「楽楽精算」で手作業から脱却、経費精算の効率化事例

親会社のシステム化、それに伴う自社システムの検討

経費精算システムを導入する検討をいただいたきっかけはどのようなものでしたか？

親会社の栗本鐵工所で経費精算業務の手作業から脱却、システム化が進んでいたので、当社でもシステム化を検討開始しました。しかし、親会社のシステムをそのまま栗本商事で利用することができないという問題があり、同じグループ会社のクリモトビジネスアソシエイツに相談して「楽楽精算」を紹介してもらいました。

「楽楽精算」の導入を決めたのは、そのコストパフォーマンスの良さと、カスタマイズの自由さが魅力的だったからです。クラウド型の経費精算システムなので、オンプレミス型のシステムよりも初期費用、月額の継続費用が圧倒的に抑えられ、導入にかかる費用負担が小さく検討しやすかったですね。懸念としてパッケージシステムなので当社独自の複雑な日当計算に対応できるのかということがありました。しかし、ここも「楽楽精算」のカスタマイズ機能の中で見事に対応してもらえたので、これも導入の決め手の1つとなりました。

270時間かかっていた経費処理がシステム化で30時間に

「楽楽精算」導入後、どのような課題が解決されましたか？

一言でいえば、アナログな手作業からの脱却で経費精算が大幅に効率化されました。導入効果を非常に強く感じるのはネットバンキングの振込データ（FBデータ）作成時です。今まではデータ作成後、振込を1つずつ手作業で行っていたので経費処理全体で270時間前後かかっていたと思います。「楽楽精算」導入後は、振込データ（FBデータ）を自動で作成、そのまま各ネットバンキングに連携できるので、作業時間が20～30時間程度まで削減されました。

また、経理の作業ミスもかなり少なくなりました。手作業で経費精算を行っていたので「申請された伝票の内容と手入力データが異なっている」「データ作成後の会計基幹システムへの入力が誤っている」「仕訳の項目に誤りがある」など、細かいミスが多々あり、それを修正する作業にも多くの工数がかかっていました。「楽楽精算」を導入してからは、申請伝票から会計ソフトへの連携データを自動で作成できるので、作業時間が短くなるだけではなく、データ転記時のミスもほぼなくなったといえる状態です。ミスを探して修正する手間もなくなったのがいいですね。

次の課題はテレワークと電子帳簿保存法への対応です。現時点では全社的にテレワークできる環境はほぼ整っていて、出社が必要な従業員を出来るだけ削減することを進めています。また、電帳法対応も早急に運用を開始したいと考えており、整備を進めているところです。

アナログからの脱却 「楽楽精算」経費精算機能の詳細はこちら

社外からの承認作業、支払い処理のスピードアップによる仮払い激減

経理担当の方以外からの「楽楽精算」の評判はいかがでしょうか？

申請者も承認者も「楽楽精算」導入で業務フローや経費精算業務が改善されたといっています。まず承認者についてですが、以前は手作業で各種承認作業を行っており、承認者は自分の机ではんこを押す作業が発生していました。それが遠隔（社外）から「楽楽精算」画面上で承認ができるようになったので、承認が滞り業務全体のスピードが鈍ることもなくなりました。

申請者も申請がしやすくなったことに加えて、承認、精算、支払いがスムーズになったことを実感してもらっていると思います。特に「支払いがスムーズになった」ことが顕著に表れている点として、出張前などの「仮払い申請」の件数が減少してきました。従来の手作業での申請、経費処理だと出張者の立て替えから支払いまでのフローに時間がかかっており、従業員が経費の立て替えを避けるため仮払いで出張に行くことが常態化していました。その結果、出張申請に手間がかかったり、仮払金の管理も煩雑だったりと問題がありました。

しかし、「楽楽精算」の導入後は経費申請をしてから支払いまでが翌日、遅くとも翌々日には実施されるというスピード感で支払いフローが回るようになりました。そのため、出張者の仮払い利用がほとんどなくなり、出張時の申請の手間や、経理担当の仮払金の管理工数が削減できました。同様に各拠点の小口現金も緊急の慶弔金支払いなどを除いてほとんどなくなりました。

独特で複雑な日当計算も「楽楽精算」のカスタマイズ機能で自動化

仮払金、小口現金管理とともに、複雑な日当計算の負担も削減されたとお聞きしました。

はい、そのとおりです。当社の出張時の日当計算も非常に複雑で従業員の負担になっていました。従来の手作業をしていたときは、支払いマニュアルを見ながら申請、承認してもらっている状況でした。しかし、「楽楽精算」を入れてからは出張が休日か平日か、何時から何時まで働いたかなどの条件をシステム上に入力すると自動で日当計算が行われるので、従業員の負担が軽減されたと評判です。「楽楽精算」導入時の当社の日当パターンは80パターンほど、そして「楽楽精算」導入後にさらに増えて現在では200パターンほどありますが、その全てに「楽楽精算」だけで対応できています。

日当の自動計算もできる「楽楽精算」の旅費精算機能の詳細はこちら

導入は経理担当だけで完結、心配したサポートからの連絡に驚き

それだけの設定をするのは大変だったかと思いますが、導入は難しかったでしょうか？

導入は特に戸惑うこともなく自社の経理部門だけで完結してしまいました。サポートに問い合わせる必要もなく、画面の使いづらさもなく、そのまま運用を開始しました。逆にこちらからあまりにも連絡がなかったせいか、「楽楽精算」サポートの方からご心配のお電話をいただいたこともありました。そのときには「そこまでサポートが対応をしてくれるのか」と驚きましたね。

経理の実態をとらえたシステムとして「楽楽精算」がおすすめ

最後に今後「楽楽精算」導入を検討している企業様にメッセージをいただけますでしょうか？

これまでいろいろとシステムを導入した経験がありますが、「楽楽精算」は特筆すべき不便な点がありません。カスタマイズなどの条件設定も経理の実態を本当によくとらえて考えられたシステムだと感心しています。当社の様に比較的人数が多く、日当の条件が複雑で申請時の出張者の負担や、経理の確認工数が大きいところにはこのカスタマイズ機能はおすすめです。初期の構築段階から設定が複雑で、その後のカスタマイズも毎回費用が発生するようなシステムもありますが、それを大きな費用をかけて構築することを考えているなら、一度「楽楽精算」を検討してみるのもいいのではないでしょうか。