交通費・経費精算システムにエクセル手入力から運用移行した事例

エクセルの申請書台帳を手入力で作成、精算時には1件ずつ目視でチェック…

「楽楽精算」の導入をご検討されたきっかけをお教えいただけますでしょうか。

システム導入前は、エクセルの経費事前申請用紙に各社員が申請内容を記入し、紙に印刷したものを人事総務本部が手入力でエクセルの申請書台帳を作成して管理、精算時は社内申請ルールに沿って適切に精算の申請がなされているかを申請書台帳と精算書を突き合わせてチェックしていました。その後、経理本部が精算書1件1件を目視でチェック、会計ソフトに手入力、というフローで経費精算業務を行っていましたが、全てが手作業のため、入力ミスやチェックミスがどうしても発生していました。
また、社員の増加に伴い、経費精算業務の作業時間が全社的に増えてきたことで業務量が増えていたことも問題でした。
このような状況から「業務の有効性・効率性を阻害する要因は目視や手入力作業にあり、システム化が必要」と考えたのがきっかけです。

不正な申請と入力・仕訳ミスが起こるリスクを「楽楽精算」が解消

ご導入後の効果や、改善されたことを教えていただけますでしょうか。

弊社がシステム導入前のフローにおいて抱えていた主なリスクは、社内申請ルールにしたがって適切な申請がなされず、精算がされてしまうリスクと勘定科目誤りにより、適切に仕訳伝票が起票されないリスクの2つがありました。システム導入前ではこれらのリスクを低減することは難しいものでした。
「楽楽精算」を導入して、システム上で社内申請ルールを細かく登録し、適切な申請がなされない場合は申請が出来ないような設定をしました。また会計ソフトへ精算したデータを連携することで経理本部が従来行っていた会計ソフトへの手入力作業がゼロになりました。

結果、業務の有効性は高まり、精算書1件1件を目視でのチェック、手入力作業がなくなったので、効率性も同様に高まりました。具体的には経理本部は作業時間が月32時間削減、人事総務本部は50時間削減されました。

交通費精算も乗換案内を使えば手入力不要

「楽楽精算」の便利な機能を教えていただけますでしょうか。

「楽楽精算」に内蔵されている「乗換案内」を利用することによって、ルート検索と精算入力が同時にでき、交通費精算は大変楽になりました。手入力しなくても乗換案内の情報で精算ができるので、申請者から好評です。また、自分自身の申請が、承認されているのか、どこのポイントで止まってしまっているのかなどの状態を確認出来るのも便利です。
また、細かい部分ではありますが、入力途中で席を外すことになった時も申請や精算内容を「一時保存」できるところも良いですね。

過不足なく理想の経費精算フローを実現

数ある交通費・経費精算システムの中で、「楽楽精算」をお選びいただけたポイントを教えていただけますでしょうか。

「楽楽精算」は他に検討していた経費精算システムに比べて、会社の規模や状況に合わせて必要な機能だけを取捨選択して導入できる点です。 必要以上の機能を入れて、混乱してしまうよりも、重要なのは経費精算業務を効率化させることだと思います。「楽楽精算」を導入し、必要な機能だけを活用できたので自社にとって理想的な運用を実現できています。

レスポンスの早いサポート体制で、複数の会社での導入もスムーズ

導入時や導入後のサポート体制はいかがでしょうか。

利用者向けのサポートサイトが充実しているので、操作等の項目は、このサイトを見て解決出来るのが良いです。 また「楽楽精算」はバージョンアップ時に都度メールでご連絡をいただけます。新機能が追加されたことも教えてもらえるので、毎回しっかりチェックしています。

手入力・目視などの単純作業はシステムに任せてクリエイティブな仕事に集中

「楽楽精算」を検討中の企業様にメッセージをお願いします。

業務の「質」がますます問われる時代ですから、どのような業種であれＩＴを積極的に活用する企業が今後生き残っていくと思います。
「楽楽精算」導入後、手入力や目視でのチェックなどの単純作業はシステムに任せ、管理部門は、予算編成や経営企画など人間にしかできないクリエイティブな業務に集中することが出来るようになりました。経費精算業務を効率化したいと考えている企業様にはぜひおすすめしたいサービスです。