Excelから脱却・工数削減！テレワークにも対応できた事例

「楽楽精算」導入で入力ミスや時間がかかる課題を克服

導入検討のきっかけと導入前の課題を教えてください。

「楽楽精算」導入前は、他社の会計ソフトを使って経費精算を行っていました。各部署から集まってきたExcelの申請書を見ながら、データを会計ソフトに手入力していたのです。その当時は現在よりも従業員数が少なかったこともありなんとか対応していたのですが、ミスも多く手間もかかるので「経費精算システムを導入したい」という話になりました。いろいろな部署の協力もあり導入が決定いたしました。

機能の充実と導入しやすい金額が決め手に

導入の経緯と決め手について、何か伺っていますか？

「機能面」「会社の規模」「他社での導入件数」「金額」など4社を比較して、どの基準においても「楽楽精算」が上回っていました。他社のソフトは機能面で足りない部分がありましたが、「楽楽精算」では必要な機能が揃っていたこと、また、導入しやすい金額だったことも大きいです。導入時の社内調整では、特に反対もなく協力的でスムーズに進みました。

自動仕訳などの機能によって、月に約5時間の作業工数を削減！

「楽楽精算」を導入したことによって、改善されたこと、効果があったことを教えていただけますか？　また経費精算の工数はどの程度、削減することができましたか？

「自動仕訳機能」によって、経費の仕訳が自動化されたことが大きいですね。以前は手作業で入力していたので細かな作業をたくさんやる必要があったのですが、「楽楽精算」導入後は申請者が入力した備考に従って、そのまま仕訳に入ってきます。何より楽ですし、より細かな仕訳が可能になりました。

申請内容がデータ化されているので、「わかりやすい」「調べやすい」などのメリットもあります。紙ベースだった時には、経費を確認しなければならなくなった場合には1枚1枚探していたのですが、現在は瞬時にして経費のデータを確認できるようになりました。どの科目にどれくらいの金額がかかっているか、月ごとの増減はどれくらいかなどすぐにわかるので、分析をする上でも助かっています。特定の項目や期間を指定して支払いデータの分析をできるところがとても便利です。

経費精算の工数に関しては、導入当時に試算したデータがあります。導入前は月あたり754分かかっていましたが、「楽楽精算」導入後では451分になり、結果303分（約5時間）削減することができました。

経費精算が効率化されたことで支払い時間も短縮

導入後、社内での反応はいかがですか？

導入当初は「Excelの方が楽だった」という声もあったのですが、慣れてくるとプルダウンで項目を選択するだけの部分や、後からデータ上で自分の申請状況の確認や修正が可能なので便利になった部分も実感しているようです。支払いを紙でチェックしていた時には、各拠点から東京支社に書類が郵送されたのちに支払いの業務を行っていました。しかし郵送は週に1～2回、支払いは月2回なので、チェックのタイミングまでに経理に届かないと、半月先の支払いになってしまうケースもあったのです。支払いまでの時間が短縮されたので、「すぐに経費精算をしてほしい」という社員は大いに助かっているのではないでしょうか。

導入のメリットをもっとも感じているのは、申請者ではなく経理担当者だと実感しています。経理としては、申請自体が紙ではなくデータ化されている上に、仕訳まで自動で行われるので、実に楽です。当社は経理がかなり忙しく、時間的な余裕がないという実情があり、経費精算のようなルーティン業務には、できることならばあまり時間を割きたくないと考えていました。「楽楽精算」を導入したことで、浮いた時間を他の業務に回せるようになりました。ゆくゆくは、財務分析にもっと時間を割けたらと考えています。

未申請の経費も一目瞭然なクレジット連携機能

クレジット連携機能の使い勝手はいかがですか？

コーポレートカードの申請受付から発行までは総務が担当していて、経費の申請部分だけ経理で担当しているのですが、「クレジット連携機能」はとても便利だと感じています。コーポレートカードは全社員が持っているわけではなくて、よく使う人だけが申請して持っているという状況です。部署にも配布されていて、出張の手配や物品購入時などのネット決済での支払いなどに活用しています。コーポレートカードは使った分だけきちんとデータ化され、なおかつ未申請の経費がすぐにわかるので助かっています。

「電子帳簿保存法オプション」でキャッシュレス化を実現

テレワークとなる中で、「楽楽精算」が役に立ったことを教えて下さい。

実はコロナウイルスが流行する少し前に、電子帳簿保存法の導入を検討するように話しを出されていました。いろいろ調べて、「楽楽精算」のサポートにも問い合わせをして、WEBの「電子帳簿保存法セミナー」にも参加し、電子帳簿保存法オプションの導入を進めていました。時間をかけて導入しようと考えていたのですが、コロナ禍によって全社員出社禁止という事態となり、経費精算も完全にリモートでできる体制に移行することになりました。そこから一気に導入を進め、1～2か月後にはリモートで経費精算できる体制を整えることが出来ました。

