Excelでの経費精算から脱却！経理の作業時間が半減した事例

社外業務の社員にも大きなメリットのある「楽楽精算」

導入前の課題と導入検討のきっかけを教えていただけますか？

もともと弊社ではExcelで経費精算を管理していましたが、単票と台帳を二重登録する必要がありました。また、Excelは自由に入力できる分だけ入力ミスも多く、差し戻しの件数もかなりあり、多くの労力を費やしている状況がありました。

弊社はIT企業ですが、社員全員が社内で働いているわけではありません。営業部門は外回りをし、出張することもあります。開発部門はお客様先で業務をさせていただく場合もあります。社員が社内に常時いるわけではありませんので、経費精算の作業をする時間を日常的に確保することができませんでした。後日にまとめて精算することによって、入力ミスが増え、差し戻しとなるケースがかなりありました。

こうした非効率的な状況を解決するためには「このままExcelを使い続けていてはいけない、経費精算システムを入れる必要があるだろう」との結論に達したのです。

経理担当者の月次作業が10時間から5時間に半減！

「楽楽精算」を導入することで、具体的にどのような点が改善されたのでしょうか？

クラウド上で一元管理できるので、ネット環境があれば、どこでも入力できるのは大きいですね。会社にいなくても、経費精算の作業を行える環境が整いました。また、入力は決められた箇所にだけすればいいので、入力ミスも大幅に減りました。その結果、経理担当者の作業時間も減ったのです。Excelで管理していた時には差し戻しの時間も含めると月10時間以上はかかっていたのですが、「楽楽精算」を使うようになってチェックの工数も含めてトータルで5時間ほどになり、ほぼ半減しました。現場の時間短縮と合わせると、さらに大きな削減効果があったと思います。

UIの自由度が高く、Excelからスムーズな移行が可能

経費精算システムを検討する上での情報収集の方法と「楽楽精算」を選んだポイントを教えてください。

インターネットで経費精算システムを検索して調べ、比較サイトの情報も参考にしました。まず10数社のサイトを見て、最終的にしっかり検討したのは3社です。

「楽楽精算」を選んだポイントは大きく分けると、3つあります。
1つ目のポイントは多くの導入実績があること。
2つ目のポイントはUI（ユーザーインターフェース）の自由度が高くて、さまざまなカスタマイズが可能であったことです。現場の従業員にとってやりやすいレイアウトに設定できるというメリットがありました。これまでのExcelと、入力の仕方やレイアウトが大きく変わってしまうと、現場の従業員がとまどってしまう可能性があります。Excelで精算していた時と似たレイアウトを作ることができるので、スムーズに導入できそうだというのは大きかったですね。
3つ目のポイントは、リーズナブルであるということ。これは重要なポイントですね。

社内調整のポイントは費用対効果の表と他社ソフト比較表

導入に際して、社内調整はスムーズに進みましたか？

弊社がIT企業だからかもしれませんが、現場の従業員は皆、導入に積極的かつ協力的だったので、説得する必要はありませんでした。時間がかかったのは、経営層の説得です。経営層としては、費用対効果がどれくらいあるのか気になったのは当然だと思います。
もう1つ、ポイントとなったのは将来的な見通しでした。「5年後、10年後という先々を想定した上で、この選択肢がベストなのか？」「他の選択肢はしっかり検討したのか？」ということを経営層から確認されました。

そこで、「楽楽精算」の営業担当の方にもご協力いただいて、伝票の枚数・工数・所要時間など、費用対効果がはっきりとした数字で示された資料を作っていただきました。同時に、他社の経費精算ソフトとの機能も含めた比較表を作成していただき、2つの資料を提出・説明して導入の運びとなりました。経営層を説得する上で、この2つの資料の存在は大きかったと思います。1つの機能を例にとっても、実際には同じ機能なのに各社異なる説明をしていることもあり、私たちの知識では比較しきれなかったというのが正直なところです。営業担当の方に支援いただいて、大変助かりました。

交通費も社内申請も「楽楽精算」で！在宅勤務中にも役立つ機能

「楽楽精算」で特に役立っている機能を教えていただけますか？

「乗換案内ソフト機能」はかなり役に立っています。出発駅と到着駅を入力するだけで、交通費の金額だけでなく、経路が適切かどうかもわかります。チェックと承認の作業が楽になりましたし、その結果、差し戻しの手間も大幅に減りました。

