電子帳簿保存法オプション導入による請求書処理・立替精算の業務効率化事例

電子帳簿保存法に対応したことで、
請求書の処理・従業員の立替精算の業務効率化を実現

マツオインターナショナル株式会社様は、1958年にテキスタイルの卸売会社として創業して以来、今までにない商品を提供することで生活に彩りを添える「素材主義」を目指し、婦人服を中心としながら、服飾雑貨・生活雑貨など、ヨーロッパなど海外からのインポートレーベルも含め幅広く取り扱う「ライフスタイル提案型ショップ」を展開しています。
現在は、日本全国の百貨店、SC(ショッピングセンター)、路面店、海外(パリ、ミラノ、フィレンツェ、上海、香港)の約370店舗を運営し、海外への展開も積極的に行っています。
同社では、受け取った請求書の業務効率化を目的に、2017年11月に「楽楽精算」をご導入いただきました。

会社名	マツオインターナショナル株式会社
事業内容	婦人服の企画・製造・販売
従業員数	758人（2022年8月時点）
導入時期	2017年11月
URL	https://www.matsuo-international.com/

将来的な業務効率化も視野に経費精算システム導入を検討

2017年当時の「楽楽精算」の新規導入検討のきっかけと導入の決め手をお聞かせください。

当初は、受け取った請求書管理・および請求書処理をするために「楽楽精算」を導入いたしました。
それまでは、各部署から請求書が回覧されてきたものを経理担当者がエクセルに手入力して、それを振込データと仕訳データにそれぞれ加工するという方法をとっていました。「楽楽精算」の支払依頼の機能では、1度の入力で全銀データと会計ソフト取込用データが出力できることと、経理のみの少ない利用人数でコンパクトに始められることが魅力で導入を決定いたしました。
将来的には、電子帳簿保存法対応や立替精算の効率化も行いたいという展望もあり、「楽楽精算」の新規導入をいたしました。
当初の狙い通り、電子帳簿保存法に対応するために途中から「電子帳簿保存法対応オプション」と利用ユーザー数についても追加をすることになったのですが、必要になったタイミングで必要なものを追加できることも非常に助かりました。

コロナ禍でのテレワーク推進・ペーパーレス化に課題

電子帳簿保存法対応オプションのご利用追加やユーザー追加に至った、背景や理由をお聞かせください。

当初は本部社員のみで「楽楽精算」を利用していたため、全国約370店舗で発生した紙の領収書はすべて本社宛に毎月郵送されていました。
そのため、毎月400枚程ある領収書のファイリングや地下倉庫への保管が業務負担となり、大きな課題となっていました。

また、領収書の原本を確認するために出社する必要に迫られることもあり、テレワーク推進の障壁になっていた点も課題の１つでした。

上記の課題を解消すべく、本部社員以外も「楽楽精算」が利用できるように利用ユーザー数の追加をし、「電子帳簿保存法対応オプション」を利用する運びとなりました。

地下倉庫への原本保管・確認作業が削減！

電子帳簿保存法対応オプションの導入によって、どのような点が改善されましたか？

電子帳簿保存法対応オプションを導入したことで領収書の原本廃棄が実現し、ファイリングの手間や地下倉庫への保管問題が解消されました。
ユーザーの追加に伴い、店舗社員が「楽楽精算」から申請する際に「領収書の画像データ」を添付する運用に変更したのですが、承認の際には先にその添付データで確認すればよいため、原本を待たずに承認ができるようになりました。
今までは原本の到着を待ち、わざわざ出社して処理を行う必要がありましたが、紛失の心配もなくテレワーク中でも処理ができるようになった点において、「電子帳簿保存法対応オプション」の利用が大きな業務改善につながったと評価しています。

シンプルな画面でPCが苦手な従業員でも安心

社内への導入はスムーズにすすみましたか？

もともと「ペーパーレス化」「テレワーク」を推進していたこともあり、比較的スムーズに進みました。
普段パソコンの操作などに苦手意識を持っているベテランの従業員が使いこなせるのか不安の声もあがっていましたが、画面もシンプルで見やすく安心しました。
管理側の目線でも「楽楽精算」では専用のサポートサイトである「サクセスナビ」があり、これがとても使いやすく気に入っております。社内専用のマニュアル作成時には大変役に立ちました。
これまでとは違った業務にも足並みをそろえて進めることができたので、良かったのではないかと思います。

山積みになっていた領収書を一掃できるように！

社内の変化、社員さんの反応はいかがでしたでしょうか。

店舗スタッフは「自分の申請した伝票の承認状況が分かるようになったこと」「領収書原本を破棄できるようになったこと」に特に喜びの声がありました。
今まで「郵送した領収書の精算がいつ行われるのか」という質問が経理によく届いておりましたが、自分で確認ができるようになったため、このような問い合わせはなくなりました。
本社所属の目線では、何よりも山積みになっていた大量の領収書が一掃されたことに感動しています。

「楽楽精算」の魅力は「分かりやすさ」と「手厚いフォロー」

最後に「楽楽精算」の新規契約や、「楽楽精算」の契約中のお客様で「電子帳簿保存法対応オプション」のご利用を検討している他社の担当者様へメッセージをいただけますでしょうか。

「楽楽精算」の魅力は「分かりやすさ」と「手厚いフォロー」だと感じています。
また、シンプルで従業員が利用しやすいシステムであるため、社内に浸透するスピードも早かったように思います。

フォローについても、日頃の質問の回答や困った時の解決策をご提案いただけるので助かっております。
すでに「楽楽精算」をご利用中の他社様についても、もし電子帳簿保存法対応オプションを未導入であれば一度検討してみてはいかがでしょうか。法対応の必然性だけでなく、電子帳簿保存法対応オプションの導入をきっかけに新たな業務効率化の糸口が見えるかもしれません。