を、パーツを組み合わせることで一から作成することができ、「うちの社員のための精算書」を作成することができる点が採用の決め手になりました。
また、同時期に法人カードの導入を検討しており、連携しているカード会社も豊富だったことがポイントになりました。

テスト環境が使えて、組織変更や設定変更時の動作確認ができるのも便利

導入時や導入後のサポート体制はいかがでしたでしょうか

初期設定は基本的にマスタの取り込みだけで簡単に終わらせることができましたが、申請ルールの設定や、手当の計算方法の設定などに、少し煩雑な部分がありました。しかし、問い合わせをするとサポートの方がすぐに回答をしてくださったのでスムーズに設定をすることができました。
また、テスト環境を無料で提供していただけるので、組織変更時や設定を変更した際の動作確認ができるのも便利です。