また、「ワークフロー機能」も助かっています。これは、経費の申請、承認の進行の流れが確認できる機能です。当社は客先で業務にあたっている社員もいますので、彼らとのコミュニケーションや承認状況の確認が円滑になったことを実感できています。またコロナ禍によって在宅勤務も増えましたが、特殊な状況下でも混乱が起きなかったのは、「楽楽精算」のワークフロー機能によるところも大きかったのではないかと考えています。

経費をリアルタイムで確認することでコスト意識も向上

予算管理オプションもご契約いただいていますが、どのような状況で活用されているのでしょうか？

各部門の経費が集計されて一覧で出てくるので、見やすくて、わかりやすいですし、とても役に立っています。弊社では部門別採算制をとっており、リーダーが経営者に近い感覚で、採算を考えながら様々な判断を下しております。各部門のリーダーが、自分たちの部署でどれくらいの経費を使っているのか、ほぼリアルタイムで把握できるようになったことは大きいですね。はっきり数字で見えると気になりますし、自然にコスト意識が醸成される効果を見込むこともできます。

「楽楽精算」の経費管理機能の詳細はこちら

電子帳簿保存法への対応にも注目。活用のため勉強中

「楽楽精算」で他に気になっている機能はありますか？

電子帳簿保存法の対応機能は、興味がありますね。世の中の流れとしても今後、電子帳簿保存法への対応は必要になってくるのは確実だろうと考えています。電子帳簿保存法の活用をテーマとした「楽楽精算」のWEBセミナーも受けさせていただきました。勉強しながら、先々に備えていきます。

導入前の説明会で「楽楽精算」の基本的な機能を理解

「楽楽精算」導入前・導入時・導入後のサポート対応はいかがでしたでしょうか？

導入前に説明会に参加させていただいたので、その段階で「楽楽精算」の機能の基本的な内容を理解することができました。社内に持ち帰って、その説明を踏まえて細かい設定をすることできたので助かりました。「楽楽精算」は自由度が高い分「こうしたい時にはどうするのだろうか」といった疑問もいくつか出てくるケースもありました。その都度、営業の方に問い合わせたりサポートサイトを見たりすることによって解決できましたので、不便を感じることはありませんでした。

IT企業にふさわしい精算システムになったという社員の感想

「楽楽精算」導入後の社内の反応はいかがでしたか？

みんな喜んでいました。ある社員に「うちの会社にもやっと経費精算システムが入るようになったんですね！」と言われました。その発言の背景には「最先端のITを扱っている会社がいつまでExcelを使っているのだろうか」という、当たり前の疑問があったのだと思います。

将来的な目標は完全なペーパーレス化とシステム全体の連携

今後、「楽楽精算」を通じて、さらなる業務効率化のビジョンや目標はありますか？

ゆくゆくは社内での完全ペーパーレス化を実現したいと考えています。現状では「1件1件領収書を出して」「伝票を印刷して」「ホチキスで留めて」といった運用になっているので、早めに紙なしで完結できるように持っていきたいですね。ペーパーレスにすることによって在宅勤務もよりやりやすくなりますし、何より紙ベースの管理がなくなります。たくさんのメリットがあるので、その目標に向かって準備を進めようと考えています。

もう1つ考えているのは、システム全体の連携です。現在は経費精算システムの中だけで運用している状況なのですが、最終的には会社全体の会計システムや給与計算システムと連携させて、自動で仕訳ができたり、給与と一緒に経費の振込手続きができるような運用を目指しています。

業務効率について現状ではまだ課題がいくつかあります。経費精算に関しても、すべて「楽楽精算」で行っているわけではなくて、一部手書きの精算が混在している状況です。基本的には現場中心の運用になるので「現場が混乱しないようにある程度の時間をかけていくことも必要になるのかな」と考えています。

現場の人間も違和感なく移行できるのが「楽楽精算」の強み

「楽楽精算」をご利用になってみて、まだシステム導入をしていない他社の経理担当者に向けてのメッセージをお願いします。

「現在の精算のやり方を非効率的だと感じているけれど、これまでの入力スタイルを変えてしまうと、現場の従業員が対応できないのではないか？」とためらっている経理担当者の方もいらっしゃるかもしれません。しかし「楽楽精算」はUIレイアウト（画面設計）のカスタマイズの自由度が高いので、これまでのやり方から違和感なく移行することが可能です。

コロナ禍で、在宅勤務が増えている会社もたくさんもあると思います。「楽楽精算」はクラウドでの一元管理なので、ネット環境さえ整えばどこでも入力できます。導入すれば楽になるのは間違いありません。Excelでの運用では付き物の「データが壊れてしまったら…」という不安や心配もなくなりますので、導入検討をおすすめしたいです。