カード連携を利用し、経費精算を効率化した事例

チャレンジ精神を持って、業務効率化を推進

御社について簡単にご紹介いただけますでしょうか

毎日新聞社は「紙も、デジタルも」というフレーズを掲げ、業界の先頭に立って、新しい端末やサービスへの対応を続けております。経理部門では、新聞社の中で経費精算システムを一番最初に導入したと聞いており、従来のやり方を変えるチャレンジ精神を持って、業務効率化を推進しています。

入力ユーザーに負担をかけずに効率化ができ、働き方見直しに貢献

「楽楽精算」ご導入前の課題や、ご検討のきっかけなど教えていただけますでしょうか

我々の会社は非常に古くて、経費精算業務などは、あまりそういったものを打つのが得意じゃない人が、入力をしているもので、非常に間違いとかが多くて、それをまた、更に経理部員がチェックして訂正をしていました。そのために凄く非効率だなということを、前々から感じていました。

数ある経費精算システムから「楽楽精算」を選んだ理由を教えたいただけますでしょうか

自由度の高いレイアウトが、楽楽精算の中では実現できるというところが、導入のきっかけなのかなと思っております。今までの会計システムで使っていたレイアウトを大きく変えちゃいますと、入力ユーザーの負担が増すかなと。あんまり負担感のないようなレイアウトでやっていきたいなというところがありました。
コーポレートカードの連携であったり、交通系のICカードの取り込みとかですね、技術的なところでユーザーの効率化が図れる、将来的な働き方見直しの部分で貢献できるんじゃないかということで、楽楽精算を選びました。

15-16分かかっていた精算が2-3分に短縮。アラートメールで精算漏れも防止

ご導入後の効果について教えていただけますでしょうか

交通費精算の際は、これまでは券売機まで行って、利用明細を出さなくてはいけなかったのが、今は自動で取り込みされたデータをチェックするだけで良くなったので、とても楽になったと思っています。広告の掲載料などを、いつも考えているなかで、精算業務はどうしても後回しになってしまうのですが、アラームメールが毎日届くことで、精算を忘れることなくこなすことができていると思います。これまでは1回の精算に15～16分くらいかかっていたのが、今はもう2～3分で終わるようになりました。

経理部門から見たご導入の効果はございましたでしょうか

チェック作業の効率化が図れたのかなと思っております。楽楽精算の導入と一緒に、コーポレートカードの導入も行いました。コーポレートカードのデータをそのまま利用して、楽楽精算上で取り込んで、経費精算をやっておりますので、それらの情報は、正確性が担保されています。そのため、経理としては、どれがどういう風に使われたかという部分にだけフォーカスしてチェックすればよくなりました。

今後の展望をお聞かせいただけますでしょうか

毎日の伝票チェックというのが経理のメインテーマだと思いがちなんですけれども、本来、経理の仕事というのは、会社の限りある資源の中で、それをどうやって有効に使っていくかというところにもうちょっと着眼しなくてはいけないのかなと思っております。例えば予算管理であったり、実績管理、そういう部分で経理の仕事が、時間として確保できれば、もっと会社の経営に貢献できるのかなと思います。