「楽楽精算」の導入でペーパーレス化、ハンコレス化を実現した事例

紙ベースの運用で無駄な作業やミスが発生していた

導入検討のきっかけと、ご導入前の課題を教えていただけますでしょうか。

導入前のきっかけとなった課題は、紙やハンコ、そして手入力業務の効率化とミス削減でした。
出張精算・経費精算では、Excelの精算表や伝票を使用しており、そのどちらも印刷後に押印して回送していました。また、会計システムに連携するために、事務処理担当者がExcelの精算表から取込用のデータを作成または直接手入力をしていました。以上のことから、非効率な部分やミスがも発生しており、この状況を改善するために経費精算システム導入の検討を開始しました。

立替経費精算は完全にペーパーレス・ハンコレス化

導入後にその課題がどのように解決されたのかお伺いできますでしょうか。

「楽楽精算」を導入後、立替経費精算については、完全にペーパーレス・ハンコレスとなり、申請者本人、事務処理担当者、承認者それぞれの業務工数を大幅に削減ができたと思います。また、「楽楽精算」のシステム上に全ての立替経費精算のデータがあることで、監査対応などで過去精算データの検索性が格段に向上しました。

加えて、「楽楽精算」のわかりやすいシステム画面上のみで処理ができるようになり、会計システムへの取込用連携データも簡単に作成できるようになりました。その結果、社内では大幅に業務効率化ができたと、おかげさまで多くの社員から評価されております。

いつも返信が早く、丁寧な対応

導入時・導入後のサポート対応はいかがでしたでしょうか。

弊社では承認経路は精算内容によって違うため、登録するパターン数が現在約、1,700パターン超と多くなっています。また、手当マスタも弊社グループの旅費規程が複雑なため、それらの内容をシステム上に設定するのが大変でした。しかし、「楽楽精算」のサポート担当の方は、いつもメールの返信も早く、丁寧な対応でしたので計画どおりに稼働させることができました。

また、「楽楽精算」導入により今までの運用方法から大幅な変更がありましたので、マニュアルや説明動画の作成、テスト環境の準備やその案内、社員からの問い合わせ対応などが大変でしたが、「楽楽精算」のサポート担当の方のご協力や、サポートサイトにマニュアルの雛形などもあったため、それらを参考にしながら進行することでスムーズに導入することができたと思っています。

「楽楽精算」は様々な規模の会社におすすめできる

「楽楽精算」をご利用になってみて、どのような企業におすすめできますか？
まだシステム導入をしていない他社の経理担当者に向けて、アドバイスをいただけますか。

「楽楽精算」は利便性が高く、出張精算が多い企業や電子帳簿保存法に対応したいと考えている様々な規模の会社におすすめできると思います。実際に、新しく子会社となった２００～３００人規模の会社２社にも「楽楽精算」を導入しましたが、導入後の社内アンケートなどで、どちらの会社でも前に使用していた経費精算システムよりも使いやすくて、業務効率化ができたとの声を多くもらっております。
子会社を持つグループ会社にとっては、経費精算システムが同じだと、社員の経費精算システムの理解が標準化され、社員が子会社に出向しても学習コストはかからず、経理部への質問なども減り、お互いにメリットがあります。また、弊社のように社員数が数千人以上の規模の会社でも低コストで導入することができるので、精算業務に課題を抱えている多くの会社が比較的容易に業務効率化ができると思います。