紙からデジタルへ！「楽楽精算」で進化する経費精算

複雑な経費精算フローを解消、ペーパーレス化を目指して

「楽楽精算」を導入した背景についてお聞かせください。経費精算業務で抱えていた課題や悩みをお伺いできますでしょうか？

「楽楽精算」導入以前は、Excelで作成した経費申請用紙を申請者が各自で印刷し、総務部がその申請用紙を見ながら会計システムに手入力し、最終的に経理部が承認を行うという複雑なフローでした。
加えて、精算は現金で手渡ししていたため、非常に多くの手間がかかり、総務部や経理部にとって大きな業務負担となっていました。また、大量の紙も発生するため、保管スペースの確保や確認作業の煩雑さも課題でした。そのため、業務効率化を図るとともに、ペーパーレス化を実現したいという強いニーズが導入の背景にありました。

現金管理から振込対応へ！業務効率が大幅アップ

「楽楽精算」導入後、課題がどのように解決されたのかお伺いできますでしょうか？

「楽楽精算」の導入によって、総務部や経理部の手入力作業がほぼ不要になり、業務フローが大幅に簡略化されました。特に仕訳作業にかかる時間が大幅に短縮され、現在では承認作業がメインとなりました。これまで現金で精算を行っていたため、現金管理や手渡しにかかる負担が非常に大きかったのですが、振込対応に切り替えたことで業務が効率化されただけでなく、ミスの発生や現金管理リスクも減少しました。この結果、経費精算業務全体の負担が軽減され、経理担当者が他の業務により注力できるようになりました。

柔軟な機能性と充実サポートが決め手

数ある経費精算システムの中で、「楽楽精算」に決めていただいたポイントを教えてください。

TVCMでの知名度に加えて、詳細な説明を聞いた際に柔軟なカスタマイズ設定が可能である点が魅力的だと感じました。また、自社で利用している会計ソフトとの連携がスムーズに行え、さらに請求書の支払処理機能を兼ね備えているなど、機能性が非常に高いと感じました。
他社製品と比較して費用面でも良心的で、コストパフォーマンスの高さも選定の決め手となりました。サポート体制の充実度も評価ポイントの一つで、総合的に見て最適な選択肢と判断しました。

紙の運用にはもう戻れない？！効率化実感までの道のり

「楽楽精算」を利用されている社員の声や反応をお伺いできますでしょうか？また、社内に広める際に苦労した点や克服方法があればお教えください。

「楽楽精算」の導入後、社員からは「交通費や経費精算の手間が軽減された」と好評の声が上がっています。特に、乗換案内の機能を活用して交通費を自動算出できる点が便利で、従来のように自分で調べて入力する必要がなくなったことで業務効率が向上しました。また、申請履歴を自分で確認できる機能も好評で、申請状況や支払日の確認が簡単に行えるため、安心感が増したとの声も聞かれます。
ただし、導入初期には他部署からの反発があり、マニュアルや動画を作成したり、問い合わせに個別対応したりと準備や調整が必要でした。その結果として、運用方法が徐々に浸透し現在では多くの社員が効率化を実感しています。

「楽楽精算」をご利用になってみて、どのような企業におすすめできますか？
まだシステム導入をしていない他社の経理担当者に向けて、アドバイスをいただけますでしょうか。

「楽楽精算」は、特に紙で経費申請を行っている企業や、手入力で精算業務を行っている企業におすすめです。導入によって業務の効率化とペーパーレス化が確実に実現できるため、経理業務の負担が大幅に軽減されますので、運用が定着するまでの課題はあるかもしれませんが、システム導入のメリットは大きいです。
システム導入を検討する際には、まず自社の課題を整理し、適切な機能が何かを明らかにするために会計ソフトのベンダーへ相談するとスムーズに進められるのではないかと思います。