時短に繋がる交通費・経費精算システムのカスタマイズ設定事例

手間だった 紙・エクセルでの精算

「楽楽精算」のご導入前の課題や、ご導入を検討したきっかけを教えていただけますでしょうか

もともとは、エクセルの経費精算書に各社員が申請内容を記載し、紙に印刷した内容を基に各店舗の事務さんが最寄りの銀行に行き現金出金・現金支給していました。その後、各支店から本社経理宛に経費精算書が届き、1件1件チェックをしていました。その中には、やはり経費として認められないものが含まれていたり、精算金額が誤っているものもあり、仮払金処理が発生して仮払管理が面倒でした。また、会計ソフトへの仕訳業務も、エクセルの経費精算書を見ながら1件1件仕訳を行っていたため、とても時間がかかっておりました。

月80時間の出金作業がゼロに！仕訳作業も丸1日から1時間ほどに減少

「楽楽精算」の導入による効果や、改善されたことを教えていただけますでしょうか

経費精算業務に関する時間が大幅に削減できました。

まず、各店舗の事務さんの出金伝票を記載して、最寄りの銀行に行く時間が削減されました。「楽楽精算」導入以前は、作業1時間×4回（週1回）の4時間が、約20店舗ある支店分、合計で月80時間ほどかかっていましたが、それがなくなりました。

また、「楽楽精算」を用いると、精算内容を基に、設定した負担部門・勘定科目毎に自動集計をとってくれるので、仕訳入力が事前に整理され入力件数も大幅に削除されました。具体的には、今まで経理スタッフ1名が丸1日かかって行っていた全従業員の経費精算の仕訳作業が、1時間程に減りました。
その他にも、精算する前に全従業員の経費申請をクラウド上でチェックできるので、仮払金の発生を防ぐことができたり、クラウド上で従業員毎の過去の精算履歴を見ることができたりと、導入して良かった点しかありません。

カスタマイズの自由度の高さに驚き！要望をすべて満たしていた「楽楽精算」

「楽楽精算」の便利な機能を教えていただけますでしょうか

便利だと思う機能は3点あります。
1つ目は、クラウド上に従業員毎の経費精算データを残すことができること。
2つ目は、カスタマイズの自由度が高く、自社にとって必要最低限な機能・情報のみを表示させることができることです。もともと使用していたエクセルの経費精算書に似せた精算レイアウトにすることができるため、全従業員に違和感なく導入することができました。
3つ目は、ネットバンクと連携しており、振込データが自動的に出力されることです。これにより振込ミス・振込にかかる時間がほとんど0になりました。

数ある交通費・経費精算ソフトの中で、「楽楽精算」をお選びいただけたポイントを教えていただけますでしょうか

システムを作り込む自由度が本当に高いと感じました。従業員と管理者で見せる画面レイアウトを変更できたり、経費精算の「適用」を表示する箇所の長さを長くしたり、承認フローを何段階かに分けたり、負担部門・勘定科目毎に自動で集計とれたり、ネットバンクと連携していたりと、導入時に「これをやりたいな」と思った機能は全てありました。本当にこれがパッケージソフトなのかと思うほど自由度が高くて驚きました。

営業・サポートの対応にも大満足

「楽楽精算」導入時や導入後のサポートはいかがでしたでしょうか

導入時のサポートは素晴らしかったです。
担当営業の方もしっかりしていましたし、導入サポートの方からも電話で細かい設定の仕方を丁寧に教えていただけました。営業・サポートの方に対して、「この人知識不足だな」とか「頼りないな」といった不満を一切感じませんでした。導入後のサポートに関しても、ユーザーアカウント数を増やしたいという要望を伝えた時は、瞬時に対応してくれて感謝しています。

システムと手作業、どちらの精度が高いかは一目瞭然

「楽楽精算」を検討中の企業様にメッセージをお願いします。

「楽楽精算」を導入する際の懸念点として、「ランニングコスト」・「導入時の手間」があげられるかと思います。
ランニングコストに関しては、「楽楽精算」を導入すると、必ず事務スタッフの銀行出金業務の削減・仕訳業務の簡素化等、経費精算業務の時短に繋がります。その時短から生まれる「人件費の削減」と天秤にかけてみて、同等くらいの価値だと思ったら間違いなく導入しましょう。システムを用いた方が手作業より精度が必ず高いのですから。 「導入時の手間」に関しては、思っている以上に楽です。システムを作り込む自由度が非常に高いので、全従業員にも違和感なく受け入れてもらえます。また、サポートセンターの対応がしっかりしているので、真剣に導入準備に丸1日費やせば、大まかな準備は整うと思います。