立替金の現金精算を廃止することで交通費・経費精算業務を効率化した事例

毎日発生する精算処理のために、他の経理業務が進まない

「楽楽精算」を導入されたきっかけを教えていただけますでしょうか？

以前は、専用のエクセルフォーマットに各自が必要事項を記入し、上長の承認後、申請・精算書が経理の手元に届くというフローになっていました。経理は一つ一つ項目を目視で確認し、仕訳、集計を行っていましたので、かなりの時間と労力を割いていました。また、当時は経費精算の締め日を特に設けていなかったため、経理ではなく、申請者の好きなタイミングで経費精算をしていました。例えば交通費精算の場合、週末に1週間分をまとめて精算する者もいれば、1カ月に1回しか精算しない者もいます。大阪と東京にも営業所ができ、営業所の社員は本社に来るときにしか精算できなかったため、精算のタイミングはバラバラです。経理はその都度、乗換案内で経路と金額をチェック、電卓をたたいて検算し、間違いがあれば申請者に訂正の依頼を直接しにいく…という作業が発生していました。精算処理をしている間は自分たちの本来の業務がストップしてしまいますので、社員数の増加とともに経費精算の方法についてはかなり課題を感じていました。 またその頃、会社全体でIPOの準備が徐々に始まっていました。経理・財務部としては、非効率でいつミスが起きてもおかしくない経費精算業務を効率化するためにシステムを導入し、決算早期化を実現しよう、となったのが最初のきっかけです。

毎日1～2時間かかっていた現金での立替精算の時間がほぼゼロに！

「楽楽精算」を導入して、改善されたことを教えていただけますでしょうか？

以前は締め日がなく、いつでも経費精算ができるので、交通費やその他経費の立替精算で、ほぼ毎日現金の受け渡しをしていました。ミスが起きてはいけませんから、あがってきた申請内容の確認と現金を手渡しするのに、かなりの神経と時間を使っていました。だいたいその作業に毎日1～2時間くらいはかけていたと思います。精算する時は他の仕事が出来なくなってしまいますので、「楽楽精算」を導入したことによって、その時間がなくなり、他の仕事に集中できるようになったのは非常に大きな効果だと感じています。今では交通費をはじめ、立替精算の費用は各社員の口座に直接振り込まれるため、現金を扱うことはほぼなくなり、経理の精神的な負担も減りました。 「楽楽精算」導入前と比べると、社員数の増加やIPOによって経理の業務量はとても増えました。しかし経理の人員は「楽楽精算」導入前とほぼ変わっていません。通常業務に加え、決算業務や監査対応などの新たな業務が生まれたにもかかわらず、そのままの人員数を維持出来ているのは、「楽楽精算」導入による業務効率化が要因の一つになっていると思います。

導入の決め手はクラウド、コスト、操作性

「楽楽精算」をお選びいただいた理由を教えていただけますでしょうか？

大きく3つあります。まず1つ目は、クラウド（ASP）サービスであるという点です。当社では本社と、東京、大阪の営業所の社員が「楽楽精算」を使っていますが、インターネット環境があればどこでも使えるので、今後拠点が増えたとしてもアカウント数を増やすだけで対応ができるため、そこは非常に魅力的でした。
2つ目は、コストです。「楽楽精算」導入時には他の類似サービスもいくつか比較検討しましたが、初期導入コストも、ランニングでかかるコストも「楽楽精算」が最も安かったのです。
3つ目は、操作がとても簡単であるという点です。導入時には、社内の運用ルールを大きく変えることになりましたが、「楽楽精算」はこれまでエクセルでやっていたことが、そのまま画面上でできる、という感覚です。これまで使用していたエクセルフォーマットと同様の項目を、同じように配置することが管理画面上でできるので、私たち経理側で行う初期設定もとても簡単でしたし、申請や承認をする立場である社員たちからは特に不満の声もなく、スムーズに導入できました。

経理の負担を減らしたいなら「楽楽精算」

最後に、「楽楽精算」を検討中の企業様にメッセージをお願いします。

「楽楽精算」を導入した効果を一番感じているのが、我々経理部門だと思います。導入前と比べると大幅に業務が効率化でき、今は自分たちが本来行うべき業務に費やす時間が十分取れています。以前の当社のように、経理部門に大きな負担がかかる経費精算フローで運用されている企業様や、さらに経理業務を効率化したいと考えている企業様にはぜひおすすめしたいサービスです。