経費精算システムによる複数拠点の管理一元化事例

紙の精算書のチェック、複数拠点の費用計算…非効率な精算処理が課題に

「楽楽精算」の導入をご検討された経緯を教えていただけますでしょうか。

元々経費精算に関する業務に多くの課題を抱えていました。弊社は全国に事業所があるので、経費精算は各拠点に小口現金を置き、申請は各自エクセルの精算フォーマットに記載、領収書を貼り付けた精算書を郵送してもらう運用をとっていました。各事業所から送られてきた精算書をチェックし、再度別のシートに集計、そのシートをさらにチェックする体制でしたので、チェックの稼働をはじめ、経理部が経費精算にかかる業務時間のウエイトはかなり大きくなっていました。また、精算が紙ベースのため、一人ずつしか精算書の原本を確認できず、一つの精算書に対して複数の経理担当者が同時進行で別業務を行えないことも非効率的だと感じていました。これらの問題から、業務効率化・一元化管理をかねて、何かシステムを導入して従来の精算業務のフローを改革していきたいと考えたことがきっかけです。

システム化で経費精算フローの改革に成功！

「楽楽精算」を導入して改善されたことを教えていただけますでしょうか。

「楽楽精算」を導入し、社内の経費精算のフローを大きく改革することができたと思います。以前のエクセルのフォーマットによる申請を「楽楽精算」からの申請に置き換え、経理側の処理方法を一新しました。拠点ごとや項目別などの費用集計をシステム上で自動算出できるようになったので、現金出納を廃止でき、チェック稼働が減りました。また、精算書を郵送していた頃は、どこで承認が止まっているのかが把握できませんでした。導入後は、「楽楽精算」上で申請や承認の状況を見ることができるため、進捗をタイムリーに確認でき、ミスの確認や対応をすぐ行えるようになりました。各拠点の精算処理がスムーズになったことにより、現在は締め日の翌日には精算額を確定することができています。おかげで月次決算の業務を行うべき期間に、精算業務がずれ込んでしまうことが減ったので、決算業務に集中できるようになりました。

申請者、承認者、経理担当者、全社員がメリットを得られる製品

数ある交通費・経費精算ソフトの中で、「楽楽精算」をお選びいただけたポイントを教えていただけますでしょうか。

「楽楽精算」は他のシステムよりも経費精算に特化しており、精算業務を効率化できる要素を多数持っている所に魅力を感じました。例えば、CSVデータ出力による会計ソフトへの連携をはじめ、経理側にあると嬉しい機能が多く備わっています。それだけでなく、交通系ICカードの取り込みなどの申請者が楽に、早く申請が出来る機能も備わっていますし、交通系ICカードで読み取った申請には「IC」のアイコンが、システム内の乗換案内を使用した申請には「早」「安」といったアイコンが表示され、承認する側もチェックしやすくなる機能もあります。これらの便利な機能によって、経費精算に関わる全社員の負担を減らしてくれる製品であるのが決め手だと思います。

些細な疑問にもすぐに回答、サポート体制にも大満足！

導入時や導入後のサポート体制はいかがでしょうか。

導入時のフローの構築や整備などはシステム部門が行っていたのですが、サポート体制が本当に良いと話していました。導入後に疑問点をメールにて問い合わせたのですが、質問に対する返事も早急に対応していただきました。また、社内で疑問が出た時も随時対応していただけて、とても助かりました。利用者向けのサポートサイトも充実しているので、操作等の項目は、このサイトを見て解決出来るのも良いです。

「楽楽精算」で全社員の経費精算の方法を統一できた

「楽楽精算」を検討中の企業様にメッセージをお願いします。

経費精算は申請者のペースや癖が一番出やすい所で、そして良くも悪くも慣習化してしまうところがあると思います。「楽楽精算」を導入したことで、その慣習化された経費精算を正しい方法に統一でき、経理部が処理しやすいフローで楽に経費精算業務を行えるようになりました。現在精算業務をエクセルのフォーマットを使用していたり、多重にチェックしている等、精算業務による作業時間のウエイトが大きいと感じている企業では、「楽楽精算」を導入することで特に大きい工数削減効果が得られると思います。