「楽楽精算」の電子帳簿保存法対応機能の詳細はこちら

仮払金に関しては「楽楽精算」導入後もしばらくの間は小口現金で払っており、「楽楽精算」を通していませんでした。もともと仮払いは別のワークフローを使って申請し、Excelで作った紙で提出して精算するというやり方だったのです。たまたま「楽楽精算」のWEBサイトで「キャッシュレス化」をテーマにした特集ページを見つけました。その内容を見て仮払いも「楽楽精算」でやったほうがいいだろうとの結論に達しました。仮払いもすべて「楽楽精算」を通して振り込むことによって、小口現金をなくすことができました。

以前は印紙などを総務部が現金で購入していたのですが、その件に関しても「楽楽精算」のWEBサイトを参考にしました。まとめて買いだめし、都度、仮払い申請をして振込で払うなどの対応をすることで、小口現金を完全に全拠点でなくすことができたのです。おかげさまで、コロナ禍によるリモートワーク体制に耐えうる状況になりました。

サポートの協力のもとでマニュアル作り

電子帳簿保存法オプションの導入にあたって大変だったのはどんなことですか？

その当時は電子帳簿保存法のマニュアルがなかったので、電子帳簿保存法のマニュアルを用意しなければならなかったことですね。ベースとなる画面がなかったので、「楽楽精算」のサポートに問い合わせて、担当の方にひな型を用意していただきました。それをベースにして全社向けに加工し、マニュアルを配布しました。

マニュアルの内容は今までの運用から変更した点を中心にまとめました。「楽楽精算」を使っていた人はすでに利用方法に慣れていたので、電子帳簿保存法のオプションをつけた時にはさほど問い合わせはありませんでした。

電子帳簿保存法オプションの利用により、証憑類もデータ上で添付できるようになったため、経費精算はリモートでほぼ完結しています。ただし、国税庁への電子帳簿保存法の申請は未提出のため、まだ原本の保管は必要になっています。
というのも電子帳簿保存法の申請にはタイムスタンプが必要で、3営業日以内にスキャンしなければいけないなどの要件があります。もともと当社は申請が遅い傾向があり、申請者にとっても負担になることが懸念されたため、現状では対応が難しいと判断しました。そのために現在はまだ原本保存をする必要があるのです。 経理担当者は月1回出社して、原本をチェックしてからファイリングしています。

データと領収書の付け合わせの効率化が実現

電子帳簿保存法オプションで特に便利だと感じている機能を教えて下さい。

「電子帳簿保存法」のオプションをつけると、1行1行の明細ごとに領収書の添付ができるようになり、データと領収書を並べてチェックできるのでとても便利です。紙で領収書を添付していた時には、数が多いとどの領収書がどの明細に対応したものなのかという突き合わせが大変でした。完全にデータ化されていると、瞬時にチェックができるので助かっています。

問い合わせにも迅速かつ適切に対応してくれるサポート

サポートの体制はいかがでしたでしょうか？

「楽楽精算」導入後に担当になってから、いろいろと設定を変更させていただいたのですが、サポートの方にいろいろと助けていただきました。具体的な例を出すと、経費精算のデータにサービス分類を付与するという取り組みを行いました。仕訳にサービス分類を乗せてコードで情報を管理したかったのですが、プルダウンを選ぶときに、コードだけだと選ぶ側がわからないので、「コード」＋「サービス」というプルダウンを作り、仕訳上はコードの3桁の数字だけを抜き取ってデータ化するという高度な設定を試みていたのです。サポートに問い合わせて「こんなことをしたいのですけど」と相談すると、「こういうやり方があります」と適切なアドバイスをいただき、とても助かりました。

サポートへの問い合わせはWEBサイトから行って、メールで返事をいただける形でした。かなりの数の問い合わせたのですが、翌日中には返事をいただき、内容もわかりやすいものでした。聞いたことに対してしっかり返ってくる、問題を解決してくれるのがありがたかったですね。メールの文章だけで的確に返してくれるのは簡単なことではないと思います。専属サポート制ということも、びっくりしました。マニュアルも柔軟に作っていただきましたし、サポート体制は抜群にいいと感じています。

かゆいところに手が届く「楽楽精算」

「楽楽精算」を導入していない他社の経理担当の方へのメッセージをいただけますか？

とにかくおすすめです。システムがユーザー目線で作られていて、細かいところでの設定変更もできるので、かゆいところに手が届くという表現がふさわしいのではないでしょうか。サポート体制も万全。機能面で何か問題が出てきた場合にもサポートの方がしっかり対応してくださるので、迅速に解決することができます。やりたいことがほぼ実現できる、素晴らしい経費精算システムだと思います。