「楽楽精算」を導入したことで業務効率化に成功した事例

手入力による経理業務の効率化が課題

「楽楽精算」のご導入前の課題や、ご導入を検討したきっかけを教えていただけますでしょうか

導入のきっかけとなった課題は、手入力による経理業務の負担の軽減と、膨大な紙伝票のペーパーレス化でした。弊社には申請の種類ごとに「支払依頼」「旅費」「振替」「立替経費」と4パターンの伝票があったのですが、中でも支払依頼、振替伝票に関しては、紙に手書きで提出されたものを、経理の方でシステムに手入力する運用を行っていました。また各部門から経理課に起案される支払証について、「これは正しい勘定科目か、これを決済してよいか」を判断してからの処理となるため、毎月700~800件の申請を若干名のスタッフで担当していましたが、月末月初には業務が集中し時間外勤務も発生していた状況です。手入力によるミスや、勘定項目の間違い、経理側では判断がつきづらい申請の中身、そして膨大な量の紙保存…。システム化によってこれらの課題を解決し、経費の支払いや承認を現場で行ってから経理へ回すという、責任分担を本来の正しい状態にすることも今回の目的のひとつでした。

マスタ化で申請ミスを防止、入力業務も大幅に削減

「楽楽精算」の導入によって、課題はどのように改善されましたか

やはり一番大きいのは手入力の手間が減ったことですね。同じものを入力するという二度手間をしていたところもあり、導入前は月初に限ってですが約20時間ほど、入力業務に時間がかかっていました。また、勘定科目のマスタ化によってどの内容がどの科目になるのかという結びつきが「楽楽精算」上で確認できるので、現場の方が迷うことがなくなり間違いや問い合わせも減りました。申請に関して規制をかけたい部分にはルールも設定できるので、こちらも同じく申請ミスが減り、本来のチェック業務に集中できる環境が生まれました。もちろん、課題のひとつだった残業時間も減りました。

機能連携・カスタマイズの豊富さと、直感的に使いやすい操作性

数ある経費精算ソフトの中で、「楽楽精算」をお選びいただけたポイントを教えていただけますでしょうか

実は「楽楽精算」の他に4つのシステムをあわせて検討していたのですが、決め手になったポイントは大きく3つありました。一つ目は「対応できる機能が一番多かった」ところです。前述の通り、支払依頼～振替まで4つのパターンすべてに対応できるシステムは「楽楽精算」だけでした。二つ目は、将来的な電子帳簿保存法対応を見据えたときにしっかりと対応できる「将来性」。三つ目は、費用対効果が比較5社の中で最も優れていたという「コストパフォーマンス」の部分です。また、直感的に操作ができる「操作性」に関しては利用していて個人的に特に良いと感じますし、他に検討したシステムにはその辺りが難しいと感じるものがありました。常に利便性を向上させる改修もされているようですし、サポートサイトを拝見しても非常に分かりやすかったです。

従来の紙ベースを基本にした、馴染みやすくカスタマイズ性の高いシステム！

最後に「楽楽精算」の導入を検討している他社の経理担当者へのメッセージをいただけますか？

「楽楽精算」は「支払依頼」「旅費」「振替」「立替経費」のすべてを行うことができる上に、会計システムとの連携方法もわかりやすく、操作性に優れています。直感的にカスタマイズを行えるので、申請者・経理部門の方双方の負担を減らし本来の業務に集中できるような環境も作りやすく、おすすめです。

従来の紙での帳票形式をベースにし、そのまま「楽楽精算」上で項目を再現できるため、従業員みんなに違和感なく利用してもらいたいと考えている企業様には良いシステムではないでしょうか。

また、導入前にこちらが困っていることを相談させて頂いた際には、他社から「対応が難しい」と言われていたことに対しても前向きにご検討いただき、丁寧な回答をいただきました。導入企業へ親身にサポートを行ってくださる姿勢にも、頼もしさと安心感を覚えることができました。