経費精算のキャッシュレス・ペーパーレス化に成功した事例

小口現金に起因する手間

「楽楽精算」導入前の課題ときっかけを教えてください。

「楽楽精算」導入前は、社員が物品購入時に現金で立替購入し、その都度、総務部に経費精算を申請していました。経費精算ではExcelで作成した紙ベースの立替精算申請書、振替伝票を印刷し回付・承認のうえ基幹システム（会計）へ入力していたため、「領収書の内容の転記作業負担やミスが発生する」「承認状況のリアルタイム把握が出来ない」「Excel、基幹システムへの二重入力・照合をしなければならない」といった多くの課題や事務負担が発生していました。

また、現金での立替精算であることから、「現金管理をしなければならない」「授受する都度、現金事故防止のため金額確認が必要である」「精算現金払出し（出金）や小銭両替のため銀行窓口での手続きが必要である」など、多大な事務負担が発生していました。

「紙ベースでの申請手続き」や「現金立替精算による現金管理」といった課題解決のため、「楽楽精算」導入によるペーパーレス化、キャッシュレス化を検討しました。加えて「楽楽精算」と基幹システム（会計）や銀行送金システムとをシステム連動させることにより、更なる事務効率化を一挙に実現することを目指しました。

クレジットカード連携機能でキャッシュレスと業務効率化を実現

「楽楽精算」ではどのように課題を解決されましたか？

「キャッシュレス」の実現

「楽楽精算」導入によって各部門・各拠点の小口現金を一掃し、何よりも弊社の念願だった「キャッシュレス」を実現できました。実は検討する中でコーポレートカードと「楽楽精算」で決済内容の連携ができる「クレジットカード連携機能」があると知ったのですが、立替精算の廃止にあたってはこの機能が大きく寄与しました。

この機能ではクレジットカードの利用明細を自動で「楽楽精算」へ取り込めるため、キャッシュレスに加えて手入力の手間とミスの削減もできました。利用先によってはクレジットカードが利用できず現金で購入せざるを得ない場合もありますが、この場合も社員の預金口座への振込精算にすることでキャッシュレス化ができています。その他、物品仕入など、請求書払いの購入時であっても「楽楽精算」で処理をして、生成したＦＢデータを元に振込指定口座へ銀行振込するため、あらゆる場面でキャッシュレスが実現できました。

「ペーパーレス化」の実現

キャッシュレス以外では、「ペーパーレス化」により経費精算業務を幅広く効率化できました。Excel入力とは異なり、「楽楽精算」の場合は自動仕訳機能があるため、システム入力工程の省略とともに勘定科目相違を防止できるようになりました。承認状況も「楽楽精算」の電子上で閲覧できるため「データの見える化」も実現できました。最終的に仕訳データを生成し、基幹システムに取り込むこともできるようになったため、これまで課題だった手入力の手間やミスの不安も解消されました。

今後の新たな挑戦や現在取り組まれている業務効率化などあれば教えてください。

次のテーマは「領収書のペーパーレス化による運用面の効率化」です。
今回の導入によってキャッシュレス化と伝票のペーパーレス化は「楽楽精算」で実現できましたが、領収書のペーパーレス化はまだ課題が残っています。例えば、弊社の場合だと毎月のように大量の駐車場の領収書が発生するのですが、これらの領収書は紙のまま運用しているため、チェックや管理の手間が発生しています。「楽楽精算」には電子帳簿保存法オプションがあるため、それらの領収書を一掃すべく今後のテーマとして掲げています。

その他「楽楽精算」とは別製品となりますが、請求書のペーパレス化やインボイス制度への対応を見据えて姉妹製品の「楽楽明細」も追加予定のため今後の更なる業務効率化に期待です。（2023年6月時点の取材を元に掲載）