経費精算の業務効率化・ペーパーレス化の推進に成功した事例

手入力の負荷を軽減するために、システム導入を検討

「楽楽精算」を導入するきっかけとなった背景・課題を教えてください。

以前は、各社員がExcelの経費精算用紙に立替内容を入力し印刷し、領収書を添付して上長が承認、最後に経理担当者が再チェックをして、会計ソフトに仕訳を手入力していました。
手入力をする際も科目毎・プロジェクト毎にピボットで集計をする必要があり、手間がかかっていました。
また、会計ソフトに仕訳を手入力すると同時に、各社員への振込データも作成し、ネットバンキングでも、一人ずつ送金金額を入力していました。
このような会計ソフトやネットバンキングの手入力などの業務負荷やミスを軽減するため、経費精算システムの導入を検討しておりました。

そんな時に、親会社がグループ会社含めて経費精算システムを導入することになったため、弊社もそのプロジェクトチームに参加していました。しかし、検討していたシステムの会社が、短期間で複数社の要望を同時に設定・開発するのは困難となったために、弊社独自で経費精算システム会社を選定することになったのです。選定を進める中で最終的に「楽楽精算」導入することに決めました。

4社の中から検討。自社に合ったコストが決め手の一つ

「楽楽精算」をお知りになったきっかけ、お選びいただけたポイントを教えてください。

「楽楽精算」を知ったきっかけは、以前にパンフレットをいただいていたこととテレビＣＭです。
比較した経費精算システムは、「楽楽精算」の他、親会社が導入したシステム、そしてもう２社の合計４社ありました。
実は他のグループ会社で既に「楽楽精算」を導入していたため、その会社に運用状況を見せてもらっていたので、それも「楽楽精算」の導入を決めた理由の一つになっています。
正直、どの経費精算システムを見てもあまり差がわからなかったのですが、コスト面を考慮したところ、「楽楽精算」が最も自社に合っていたため、導入を決めることとなりました。

導入の最終決定に関しては、割とスムーズに進みました。
稟議書の決裁も時間がかからなかったのですが、基幹ソフトの入れ替えと同時に進行していたので、そちらが優先された関係で、稼働時期は約半年ほどずれて「楽楽精算」の導入を進めました。

入力作業が軽減され、2名で3日間かかっていた作業が1名で2日間に！

「楽楽精算」の導入によって、どんなことが解決しましたか？

「楽楽精算」導入後は、各社員がシステム上に入力後に「精算書」を印刷し、領収書を添付して上長が承認。経理担当者は、その「精算書」に承認印があるか確認した後に「楽楽精算」上で入力項目を確認して承認するというフローになりました。
入力内容された「楽楽精算」上のデータからそのまま仕訳がされ、振込用データも作成されるため、仕訳作業と振込データの入力作業が軽減され、大幅な時間短縮と入力ミス削減に繋がりました。
具体的には、これまで2名で3日間かかっていた作業が、今では1名で2日間にまでに減っています。また、「楽楽精算」によって節約できた時間で、その他の業務に手を回せるようになっています。

「楽楽精算」の経費精算機能の詳細はこちら

また、今後ペーパーレス化の促進のためにも電子帳簿保存法の対応をまずは進めたいと思っており、「楽楽精算」の電子帳簿保存オプションも現在利用しています。
電子帳簿保存法の対応は導入当初から決めておりましたが、「楽楽精算」に慣れてから稼働する予定（第２フェーズ）でいたため、これから始めたいと思います。

ペーパーレス化を目指し、「楽楽精算」の電子帳簿保存法オプションを利用

「電子帳簿保存法オプション」をご利用頂くことになった背景を教えて頂けますか？

電子帳簿保存法オプションを利用することになった一番の理由は、ペーパーレス化を進めるためです。
実は、弊社では4月より電子帳簿保存法への対応を開始する予定になっています。
現在は「楽楽精算」に入力して「精算書」を印刷し、領収書を添付して上長の承認を手作業で行っております。しかし、上長が会社に居ないと承認ができずに、経理担当者が確認するのも時間を要する場合があります。
そこで、電子帳簿保存法の導入をすれば、何処でもいつでも承認作業ができるので、場所や時間を選ばず、しかも有効資源の削減で環境問題の解決にもなるかもしれません。
そういった理由から電子帳簿保存法オプションを利用しています。

「楽楽精算」の電帳法帳簿保存法機能の詳細はこちら

導入後の社内の反応や、社内に広めるための方法についてお聞かせください。

「楽楽精算」を導入するにあたり、サポートサイトにあった「簡易操作マニュアル」をベースに弊社に合わせた操作マニュアルを作成し、稼働案内と同時にそれを掲示板に掲載しました。
その後に操作説明会を3回ほど設けましたが、やはり社内からの抵抗はありました。
今までの方法から大きく変化することになるので「経理部楽楽精算」と揶揄されることもありましたが、導入することに対する不満は地道に説明し、何とか稼働することができました。
導入から約半年がたった今では、利用者からの不満の声は聞かなくなりました。
ちょっとした操作説明などはまだ必要な場面がありますが、もう慣れてきたようです。

今までの内訳項目をそのままシステムに反映！専任サポートもご活用

営業担当のご対応や導入時・導入後のサポート対応はいかがでしたでしょうか。設定に苦労した部分や、思い通りの運用が実現できたかなど、ご教示頂きたいです。

「内訳マスタ」の設定に関してはスムーズに進みました。
「楽楽精算」では、「備品購入」「歓迎会費用」など経費の用途を具体的に設定することができる「内訳コード」があるのですが、もともとExcelで使用していた時の内訳項目をそのままマスタに登録することができています。また、申請者から「内訳コード」の追加要請等の依頼が来ることもありますが、それにも経理部門で問題なく対応できています。
設定で苦労した事は、仕訳の設定です。いろいろなパターンがあったので、サポート担当の方に都度聞きながら進めて対処しました。
導入当初は専任サポートの方がいらっしゃったので、とても助かりました。
設定面についてはまだまだ改良できるところはあると思うので、今後も試していきたいと思います。

「楽楽精算」で出張の情報把握が可能に。管理費削減を目標に更なる効率化を推進

工数が改善されたことによって、新たにできるようになった業務はありますでしょうか？
また、これから目指す経理部の体制と、ご自身が目指す経理像などがあればご教示頂きたいです。

時間を有効活用することができるので、経理担当者間の業務のローテーションが可能になりました。また、「楽楽精算」ではCSVデータの出力が可能なので、それによりプロジェクトごとに「誰が何日間出張しているか」などの情報を把握できるようになっています。

また、経理部門の将来像としては、可能であれば、人員削減ができるようになればと考えています。中盤でお話した通り、「楽楽精算」と並行して基幹ソフトの入れ替えも行っていたので、それにより業務量が減り、残業時間の短縮に成功しています。

「楽楽精算」は業種や規模を超えた、汎用的なソフト

「楽楽精算」をご利用になってみて、どのような企業におすすめできますか？
まだシステム導入をしていない他社の経理担当者に向けて、アドバイスを頂けますでしょうか。

「楽楽精算」は、どのような業種や規模の会社でも導入ができると思います。
社員数が少ない会社でも、入力ミスの削減に寄与する機能もあるため、導入によるメリットはあると思います。
また、例えば弊社のように立替金の支払いを給与とは別の口座に振り込む場合でも、給与と一緒に振り込む場合でも、割と簡単にシステムの設定ができます。
業種や規模を超えた、汎用的なソフトだと思います。
サポート体制もしっかりしているので、サポートセンターにいろいろ・どんどん聞けば、問題が解決できるところもポイントです。