「楽楽精算」の導入で経費精算の課題を解消、電子帳簿保存法の運用も開始できた事例

導入のきっかけは経費精算の効率化と紙伝票のトラブル回避

「楽楽精算」導入前の課題と導入のきっかけを教えてください。

「楽楽精算」を検討した背景には、いくつかの課題がありました。1つ目は小口現金管理を廃止し、業務を効率化させたいという思いがあったこと。2つ目は、経費精算の電子化、および会計システムへの仕訳自動転記などを取り入れて経理の作業工数を削減すること。3つ目は、人的ミスを防止すること。そして最後は、検収伝票や支払依頼伝票など紙伝票の扱いです。経費の発生場所と処理の場所が離れていることで、書類の授受がうまくいかず途中紛失するといった問題が生じていたのです。以上4つについて、経費精算の効率化と紙伝票のトラブル回避という観点から、「楽楽精算」の導入を検討いたしました。

「楽楽精算」導入で経費申請のトラブルが解消

「楽楽精算」を導入したことで、どのような点を改善できたのでしょうか？

まず課題としていた紙書類の紛失に関しては、トラブル発生時の対処が非常に楽になりました。「楽楽精算」を使えば、万が一伝票及び納品書等が紛失しても申請の履歴が残るので、経理側で申請の把握でき、すぐに提出の有無を確認出来るようになったためです。また納品書・請求書なども先方へ送る際にPDF化して添付するため、たとえ原本が見つからない場合もPDFを確認して対応が可能となりました。経費精算においても「楽楽精算」のシステム上で振込用データ（全銀データ）を作成できるため、経理の手打ちによるケアレスミス防止に大きな効果を発揮しています。

決め手は使い勝手の良さとわかりやすいシステム構築

「楽楽精算」を知ったきっかけと選んだ決め手を教えていただけますか？

東京ビックサイトで開催された「クラウドコンピューティングEXPO」というイベントに参加した際に、「楽楽精算」のデモの事前予約を通じて見学しました。他の経費精算ソフトを含め弊社に適合しそうな4社のシステムを検討しましたが、簡便さや国内累計導入社数1位の実績などを総合的に考慮した結果、最終的に「楽楽精算」を選びました。また経理担当者の使い勝手の良さはもちろん、申請する社員にとってわかりやすいシステムであったことも決め手となりました。

難航した社内調整、理事長の強い働きかけで導入へ

「楽楽精算」導入にあたっての社内調整は順調にいったのですか？

正直なところ、導入にあたっての社内調整には大変苦労しました。「楽楽精算」に限らず、今までのやり方を変えることに否定的な意見をもつスタッフがほとんどだったためです。「経理だけが楽になるのではないか」「経理の仕事を押し付けられるのでは」など心配を訴える声も多く、耳にしました。そんな中「楽楽精算」の導入することができたのは、当社の理事長の影響が大きかったように思います。理事長は過去に自身が経理業務を経験しており、小口現金管理の労力やリスクを熟知していたため、経費精算システムの導入に積極的でした。また当社ではアメーバ経営を導入しています。「『楽楽精算』を導入すれば、各部門の財務データが瞬時に反映可能となり、全社員にとって大きなメリットがある」ということも説得材料となりました。

大きな苦労を乗り越え、電子帳簿保存法の運用を開始

導入に大きな労力を要する電子帳簿保存法での運用ですが、導入に至ったきっかけや背景を教えてください。

弊社理事長の導入に積極的な姿勢が反映された結果だと思います。先述したとおり理事長は過去に経理業務の経験があり、電子帳簿保存法の導入にも大変積極的でした。理事長自らの推進により、社内の反対意見も次第に小さくなっていきました。

導入にあたりどういったことに苦労しましたか？

言葉の定義など法律の内容理解にも苦戦しましたし、法律改正のたびに内容を把握し直す労力も大変なものでした。例えば「ネット購入における領収書・受領日の日時について」や「納品日と支払日はどちらを優先して処理すべきか」などの疑問は、社内でも未だ曖昧な状態です。現場社員から質問されても経理が自信を持って説明出来ないことが多々あり、その点は今後の課題だと感じています。

電子帳簿保存法の運用を始めるにあたり、導入までの流れや準備したことを教えてください。

導入までの所要時間は半年ほどで、顧問税理士と相談を重ねながら準備を進めました。4月1日の完全移行に向け、まずは同年の1月に総務部での導入テストを実施。この間に問題点や不備の改善、マニュアルの見直しなどを行いました。2月から全部署の移行期間をスタートさせ、徐々に旧式の方法からタイムスタンプを利用した新しい申請方法へ切り替えを促進。そして3月には全部署が完全移行というように、段階を追って導入を進めました。

社内には、運用開始の数ヶ月前より経営会議などで導入のアナウンスをしました。先述の通り、総務の導入テスト中にマニュアルの作成を進め、修正後にマニュアルを全スタッフにメールで配信しました。
当初は使用に関する問い合わせが殺到し、その対応に苦労しました。現在では簡単な質問以外は、部署の承認者を通じて質問をしてもらうようにしています。
実際の運用に関しては「楽楽精算」の導入から電子帳簿保存法の導入までに約1年6ヶ月の期間があったため、経費申請の電子化が社内に定着していたこともあり、ある程度スムーズに移行できたかと思います。また「楽楽精算」導入前から経費精算は1週間以内に行うことを社内ルールとして設けていたので、タイムスタンプの付与のため3日以内にタイムスタンプを取得するというルール変更も、比較的早く社員に受け入れられました。

サポートも万全！万人が直感的に操作できる点が「楽楽精算」の魅力

営業担当者の対応や導入後のサポートはいかがでしたか？

「楽楽精算」導入にあたっての勉強会は多くの疑問が解消され、大変役に立ちました。また、経費申請のひな形や資料も提供してもらい、サポートの対応は非常にありがたかったです。

最後に「楽楽精算」の導入を検討している他社の経理担当者へ、メッセージをいただけますか？

経費精算システムを導入することで、日付など承認の経緯が明確になることは非常に大きなメリットだと思います。実際に監査法人から申請に関して指摘を受けることもなくなり、社内でも大変好評です。また他の申請システムを使ったことがないのであくまで推測ですが、「楽楽精算」は誰でも直感的に操作できるわかりやすいシステムなのではないかと感じています。電子機器の操作に不慣れな方、自信のない方にも扱いやすいサービスが「楽楽精算」だと思います。