他社ワークフローでの経費精算運用から切り替えた事例

会計ソフト連携等で入力工数が大幅削減！小口現金の管理も楽に！

「楽楽精算」を導入いただいた背景や、当時の課題について教えてください。

経理担当者1名と補佐1名の計2名で、月20～30件（金額で100万円程）の経費精算処理を行っているのですが、以前は小口現金の出納管理や社員への現金受け渡し等が煩雑で、多くの時間を取られていました。
また、経費申請は別システムのワークフローを利用して行っていたものの、承認後の会計システムへの登録は経理が手入力で対応しており、入力の作業工数についても効率化できないかと悩んでいたんです。
こうした精算業務の負荷に課題を抱えるなか、ちょうどグループ会社が「楽楽精算」を導入したこともあり当社でも具体的にシステム切り替えの検討を進めたのですが、「楽楽精算」はコストが安価で機能が充実していたため、同じく導入を決めました。

実際に「楽楽精算」を導入いただいて、どのような改善が見られましたか？

「楽楽精算」の導入後は、承認された経費精算の内容について手入力なしに会計システムへ連携することが可能になり、経理の作業量が大幅に削減できました。
また、「楽楽精算」は提携しているクレジットカードの利用明細を自動で取り込んでくれるため、コーポレートカードの活用と銀行振込による精算に運用を変更した結果、社員への現金受渡しもほぼ無くなりました。現在、小口現金は切手購入など少額の取り扱いのみになり、管理工数を大幅に減らすことができています。
さらに、経理担当者がチェックを行えば後処理については誰でも行えるようになったので、一部門に負荷が集中するのではなく、業務の平準化にもつながりました。

「楽楽精算」会計ソフト連携機能の詳細はこちら

ワークフロー機能で稟議を含む社内の申請業務を「楽楽精算」に一元化

「楽楽精算」で特に役立っている機能はありますか？

会計システムへの連携やFBデータの作成、クレジットカード連携など各連携機能によって入力の手間を大幅に省くことができ、とても重宝しています。
加えて、オプション機能であるワークフローも便利ですね。上述のとおり以前は他社のワークフローシステムを用いて経費精算を行っていたのですが、稟議申請も同じシステムで行っていたため、経費精算を「楽楽精算」に切り替えたことで、稟議申請の運用が浮いた形になりました。
そこで「楽楽精算」のワークフロー機能を利用して稟議申請も行うようにし、社内申請業務は「楽楽精算」に一元化することにしました。入力項目等をある程度自由に設定できたため、今までの運用と大きく変える必要がなく、違和感なく使用できています。今後は慶弔関連や事務用品購入の申請等でも活用する予定です。
また、電子帳簿保存法オプションも契約しているので、現在は法対応に向けて準備を進めているところです。

「楽楽精算」汎用ワークフロー機能の詳細はこちら

専任サポートの安心感！教育用マニュアルの活用でスムーズに社内浸透

導入前後のサポートはいかがでしたか？

導入前後のサポート対応はとても良い印象です。
導入前は営業担当の方に社内向けのデモを何度か行っていただき、導入への後押しをしていただきました。
導入後も専任のサポート担当者がついてくれたおかげで、疑問点があった場合などでも質問に対してのレスポンスが良く、スムーズに運用に乗せることができました。
少し苦労した点といえば、各連携データ作成のための設定項目が多かったところくらいです。

「楽楽精算」に対する社員の皆様の反応はいかがでしたでしょうか？

社員の反応も良好です。実際に運用を始めてから気づく問題点もありましたが、専任サポートを活用してスムーズに解決することができました。
社内への展開についても、ご提供いただいた社内教育用マニュアルを活用させていただき、大きな問題も起きずに浸透させることができました。

「楽楽精算」があればテレワークでも経費精算業務が滞らない

最後に、これから「楽楽精算」の導入を検討中の方へメッセージをお願いします。

特に経費精算業務が多い企業では、「楽楽精算」のように経費精算に特化したシステムを導入することで、経理をはじめ社員全体の作業負荷を確実に軽減できると思います。
また、これからテレワークを推進する企業にとっても、「楽楽精算」があればWEB上で精算処理を完結できます。ネット環境さえあれば自宅からでも業務を滞りなく進めることができるので、おすすめです。