グループ全体の業務高度化に向けた「楽楽精算」導入事例

グループ全体の業務高度化を目指し、まずは非効率な経費精算業務に着目

導入のきっかけとなる課題をお伺いできますでしょうか。

グループ各社がコア業務に集中できる環境を整えていくため、間接業務の代表格であった経費精算の効率化をしたいと思いました。
いずれのグループ会社においても、日々お客様へのご訪問・ご提案を行っているため、交通費精算の件数が多いことが特徴です。

京都総研コンサルティングは電車移動が基本になりますので、毎日交通費の申請が必要になり、京銀証券は、京都銀行の営業店への臨店やお客様のご自宅等への訪問がメインのため、広範囲の移動を行うなかで交通費の精算が多く、京都キャピタルパートナーズは出張が多く、その申請に手間がかかっていました。

永澤様・菊岡様）社内でのペーパーレス化を進める中で、交通費精算や日常の経理処理に大量の紙が使われ、労力がかかっていたことや、電子帳簿保存法への対応にも悩んでおりました。

片上様）また当社では、社員数の増加により営業活動も増加したため、従来の事務処理を続けることができなくなると感じ、全ての経費処理を電子に切り替えたいと思ったのもきっかけです。

村田様）当社も今後組織拡大を目指す上でも今のうちにシステム化したいと思いました。

紙運用がなくなったことで、申請担当者だけでなく管理者側もラクに！

実際に「楽楽精算」を導入後、どのように課題が解決されたのかお伺いできますでしょうか。

片上様）2024年2月に交通費精算の利用を開始し、2か月後には全ての経費精算を「楽楽精算」による処理へ切り替えました。同時に、業者より受領する請求書の電子化を進め、支払業務の効率化と電子帳簿保存法への対応に活用しました。

永澤様・菊岡様）紙の稟議書を起票する必要がなくなり、一連の作業を全てワークフローに置き換えることができました。ワークフローには請求書データも添付できるため、電子帳簿保存法にも同時に対応することができました。また、手作業で入力していた振込や会計仕訳のデータについても、「楽楽精算」から出力したCSVを取り込むことにより連携が可能となり、負担が大幅に軽減されました。

村田様）申請者各自がシステムに直接入力し、証憑もデータで添付するようになりましたので、総務部の大幅な作業時間短縮につながっています。

各々の企業が抱えていた課題を全て解決するとともに、グループ会社においても電子帳簿保存法への対応を行うことができました。

外部システム連携のスムーズさ、グループ各社への細やかなフォローが決め手

「楽楽精算」を選んでいただいた理由をお聞かせください。また、導入時／導入後のサポートに対する印象はいかがでしたでしょうか。

システム自体の使いやすさや、他システムとの連携がスムーズであるという「楽楽精算」製品独自の強みと、中核会社である京都銀行にて過去から利用していた実績が、導入の決め手となりました。
また、グループ導入を進めるにあたっては、各社への説明会の開催や、その後の実務的なフォローなど細やかに対応をいただきました。

片上様）移動中などの隙間時間に申請ができるクラウド型サービスだったことも魅力です。加えて、インターネットバンキング向けのデータや、会計システムの仕訳データが自動作成できること、請求書の電子保存に対応できることにも惹かれました。
また、導入時のサポートがきめ細やかで、想定より早く設定が完了し利用開始できました。

永澤様・菊岡様）自分たちで設定を行うことに不安はありましたが、担当の方による、WEBミーティングや電話でのサポートのおかげでスムーズに設定作業を進めることができました。

村田様）弊行グループ内の基準に則したセキュリティチェックにも迅速に対応いただけたことも良かった点です。

「グループ間の相互連携意識」が更なる変革のカギに

グループで「楽楽精算」を使うメリットはどんなメリットがあるでしょうか？

グループ全社での情報集約や相互の連携につながるため、統一していくことに大きなメリットを感じます。
導入時にグループ会社間で「運用面」や「社内調整など」について情報連携を行いながら進めることで、グループの一体感が形になったのも大きな成果です。
今後もグループ各社の間接業務の集約・システム化を進めることで、グループ全体の業務効率を高めていきたいと考えていますので、そうしたなかでの今回の取り組みは、大きな足掛かりになったと思います。

片上様）また、グループ企業3社がほぼ同時期に導入を決定しましたが、運用までに必要な各種設定などの内容も相互交換・共有できた点もメリットとして挙げられます。

永澤様・菊岡様）わからないことがでてきた時など、グループ会社間で情報交換ができるところはメリットと感じます。実際に、会計システムへの連携の仕方（出力ファイルのフォーマットなど）について、同時に導入を進めているグループ他社と情報を共有することによってスムーズに進めることができました。

専門的なIT知識がなくても大丈夫

「楽楽精算」をご利用になってみて、どのような企業におすすめできますか？

片上様）IT／DXの知識が乏しく、どこから手をつけていけば良いかわからないが、紙の処理を続ける非効率さが課題であると感じている企業には本当におすすめだと思います。当社が良い事例だと思います。

永澤様・菊岡様）振込データや会計仕訳データへの連携ができるようになり、手入力が大きく減るため、支払いの明細が多い企業ほど大きな恩恵を受けることができます。決して複雑なシステムではなく、専門的な知識がなくてもサポートを受けながら設定作業ができる仕組みになっていますので、興味があれば一度話を聞いてみるところから初めてみてはいかがでしょうか。

村田様）こういったITツールの導入や社内浸透には一定のハードルが存在しますが、「楽楽精算」は直感的に使用できるUI／UXになっているので、そのハードルは低いと思います。

また、一定規模の企業に加えて、グループ会社が複数ある企業にとっても導入効果は大きいと思います。

「安心のサポート体制」により、効率的なグループ導入が実現できる

最後に、社内展開やグループ展開を担当する経費精算システムの推進者の方に向けて、アドバイスをいただけますでしょうか。

片上様）「楽楽精算」を導入することでペーパーレスを実現したいと期待されているならば、本当に実現できます。サポート体制もしっかりと構築されているため、安心して導入されれば良いと思います。

永澤様・菊岡様）導入にあたっては、初めこそ事前設定作業などにある程度のパワーがかかりますが、きちんとサポートしていただけますし、その分導入費用も安価に抑えることができます。グループで一斉に導入するとなれば、グループ会社間で情報共有もできて、導入作業がよりスムーズに進むと思います。導入後は、振込データや会計仕訳データへの連携ができるようになり、業務の大幅な効率化が図れます。総合的に判断して、「楽楽精算」を導入して良かったと思います。

村田様）当社はグループ内の新設法人であったことから、配置人員の調整も一つ大きな検討事項でした。
仮に経費処理をアナログに実施した場合、処理に携わる人的工数を確保する必要が出てきていたかと思いますが、「システム化」によって人件費コストを抑制することができております。
「人を減らすためのシステム化」だけではなく「人を増やさないためのシステム化」も「楽楽精算」であれば実現いただけるかと思います。