出張精算システムによる経理業務効率化の事例

出張精算だけで月200件、複雑な出張手当が経理部の業務負担に

「楽楽精算」の導入を検討したきっかけを教えていただけますでしょうか

「楽楽精算」導入前の精算方法は、エクセルで出張精算書を作成・印刷、領収証を添付して上長に提出をし、上長の承認後、神戸にある経理に郵送してもらい、チェックした後に支払処理をする流れでした。当社は会社全体で出張が多く、出張精算だけで毎月約200件もの申請がありますが、この約200件の出張精算のほぼ全てが月末に集中するので、月末は出張精算のチェックにかなりの労力を使っていました。

特に手間だったのが出張手当のチェックです。当社の出張手当はとても複雑で、日当や食事代、宿泊費の規定があり、それぞれ役職や時間帯、出張先への距離によって金額が変動します。そのため細かい金額や出張手当の規定に沿った申請かというところまでチェックが行き届いていないことが多く、結局は経理で申請書を1枚1枚全て目視でチェックする必要がありました。

出張精算書の確認が終わっても、次は仕訳入力に苦労しました。従来では仕訳を自動で行うマクロを実装していたものの、手作りのプログラムのためエラーが頻繁に発生していました。その場合は、やむを得ず手入力で仕訳をすることとなり、夜遅くまで残業することもありました。

この出張精算方法は業務負担が大きく、その改善は長年経理の課題でした。最初は当社の海外グループ企業のシステム導入を検討しましたが、同じグループ企業でも各国で税制や社内規則などの違いがありそのまま使えず、日本向けにカスタマイズする開発費も数百万円単位でかかるので、システム導入に二の足を踏んでいました。そんな時に、「楽楽精算」の存在を知り、お話を伺いました。

複雑な日当計算も簡単な設定だけで自動化！チェックの時間は従来のほぼ半分に

「楽楽精算」をお選び頂いたポイントや、導入によって改善されたことを教えていただけますでしょうか

1番のポイントは、カスタマイズがしやすく、当社の複雑な出張手当にも迅速・柔軟に対応できる点です。「楽楽精算」を導入することになり、最初に経理とITの担当者で集まり、画面をどのような構成にするかを検討しました。実際の設定を行うのは私だったので、自分で実装できるのか不安に思っていました。
しかし、実際にカスタマイズを始めると、それらのほとんどを簡単に設定できたので、システムの柔軟性と使いやすさに大変驚きました。おかげで複雑な日当計算も自動で行う設定ができ、手当の計上漏れやミスが劇的に減りました。

他にも、「楽楽精算」で為替レートと外貨を組み合わせて入力できるように設定をしたことで、入力の手間も削減できました。当社は海外出張も頻繁にあるので、海外通貨の精算もたびたび発生します。海外通貨の精算は、従来は申請者が日本円に算出し直していましたが、この設定のおかげで金額のミスも防げました。

その結果、以前は経理でのチェック作業に約36時間かかっていたのに対し、現在はほぼ半分の時間で完了しています。各拠点からも「紙のサインが不要になった」「申請が楽になった」と声をかけられ、経理だけでなく、申請者・承認者の社員にも「楽楽精算」を導入したメリットがあったと感じています。

直感的な操作でカンタン申請、経理を助ける自動仕訳機能

出張精算以外にも「楽楽精算」の導入効果はありましたか

自動仕訳の機能にも助けられています。それにより出張精算だけでなく、経費精算全体の効率化も図れました。
従来は申請内容を見て、経理で仕訳科目を選択していました。「楽楽精算」では申請時の経費項目を「交通費」、「交際費」、「消耗品費」といった会計用語ではなく、「電車」「贈答品」「文房具」といった社員が理解しやすい言葉に設定できるので、直感的に申請を行うことができます。更には、申請内容と科目が紐づいて自動で仕訳が起こる仕組みなので、仕訳の手間が大幅に減りました。

更新費、カスタマイズ費不要！月額利用料だけで精算業務が効率化

サポート体制についてはいかがだったでしょうか

サポート体制にも大変満足しています。導入時も不明点を聞きながら設定をすることができ、マニュアルも充実しているので、助かりました。導入後も、導入時と変わらないサポート体制で、今でも時折分からないことがあれば利用しています。

「楽楽精算」を検討中の企業様にメッセージをお願いします

「楽楽精算」を導入して精算業務で抱えていた大きな課題はほとんど解決でき、非常に満足しています。当初検討していたシステムはカスタマイズのたびに費用が発生するものでしたが、「楽楽精算」は更新費やカスタマイズ費用がかからず、月額の利用料だけで運用できるので、ランニングコストを考えても優れたシステムだと感じています。

業務フローに課題があって改善しようにもいきなり初期投資で数百万かかるシステムは導入するのに勇気が必要ですが、「楽楽精算」は月3万円から始められるので、経理業務改善の第一歩を踏み出すには、取り組みやすいサービスだと思います。